超實用 Email 工作密技：收信人地址最後填、主旨寫得好才讓人想點開

沒有人會想收到跟自己不相關的電子郵件。忽略電子郵件並不容易，大家都會從手機收到通知、電腦螢幕會有彈出式視窗。Pachter 說，除非你真的認為所有人都需要收到這封信，不然不要再按「回覆所有人」。

不要用隨便、口語的詞語，例如「嘿你這傢伙」或「嗨，小夥伴」。

不應該用輕鬆的寫作風格寫 Email，以英文來說，「Hey」跟「Yo」都非常不正式，不應該在職場上使用。可以使用「Hi」或「Hello」。

Pachter 也建議，不要隨便簡稱人家的名字。「Michael 就是 Michael，不是 Mike ，除非你確定他想被這樣稱呼。」

沒有臉部表情或說話語調，你的幽默很可能被誤解。在專業的角度上來說，最好不要在電子郵件裡摻雜玩笑，除非你跟收件人很熟。而且你認為好笑的，別人不一定覺得好笑。

文化差異很有可能導致溝通誤解，尤其是寫作的形式，因為我們看不到對方的肢體語言。你要根據對方的文化背景、或你與他的熟悉程度來調整信件內容。

Pachter 說雖然回覆所有信件很難，但你應該試著這麼做。就算信件是寄錯了也一樣，尤其是寄件人急著想要收到回信的時候。回覆雖然不是必要的，但是一項很好的禮儀，尤其是寄件者是同事或同行的時候。

收件者不會自動忽略你的錯誤，「而且有些人還會因此評價你」，Pachter 說。

Pachter 說，輸入收件者欄位時要特別小心，「一不小心就會選錯人，弄得你跟收錯信的人都很尷尬。」

紫色的卡通斜體字有它發揮的舞台，但在工作書信往來上，還是使用最經典的字體、顏色與尺寸。

信件內容應該要很好讀，這是不變的鐵則。

「基本上，10 號字或 12 號字是最好讀的大小、Arial、Calibri、Times New Roman 是最好讀的字體，顏色則是黑色不會錯，」Pachter 說。

如同玩笑會失真，語調也有可能被誤解，因為你無法透過聲調跟表情來傳達，結果造成了你沒想到的後果。你想要開門見山，對方卻覺得是怒氣沖沖。

為了避免這些誤會，Pachter 建議你可以在寄出信件前先大聲唸出來，如果聽起來很刺耳，那收件者可能也有同感。

最好避免使用不禮貌的負面詞語，如「失敗」、「錯誤」、「無視」等，並隨時記得要說「請」跟「謝謝」。

• 寫出的每個字都要小心

所有的電子訊息都必然留下可追蹤的軌跡，絕對不要忘記。

「預設別人都會看到你的信件是基本原則，」Pachter 說，「所以不要寫你不想被知道的事。」講白了，就是不要寫那些對你或其他人有害的內容，畢竟預防勝於治療，電子郵件如此方便，實在太危險了。