你每天花多少時間在電子郵件的作業上呢？雖說每天多少會不太一樣，但累積的時間還是相當可觀對吧？在這裡我將介紹 3 個非常簡單的方法，用它就能縮短這個時間，使作業效率提升。
1、大量的郵件當中讀最新的
收件匣裡的未讀信件積了一堆的時候，則先從最新送到的信件開始讀。如果從最新順序讀取信件，並且有「取代」、「訂正」、「變更」等等的情況，就能先獲取這些情報。這樣的話，比它還先送到的取代、訂正以及變更前的舊信件就可以不用讀取了。另外，有CC（副本收件人）的信件當中，裡面回信的內容都會放在一起，可以總覽做考察，因此能夠非常有效率的進行作業。
2、將 「信件文+署名」 保存在署名欄
撰寫用電子郵件傳送的文章時，你會不會覺得「老是一直在寫一樣的東西」呢？這個時候我推薦：
①做一份將這個文章定型化的草稿
②在 ①的文章下面加上署名
③ 將②保存在信件的署名欄裡
像這樣，自己每天經常使用，加了署名的信件文在署名欄裡有哪些情況，事先將保存起來的話，不只可以縮短時間，也能更增加業務的效率。這個方法是某天我偶然在職場使用過的電腦中，發現以前的使用者曾經做過這樣的草稿，因而覺得這真是值得讓人佩服的想法。
3、夾帶檔案後再寫本文
在電子郵件作業中可以舉出無論是誰都曾經犯過一次的失敗，應該就是忘了夾帶附檔這件事吧。忘了夾帶附檔，事後在道歉的郵件內夾帶附檔傳送過去的話，就會覺得不會發生什麼特別大的問題。但是，彼此的作業就無法 1 次就完成了。
做為對策，我最推薦的是，將作業的順序，
①附加檔案到郵件
②撰寫本文
貫徹下去這件事。
雖然是沒有什麼特別的簡單方法，但養成習慣的話就會有莫大的幫助！請大家一定要試試看。
延伸閱讀：
工作日誌跟會議紀錄是成功的關鍵：自我檢視工作狀態及被忽略的重點
拚死拚活不一定會成功，學會聰明工作！戒掉 7 件事，馬上增加生產力
（本文由博誌授權刊載，全文摘錄自《
