說到生產效率這件事,我們都面臨相同的挑戰:一天只有 24 小時。

然而有些人似乎擁有兩倍的時間,他們總是能神奇地把事情在時間內做完。即便是手頭上同時有很多事要處理,他們也必定能達成目標。

時間是每個人真正擁有的資產,也是唯一經不起損失的東西。

                         ── Thomas Edison

我們都希望在生活中可以搞定更多事情。但是除了找出方法,在寶貴的時間裡完成更多的事之外,也沒有其他更好的辦法了。

當你度過了很有效率的一天,在離開辦公室的時候會感到美妙無比。它是一種難以抗拒的職場上的快感。

只要用對了方法,每天都是有效率的一天!

你不需要加班,也不必不停地催促自己──你只需要更聰明地工作。

高效能的上班族深知這個道理。他們是如何度過每個工作日呢?藉由一些提高生產力的訣竅,使他們做起事來遠比他人有效率得多。他們充分運用每小時的分分秒秒而不必再花額外的心力與時間。

這些高效率的工作撇步其實很簡單,你今天就可以開始運用!

請閱讀以下這些方法,嘗試去做做看,也許你的生產力將會大幅提升!

1. 重複的事不做第二次

有效率的人不會讓事情停滯不前,因為再重頭去做第二次反而會大大地浪費時間。例如,不要拖延當下該寫的電子郵件或該打的電話。一旦你注意到某件事,就應該立即處理或是把它交派給別人。

2. 下班前已準備好明天

有效率的人會在下班前為明天做好準備。這個做法能達成兩件事:它可以幫你確認今天做過的事,也確保你明天將會很有效率。這個舉動只需花幾分鐘,它是結束你每日工作的好方法。

每分鐘保持井然有序,你就賺到一小時。

                       ── Benjamin Franklin

3. 先處理最棘手的事

「難事先做」是對付拖延最好的辦法,而高效率者通常一早就開始處理最棘手的事。也就是說,他們把最不喜歡也最畏懼的工作排在第一順位。把它解決掉後,他們就大可以去處理令人振奮或感興趣的事情。

4. 他們對抗緊急的催促

緊急的催促通常是來自上級的指示,指的是現在必須做的小事卻會妨礙到真正重要的事。這可能會造成很大的問題,因為這樣的小題大作通常沒什麼意義。

假如你屈服於這所謂緊急的催促,你會發現好幾天或甚至好幾週你仍然沒接觸到最重要的事情。有效率的人擅於察覺何時小題大作會阻礙他們的工作表現,他們樂於忽略或把會妨礙真正進展的事情委派出去。

時間是我們最想要的、卻也運用得最糟的東西。

                         ── William Penn

5. 會議要緊盯著行程表走

會議的進行往往很花時間,高效能工作者知道如果放任會議鬆散的進行,整個過程會無限延後,變得十分冗長。所以在一開始就告訴大家要照表操課,如此一來就可激勵大家在時限之內更專注更有效率地開會。

壞消息是時間飛逝,好消息是你可以駕馭它。

                       ── Michael Altshuler

6. 懂得拒絕

「不!」是一個威力強大的字,高效率者不怕把它說出來。當該拒絕的時候,他們避免使用像是「我認為我沒辦法」或是「我不確定」的說詞。當忙不過來時就不要給別人新的承諾,這樣才有機會把已答應的事情一一履行。

根據加州大學舊金山分校所進行的一項研究指出:越不懂得拒絕的人,越容易面臨壓力、搞得自己筋疲力竭或很沮喪。學著說「不」,將可以使你心情開朗,同時也提高你的工作生產力。

7. 在指定的時間收發郵件

有效率的人不會讓電子郵件經常打斷他們工作。除了在預定的時間內收發電子郵件,他們還依照寄件者的重要性來排定閱信的優先順序。像是針對最重要的供貨商及最佳顧客,設置來信的警示,其餘的郵件則保留到有空的時候才看。有些人甚至還會設定自動回覆系統,讓寄件者知道收件者何時會仔細閱讀他們的郵件。

8. 不要同時進行多項任務

高效率的工作者非常清楚同時進行好幾項任務其實是在扼殺生產力。史丹佛大學的一項研究證實了同時做很多事情比起一次只專注在一件事情上來得沒效率。研究人員還發現:經常被不同種電子訊息轟炸的人比起一次只做一件事的人更難以集中注意力、回想之前的訊息,也不容易在不同任務之間流暢地轉換。

但是,如果真的有人可以同時做好幾件事情,那麼他們的工作表現到底如何呢?史丹佛大學的研究人員依據受試者他們涉入多重任務的程度以及他們認為這樣做有助於工作的信念,來比較這些人士的實際表現。他們發現重度多工進行者,也就是那些同時一心多用而且認為這樣做可以提高他們生產效率的人,其實效率不如一次只處理一件事的人。經常同時做很多事情的人表現並不理想,因為他們在整理思緒及過濾不相關的訊息顯得不夠靈活,而且在不同的任務之間切換也比來得緩慢。

多頭馬車進行的結果只會降低你的效率和表現,因為你的大腦一次只能專注在一件事情上。當你試著同時做兩件事時,大腦將缺乏容量來幫助你辦妥兩項任務。

9. 他們會採取隱身術

有必要的時候你盡管鬧失蹤吧!給所信任的人你的電話,以防有緊急的事情要聯絡,讓他或她當你的過濾器。每件事都要先經過他 ,沒有他的認可,任何事都先擱著。這個策略保證你必能完成當務之急!

有人在一年當中只得到一星期的價值,而有人卻從一星期裡獲得了一整年的價值。

                          ── Charles Richards

10. 他們懂得委託工作

高效率的人坦然接受他們不是組織裡唯一聰明、有才華的人,所以他們信任別人也能從事他們的工作,如此一來,他們才能專心在自己的要務上。

11. 利用高科技來輔助工作

科技產品因會使人分心而飽受批評,但其實它也能幫助你專心。高效率的人會使用科技產品來幫助他們工作。除了在電子郵件帳號裡設定過濾系統,當訊息進入信箱時依據優先順序分類好,他們也使用像是 IFTTT 的應用程式,它可以在智慧型手機上設定通知,當有突發或重大的事情發生時它會提醒你。這樣一來,當你的股票達到某個價位或是有來自最佳客戶的信件,你會馬上知道。你再也不需要經常地查看你手機來更新狀態。

 

我們都在尋找更有效率及生產力的方法。希望這些策略能幫助你找到額外的優勢喔!

 

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