【進辦公室前必讀】別拼死拼活!用數據告訴你戒掉 7 件事學會聰明工作


(全文以原文作者 CamMi Pham 為第一人稱編譯)

當我 17 歲時,我習慣一天花大約 20 個小時在工作和學習上。我去上學,在休息時間完成作業,在晚上的時候管理一個非營利組織。當時,努力讓我獲得無數個參加全國性競賽的機會,也讓我有機會和最受歡迎的組織合作,最後獲得一個成功的職場生活。

不過當我漸漸地變老,我開始用不同的方式思考, 像我這樣拼命的工作並不是成功的唯一方法 ,有時候做得少一點,能產生更好的效果。

想想那些每天忙得不可開交的小型企業家,拼命工作並不能幫他們擊敗數百萬計的競爭者。時間是有限的資源,一個企業家可以每天工作 24 小時,每週工作 7 天。不過,他的對手能夠花更多錢,建立一個更大的團隊,投入更多人力和時間在同一個項目,所以光是比投入時間的多寡是毫無勝算的。那究竟有什麼事是小創業公司辦得到,而大公司卻辦不到的呢?被 Facebook 收購的 Instagram 只是一個 13 人的小公司,卻能創造數十億美元的商機;Snapchat 也是一家年輕的新創團隊僅有 30 人,卻能拒絕 Facebook 和 Google 的收購。它們的成功有一部分是好運,另一個重要的部分則是因為效率。

成功的關鍵並非「努力的工作」,而是「聰明的工作」。

「忙碌」和你是否「生產力高」完全是兩回事! 忙碌並不代表你一直都有產出,「有生產力」與其說是管理時間的智慧,不如說是管理「精力」的智慧,我們需要學習如何花最少的力氣去獲得最大的利益。我很幸運和一個了不起的團隊 Filemobile 一起工作,在這裡的每個人都會挑戰我、幫助我整理出做事情的優先順序,讓我工作更有效率。我學會了如何將我每週工時從 80 小時調整到 40 小時,並且在這過程中完成更多的工作。

以下我將告訴你七個你該停止的事情,來提升你的生產力。

1. 停止超時工作,提升自己的生產力

你是不是曾經疑惑過每週「40 工時」這個說法從哪來呢?1926 年,美國實業家和福特汽車創辦人 Henry Ford 進行一個有趣實驗的結果:當你將每日工時從 10 小時縮減為 8 小時,每週工作天數同 6 天減少為 5 天,工作效率竟然提升了。

Source: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

你的工作越多,效率和生產力就越差 ,The Business Roundtable 在 1980 年提出一份關於「建設計畫中的加班效應」報告。

一個每週工時超過 60 小時且持續兩個月以上的團隊,降低生產率的累積效應將會使團隊延遲交貨,相較於同樣規模,但每週工時只有 40 小時的團隊,後者較能如期交貨。

Source: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

在 AlterNet 的一篇文章中,編輯 Sara Robinson 引用一份美國軍方的研究,研究中指出「每天少睡一小時持續一週,將會導致相當於血液中酒精含量 0.1 的認知退化」所有人都知道喝醉酒上班肯定會被 fire,那你怎麼能認為通宵工作是可被接受的呢?

無論在熬夜後的隔天能夠保持多清醒,你的心情是不可能保持特別樂觀和正面的,你會變得比平時更加負面且容易情緒低落,這是過度疲勞的正常結果。其實更重要的是,不僅是心情會受影響,這種思維方式也會影響你的積極度、願意思考的程度、控制衝動的能力、同理心及你的 EQ。

Source: The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest

重要的是我們不要過度勞累自己, 我們需要有充足的睡眠才能維持高水準的生產力 。你想知道自己的生產力為什麼這麼低嗎?原因可能很簡單,因為你就是 70% 缺乏睡眠的其中一人。

  • 你知道嗎?

達文西在早上小睡很多次,然後在晚上睡很少。

拿破崙毫不避諱地在白天小睡,他每天都如此。

雖然愛迪生對於自己午睡的習慣不是很喜歡,但他還是照常午睡。

富蘭克林羅斯福的妻子總是在演講前小睡,來提升自己的體力。

「歌唱牛仔」金奧崔習慣於表演之間,在更衣室小睡。

甘迺迪總統總是在床上吃午餐,然後倒頭大睡,每天皆是!

石油業者兼慈善家約翰・D・洛克菲勒每天下午都會在辦公室午睡。

英國首相邱吉爾的午覺是沒得商量的!他認為這是讓他一天能有兩倍效率的關鍵。

詹森總統一定要在每天下午 3:30 睡午覺。

雖然這有些爭議性,不過雷根總統被認為愛打瞌睡也是同樣的道理。

以個人經驗來說,當我開始一天至少睡 7 – 8 小時後,我發現一項改變:我比從前一天工作 16 小時的時候還有生產力、能完成更多工作。所以你知道睡眠對營銷人員來說是多重要的工具了嗎?

2. 不要太常說「沒問題」

根據帕累托法則(Pareto Principle)又稱 80/20 法則(The 80/20 Rule),一般情形下,產出或報酬是由少數的原因、投入和努力所產生的。原因與結果、投入與產出、努力與報酬之間的關係往往是不平衡的。20% 的努力可以產出 80% 結果,但是 20% 的結果卻得耗費 80% 的努力。

與其盲目的努力工作,我們更應該關注那 80% 的效果如何達成,並放棄把力氣花在其他多餘的工作上。我們將有更多時間專注於最重要的任務,我們要停止說「沒問題」,那會讓你接下太多耗費大量努力卻只得到少量結果的任務。

成功之人和「非常」成功之人的不同之處在於,「非常」成功之人懂得聰明得說「不」。

——股神巴菲特

不過這就引出一個問題:到底什麼時候該說「沒問題」?什麼時候該說「不」?

如果你不知道該怎麼判斷那件事值不值得你花時間去做,試試下面這個簡單的分割測試,如果可以的話追蹤你所做的一切,並嘗試優化它。

我們大多是說「沒問題」的那個人,因為比說「不」還容易得多,沒人想當壞人。

在 2012 年時,消費者研究期刊做了一項有趣的研究,他們將 120 個學生分成兩組,一組被訓練使用「我不能」;一組被訓練使用「我不做」,結果非常有趣:

那些被訓練告訴自己「我不能吃 X」的學生,選擇吃巧克力棒的比例為 61% 。同時,那些被訓練告訴自己「我不吃 X」的學生,選擇吃巧克力棒的比例僅有 36%。

這種 簡單的術語 改變能夠顯著的改進每個人選擇更健康的食品。下次你要避免說「沒問題」的時候,改說「我不__」!

另一個技巧是「20 秒法則」,幫助你避免投入在沒有價值的工作中,為什麼當個有效率的人會如此困難?因為許多事情都會不斷打斷你。小小的障礙(20 秒的距離)就可以打敗你的意志力。因此你可能會需要清除這 20 秒的障礙,例如每天晚上想好隔天一整天要做什麼、把慢跑鞋、衣服都擺好,隔天一醒來就可以出門慢跑。把那些容易干擾你,打敗你意志力的障礙先清除掉。

3. 不要什麼事都自己做,讓別人幫你吧

在我職業生涯的某段期間,我管理一個很大的社群,我試著一個人解決所有的大小事,搞得精疲力竭,以致於這個社群最終開始自我管理。驚訝的是,社群成員所做的比我還要好,那時起我領會了社群的力量,以及為何一個品牌需要用戶生成的內容。

消費者比行銷人員更懂得自己想要什麼 ,你知道嗎?根據 Octoly 的統計,在 Youtube 上用戶自產影片的點擊率是品牌影片點擊率的十倍以上!在尋找特定品牌時,超過一半的美國人(51%)相信其他用戶生成的內容,多於該品牌網站(16%)或媒體報導(14%)的內容,這對行銷人員而言非常重要,需要開始尋求品牌社群的協助。

Source: Earned Media Rankings on YouTube — Octoly

作為一個最好的內容行銷人員,不是要自己創造為好的內容,而是建立一個龐大的社群,他們會為你產生高品質的內容。

這件事情是非常重要的,當我們需要的時候不要羞於向他人尋求協助,我們不是所有事情都能自己完成,如果讓擅長不同領域的人來接管你手中繁雜的瑣事,你能騰出更多時間完成更重要的任務。與其讓自己花許多時間琢磨一件你不熟悉的事情,不如找個專家幫助你吧!

