文／堀正岳、中牟田洋子
MOLESKINE 筆記本的愛用者中，有些人的頁面設計運用令人驚艷。只要參閱本書一開始的彩頁圖片便可知道，有人在整面繪製了圖案，有人圖文並茂地留下了旅行筆記，令人為之嚮往。
如果是工作筆記，也許不必像他們那樣將美感發揮到如此極致的地步。光是在純粹以黑筆記錄的頁面上稍稍加點顏色或小插畫之類的，就足以讓 MOLESKINE 筆記本的魅力倍增。
其實，這樣賞心悅目的筆記本還有一項優點。那就是讓重要訊息「突顯」的效果。重要和普通的記錄看起來若是沒什麼分別，就非得一一瀏覽過濾才能知道內容。然而只要我們稍稍加點顏色，為資訊做條捷徑，整本筆記本的便利性將大為不同。
活用本章為各位介紹的三階段活用法，任何人都可以輕易利用空檔迅速在 MOLESKINE 筆記本上記錄，同時整合這些資訊的美觀與機能。首先，讓我們簡單看一下這三個步驟吧。
步驟 1：讓「全方位記錄」成為習慣
這就是第 2 章中曾經介紹過的，全盤記錄所有資訊的步驟。為提高筆記本的可用度，只要是所需資訊，不分大小全都完整記錄下來，務必達到「筆記本全都記住了」的狀態。
步驟 2：「每日審閱」增加方便利用的資訊
每天花個十五分鐘「重新審閱」，加上新的註解，讓當天取得的訊息可以有效利用。這就是裝飾筆記本的步驟。分類資訊、加上標籤，讓重要內容突顯出來。
步驟 3：「每週重新審閱」讓筆記訊息永續化
每週一次，花點時間詳閱筆記，確認一下是否有任何重要事項被遺漏，或有哪些點子可以和其他資訊相結合，盡可能達到 MOLESKINE 筆記本的深度利用。甚至更進一步將筆記本中的重要頁面數位化，以便在平日工作的電腦上也能再次確認。
最後附加一個小步驟，當一本 MOLESKINE 筆記本使用完畢時，可以花點心思，方便將來檢索資料。打個比喻，就是讓筆記本畢業升級的步驟。
相信你也注意到了，這三個步驟是以「馬上記錄」、「一天一次」、「一週一次」的時間間隔來區分。同時，還包含了「記錄資訊」和「重新審閱」這兩種截然不同的筆記本使用方式。
要讓筆記本兼具美觀與功能性，當然很費工夫。不過，若能像這樣依步驟分段進行記錄，使用上將會更輕鬆愉快。
透過全方位記錄法，你的筆記本現在應該已經填入許多資料，通過了第一步驟。
那麼，接著就來看看關於第 2、3 步驟的具體方法吧。
「每日審閱」突顯重要資訊
就算透過全方位記錄，將自己關心的資訊或想記憶下來的事項全都寫進了 MOLESKINE 筆記本裡，還不能就此高枕無憂。其實真正的樂趣現在才要開始。也就是在第2步驟將擷取到的各項資訊進行一些加工程序，讓你更方便活用。
每天請至少撥出十五分鐘的「MOLESKINE 筆記本時間」，來進行這個步驟。暫時將手邊的事務擱置一旁，關上電腦，盡量在不被其他事干擾的情況下，和筆記本來個一對一的接觸。
如果全方位記錄屬於「事前蒐集資訊」的階段，那麼接下來每天的第 3 章 MOLESKINE 筆記本的「三階段活用法」「MOLESKINE 筆記本時間」，就是（1）補充不足的資訊，（2）再次思考資訊意義的階段。
例如，見到臨時草草記錄下來、尚未整理到行程中的部份時，就先將那些「回收」起來。或是因為時間不足，只能粗略記下大綱的事項，請務必在記憶變得模糊之前先將它補足。
藉由這個步驟，讓擷取到的資訊內容更充實，提高它的價值。這就是「補充不足資訊」的層面。
同時，還可以補充記錄當下疏忽的部份或未注意到的重要想法，畫下引線，或以顏色註記等方式來強調，讓資訊突顯出來。至於那些想避免和其他瑣事混雜一起的重要內容，可以採用後面為各位說明的「索引標籤」、「分門別類」、「符號識別」等技巧來加工修飾。如此一來，就能增加筆記頁面的個性與特徵，也就是「再次思考資訊意義」的層面。
將這些步驟概念化，就如同下圖一樣。原本在全方位記錄階段中未經修飾補足的資訊，經過加工後，就能讓「重要事項的重要之處突顯出來」。
只要短短的十五分鐘，就會讓你的 MOLESKINE 筆記本產生戲劇性的變化。
每日審閱的進行方法
那麼，實際來看看進行每日審閱的步驟吧。首先需要的，是撥出完全不受干擾的十五分鐘，再來是備妥幾樣作業進行中所需的文具用品。
．時間……十五分鐘左右。
．筆記用品……平常使用的筆之外，色筆、螢光筆等。
．文具……便利貼、標籤貼紙、隱形膠帶（mending tape）等。
這些每日審閱要用到的筆類文具用品，最好與平時隨身攜帶的分開準備，以免每次使用時都得東翻西找。
審閱的順序本身並不是那麼重要，但若要區分成（1）補充不足的資訊，（2）添加必要的加工修飾這兩個作業來思考的話，建議依照下列流程進行。
第一階段 補充不足的資訊
詳細閱讀今天在筆記本上記錄的事項，確認是否有哪些部分資訊不足，或哪些只是概略寫上重點，事後會不會有看不懂的疑慮等。若要讓筆記內容更加流暢易懂，此時便可適度加以補充。
此外，若有預先留下來打算貼相片的空位，也可以在這個階段補上標籤貼紙。
第二階段 資訊的同步化
思考一下，筆記本裡是否有哪些資訊必須移轉到行事曆或工作管理系統上？
筆記本雖然是捕捉所有資訊的一張網，但其中有些資訊不能就此置之不理。例如，約會或會晤行程應該放進行事曆，承接下來的工作應該謄寫到第3章介紹的GTD 筆記本裡，把「不能置之不理」的資訊整理出來。
第三階段 強調重要資訊
今天所記錄的資訊中，有哪些是日後很有可能派上用場的庫存資訊呢？筆記本裡其實有很多浮動資訊，也就是短期之內或許很重要，但時間過後便失去利用價值的東西。例如，「下週一的會議議程表」這類訊息資記，下週一之前雖然很重要，會議過後就僅只是一筆文字記錄罷了。
相對於此，所謂的庫存資訊就是指那些存在價值將隨著歲月累積而增加的資訊。譬如書寫讀後心得的閱讀筆記，只有一本的時候看起來沒什麼，一旦累積到一百本時，就能清楚看出自己在閱讀上的偏好或擅長的領域。
庫存資訊就是筆記本中的「精華」。因此，最好事先以標籤、分類等方式讓它們由各個頁面突顯出來，或用色筆、螢光筆等顏色連結的方法來強調。
經過以上幾道程序後，筆記本裡補充了許多資訊，利用價值也會因此大為提升。換個說法，全方位記錄下的資訊就像是電影拍攝後的毛片，而每日審閱就是將一段段毛片加以剪輯，使得故事的敘述更為流暢。
延伸閱讀：
日本知名創意總監公布：短時間就能想出 100 個點子的筆記術
（本文由高寶書版授權刊載，全文摘錄自 《MOLESKINE 「傳奇筆記本」的活用術》。禁止轉載）
