提升工作效率!用這 3 個方法寫電子郵件,速度超快又不出錯

你每天花多少時間在電子郵件的作業上呢?雖說每天多少會不太一樣,但累積的時間還是相當可觀對吧?在這裡我將介紹  3  個非常簡單的方法,用它就能縮短這個時間,使作業效率提升。

1、大量的郵件當中讀最新的

收件匣裡的未讀信件積了一堆的時候,則先從最新送到的信件開始讀。如果從最新順序讀取信件,並且有「取代」、「訂正」、「變更」等等的情況,就能先獲取這些情報。這樣的話,比它還先送到的取代、訂正以及變更前的舊信件就可以不用讀取了。另外,有 CC(副本收件人)的信件當中,裡面回信的內容都會放在一起,可以總覽做考察,因此能夠非常有效率的進行作業。

2、將 「信件文+署名」 保存在署名欄

撰寫用電子郵件傳送的文章時,你會不會覺得「老是一直在寫一樣的東西」呢?這個時候我推薦:

①做一份將這個文章定型化的草稿

②在 ①的文章下面加上署名

③ 將②保存在信件的署名欄裡

像這樣,自己每天經常使用,加了署名的信件文在署名欄裡有哪些情況,事先將保存起來的話,不只可以縮短時間,也能更增加業務的效率。這個方法是某天我偶然在職場使用過的電腦中,發現以前的使用者曾經做過這樣的草稿,因而覺得這真是值得讓人佩服的想法。

3、夾帶檔案後再寫本文

在電子郵件作業中可以舉出無論是誰都曾經犯過一次的失敗,應該就是忘了夾帶附檔這件事吧。忘了夾帶附檔,事後在道歉的郵件內夾帶附檔傳送過去的話,就會覺得不會發生什麼特別大的問題。但是,彼此的作業就無法 1 次就完成了。

做為對策,我最推薦的是,將作業的順序,

①附加檔案到郵件

②撰寫本文

貫徹下去這件事。

雖然是沒有什麼特別的簡單方法,但養成習慣的話就會有莫大的幫助!請大家一定要試試看。

 

延伸閱讀:

工作日誌跟會議紀錄是成功的關鍵:自我檢視工作狀態及被忽略的重點

拚死拚活不一定會成功,學會聰明工作!戒掉 7 件事,馬上增加生產力

【圖解】工作不再出錯很簡單,只有這十二道工作程序!

 

(本文由博誌授權刊載,全文摘錄自《讓老闆刮目相看》。首圖來源:archie4ozCC Licensed,禁止轉載


點關鍵字看更多相關文章: