利用筆記就能夠消除會議中的雜音
這裡所謂的「筆記」，指的就是會議記錄這種非常簡單的內容。
其實，寫會議記錄需要具備某種能力。
那就是刪除不必要的內容之能力。
會議中除了重要的意見之外，也夾雜著情緒性發言、廢話或是不必要的補充等各種內容。會議記錄不會留下與會議主題無關的內容。因此，寫會議記錄的人，必須能夠分辨必要與非必要的意見，並捨棄無用的內容。
消除雜音，只留下必要的內容，這麼一來就能夠看出會議的本質。
換句話說，如果寫會議記錄就會看出本質，那麼這樣的作業就非常適合用來鍛鍊觀察技巧。
只是，不是每家公司都會要求做會議記錄，而且自己也不見得會被指定做會議記錄。更何況明明公司沒有要求，自己還要寫會議記錄，萬一有一次沒寫，還可能會被視為偷懶呢。
因此，無須做正式的會議記錄，只要以寫筆記方式試著寫出會議內容即可。若是簡單做得到的範圍內，就應該能夠持續下去。
寫工作日誌也有效
提到在公司裡寫的文件，還有一種是工作日誌。新進員工特別容易被要求寫工作日誌。
公司讓員工寫工作日誌的目的，是讓員工報告該日的工作內容，如此主管就能夠掌握下屬的工作狀態與進度。
不過，除此之外，工作日誌的最大目的，是能夠幫助每位員工回顧今天一天是否確實做好工作，具有自我啟發的作用。
「仔細思考之後，發現自己一天下來也沒做什麼事。」像這樣反省自己的工作，隔天員工自己就會有意識地督促自己努力工作，讓寫在工作日誌上的內容更加豐富。
工作日誌與會議記錄一樣，都具有訓練觀察技巧的效果。
執事利用會議記錄達成雙方的共識
我們公司與客戶見面洽談時，一定會做會議記錄。這不是小題大作，只是總結洽談內容，把當天討論的結論寄給客戶確認，「這樣的內容是否正確無誤？」。
執事製作會議記錄的理由之一是，這樣客戶就能夠清楚知道對執事的要求內容。透過會議記錄，就能夠有邏輯地整理客戶帶著情緒述說的內容。
寄送會議記錄的理由之二是，為了讓我們與客戶的理解達到一致。就算是同一句話，有時候雙方的理解也會有所不同。為了避免日後產生糾紛，所以透過文件讓雙方達成共識。
成功人士有寫日記的習慣
工作上經常需要寫會議記錄之類的文字報告，不過，個人生活中應該不太有人會做到這樣的地步吧？
其實，許多名人就算是私人生活也會確實做記錄。「談論了那麼多，結論到底是什麼啊？」為了避免產生混淆，名人會把自己的想法記錄下來。
也有人在買房子或買車時會先做筆記，日後再整理成會議記錄的形式。
就像這樣，平常習慣做筆記，會自然地訓練自己看清事物本質的能力。特別是白手起家的名人，多半可以看到這類的行事風格。而且，實際上他們也非常擅長看清楚事物的本質。
善於看清事物本質的名人，會像寫筆記那樣稍微記錄一下，就算是記錄在私人的部落格也可以。
還有，我的客戶中有許多人都有寫日記的習慣。他們不是寫長篇大論，只是簡單寫下標題並做出結論。透過書寫反省自己，重新檢視事物的本質。令人意外的是，這樣的習慣竟也是成功的祕訣呢。
盡量簡短歸納
一字不漏地記錄會議中的所有發言，將難以看出會議討論的重點。因此，若想要鍛鍊看清事物本質的分析力，訣竅就是要盡量簡短歸納內容。
舉例來說，事先決定無論討論時間多長，最後的歸納內容要控制在一張 A4 紙的範圍內。
如果事先決定好書寫內容的份量，自然就會有意識地去除不必要的雜音，也就能夠寫出只留下重要部分的筆記內容。
另外，不只是會議，其他的情況也能夠鍛鍊分析力。
總之，會議記錄是透過書寫過程，從參雜著本質與雜音的發言內容中，抽取出會議的精髓。可以利用會議記錄練習，也可以利用與客戶洽談的內容練習。
還有，如本書五十一頁介紹的名人那樣，記錄與店家交易買了什麼產品時，自己的想法或是寫日記等，都足以用來訓練觀察力。
透過書寫習慣培養看出本質的眼光。
就算是需要•不需要的意見夾雜的會議或討論，利用記錄內容的方式，就能夠看出容易被忽略的重點。甚至，如果培養書寫習慣的話，也能夠逐漸鍛鍊看清本質的觀察力。
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（本文由商周出版授權刊載，全文摘錄自《日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課》，首圖來源：Maryland GovPics，CC Licensed，禁止轉載）
