工作日誌跟會議紀錄是成功的關鍵:自我檢視工作狀態及被忽略的重點

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利用筆記就能夠消除會議中的雜音

這裡所謂的「筆記」,指的就是會議記錄這種非常簡單的內容。

其實,寫會議記錄需要具備某種能力。

那就是刪除不必要的內容之能力。

會議中除了重要的意見之外,也夾雜著情緒性發言、廢話或是不必要的補充等各種內容。會議記錄不會留下與會議主題無關的內容。因此,寫會議記錄的人,必須能夠分辨必要與非必要的意見,並捨棄無用的內容。

消除雜音,只留下必要的內容,這麼一來就能夠看出會議的本質。

換句話說,如果寫會議記錄就會看出本質,那麼這樣的作業就非常適合用來鍛鍊觀察技巧。

只是,不是每家公司都會要求做會議記錄,而且自己也不見得會被指定做會議記錄。更何況明明公司沒有要求,自己還要寫會議記錄,萬一有一次沒寫,還可能會被視為偷懶呢。

因此,無須做正式的會議記錄,只要 以寫筆記方式試著寫出會議內容 即可。若是簡單做得到的範圍內,就應該能夠持續下去。

 

寫工作日誌也有效

提到在公司裡寫的文件,還有一種是工作日誌。新進員工特別容易被要求寫工作日誌。

公司讓員工寫工作日誌的目的,是讓員工報告該日的工作內容,如此主管就能夠掌握下屬的工作狀態與進度。

不過,除此之外,工作日誌的最大目的,是能夠幫助每位員工回顧今天一天是否確實做好工作,具有自我啟發的作用。

「仔細思考之後,發現自己一天下來也沒做什麼事。」像這樣反省自己的工作,隔天員工自己就會有意識地督促自己努力工作,讓寫在工作日誌上的內容更加豐富。

工作日誌與會議記錄一樣,都具有訓練觀察技巧的效果。

 

執事利用會議記錄達成雙方的共識

我們公司與客戶見面洽談時,一定會做會議記錄。這不是小題大作,只是總結洽談內容,把當天討論的結論寄給客戶確認,「這樣的內容是否正確無誤?」。

執事製作會議記錄的理由之一是,這樣客戶就能夠清楚知道對執事的要求內容。透過會議記錄,就能夠有邏輯地整理客戶帶著情緒述說的內容。

寄送會議記錄的理由之二是,為了讓我們與客戶的理解達到一致。就算是同一句話,有時候雙方的理解也會有所不同。為了避免日後產生糾紛,所以透過文件讓雙方達成共識。

 

成功人士有寫日記的習慣

工作上經常需要寫會議記錄之類的文字報告,不過,個人生活中應該不太有人會做到這樣的地步吧?

其實,許多名人就算是私人生活也會確實做記錄。「談論了那麼多,結論到底是什麼啊?」為了避免產生混淆,名人會把自己的想法記錄下來。

也有人在買房子或買車時會先做筆記,日後再整理成會議記錄的形式。

就像這樣,平常習慣做筆記,會自然地訓練自己看清事物本質的能力。特別是白手起家的名人,多半可以看到這類的行事風格。而且,實際上他們也非常擅長看清楚事物的本質。

善於看清事物本質的名人,會像寫筆記那樣稍微記錄一下,就算是記錄在私人的部落格也可以。

還有,我的客戶中有許多人都有寫日記的習慣。他們不是寫長篇大論,只是簡單寫下標題並做出結論。透過書寫反省自己,重新檢視事物的本質。令人意外的是,這樣的習慣竟也是成功的祕訣呢。

 

盡量簡短歸納

一字不漏地記錄會議中的所有發言,將難以看出會議討論的重點。因此,若想要鍛鍊看清事物本質的分析力,訣竅就是要盡量簡短歸納內容。

舉例來說,事先決定無論討論時間多長,最後的歸納內容要控制在一張 A4 紙的範圍內。

如果事先決定好書寫內容的份量,自然就會有意識地去除不必要的雜音,也就能夠寫出只留下重要部分的筆記內容。

另外,不只是會議,其他的情況也能夠鍛鍊分析力。

總之,會議記錄是透過書寫過程,從參雜著本質與雜音的發言內容中,抽取出會議的精髓。可以利用會議記錄練習,也可以利用與客戶洽談的內容練習。

還有,如本書五十一頁介紹的名人那樣,記錄與店家交易買了什麼產品時,自己的想法或是寫日記等,都足以用來訓練觀察力。

 

透過書寫習慣培養看出本質的眼光。

就算是需要•不需要的意見夾雜的會議或討論,利用記錄內容的方式,就能夠看出容易被忽略的重點。甚至,如果培養書寫習慣的話,也能夠逐漸鍛鍊看清本質的觀察力。

 

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執事封面3d(本文由商周出版授權刊載,全文摘錄自《日本頂尖執事教你察言觀色的 28 堂課》,首圖來源:Maryland GovPics,CC Licensed,禁止轉載)

 

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