許多時候,也許朋友們無法幫你完成任務,但是有他們在你身邊協助也能讓你的生產力更高。

只要有朋友在旁邊盯著你,你的生產力就能提高。「有種注意力不足過動症(ADHD)的醫療方式稱作 “body double”,注意力不集中的人們, 能在有人陪伴之下,完成更多的事 ,即便那個人沒有訓練他或者協助他」麻薩諸塞州臨床心理博士 David Nowel 說「如果你面臨一個沈悶或困難的任務,像是清理衣櫃、或是整理報表等等,有朋友在你身邊,就像擁有兩個身體(body double)一樣生產力提高。」

Source: Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are

4. 放下你的完美主義

「我們發現完美主義往往讓教授的研究生產力下降。越是追求完美的教授,生產力越低」戴爾豪斯大學心理學教授 Simon Sherry 在研究「完美主義與生產力」時得出的結果。她發現兩者呈反向的關係。

下面是關於 完美主義者的問題:

——他們常花比預期還多的時間完成一項任務。

——他們拖延,等待一個完美的時刻。如果在商業中遇上一個最佳時機,是會來不及反應的。

——他們缺乏通盤考量,而不斷在乎小細節。

營銷人員總是在等一個最好的時刻,但往往落得錯失良機的下場。

最完美的時刻就是——現在。

5. 停止做重複的任務,並開始自動化它

根據一份 Tethys Solutions 做的 研究 ,讓一個五人團隊,分別花 3%、20%、25%、30%、70% 做重複性的工作,兩個月後他們分別讓做這件事的時間減少至 3%、10%、15%、15%。

Source: Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness -Tethys Solutions

一週以前,我花了 15 分鐘寫一個基本的 Python(程式語言),當時的想法是想從 Twitter API 數據中找到可用的內容,並使用 Hootsuite 批量調度它,雖然它曾經花了我一整天的時間處理,現在我不到五分鐘就能完成。現在我在做一些重複性的工作時(五次以上),我會問自己 是否能從中找到一個有效率的程序呢?

你不一定要會寫 code 才能自動化你的重複性工作,雖然寫 code 是一個很棒的技能,但它不是必須。如果你不能自己建立它,那就買它。

人們常常忘記時間就是金錢,大多人都會自己手動操作一些工作,因為它很簡單、不需要任何研究。如果今天只是要管理 Instagram 上 30 張用戶生成照片的活動那很容易,但若是要管理來自不同平台的三萬張照片和視頻,你就需要一個優良的管理系統。如果你仍舊無法找到解決的辦法,那就聘請一位專家來協助你吧,請記住,花錢、賺錢都是必要的,你所獲得的那些多餘的時間,才是你最大的資產。

給營銷人員:時常確認 GitHub Google app script library,你會常常看見許多免費、可使用的開源程式碼,不需要太高深的程式背景都能理解。

6. 停止猜測,並用數據來支撐你的決定

如果你可以優化網站的搜尋引擎,那你應該也能優化自己的生活,以發揮最大的潛力。

有這麼多的研究資料可以提供一系列領域的答案,例如,你知道大多人在中午到下午 4 點最容易分心嗎?這種隨機的統計資料出自於賓夕凡尼亞州立大學心理學副教授 Robert Matchock,既使你不能找到自己需要的數據,使用這些測試結果也不會花太多時間。

舉例來說,在上週我們做了一些測試,以找出 Twitter 最好的瀏覽圖像,你需要 不斷的問自己該如何衡量和優化自己正在做的一切。

7. 停止工作,你需要放空的時間

大多人都沒有意識到,當我們專注於一項事情時,就像把自己鎖在盒子裡一樣。離開工作、有獨處的時間是非常重要的, 獨處的時間有利於大腦和精神的恢復 。這個論點來自於波士頓環球報的一篇 文章

一個哈佛大學正在進行的研究表明,當你一個人在做一件感到孤獨的事情時,他們能形成更持久、準確的記憶。另外,則是能對他人產生較多的同理心。雖然沒有人表示過度的遠離人群是不健康的,但適當的獨處已經證明能幫助青少年改善情緒、在學校中獲得較佳的成績。

這是個值得我們反思的問題,我們常常在不經意間想到解決的方案。我們不會因為熬夜工作而變得有效率,就像生活中的一切, 如果你只是照著原本的方式而期待自己會有什麼改變,那是不可能的! 我們需要瞭解自己的身體,找到方法來優化它,得到一個更加幸福、成功的人生。

(資料來源:Medium;圖片來源:thomasheylen,CC Licensed;禁止轉載)


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