「我曾在書裡旅行,不只是旅行世界,更是對於自己內在的旅行探索。」——獲普立茲評論獎記者 安娜・昆登 (Anna Quindlen)

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在疫情警戒下,許多人都體驗了遠距工作的優缺點,在無法面對面交流與互動的情況之下,人與人之間的溝通如會議、團隊工作交辦,及客戶提案等工作項目,都轉而仰賴著數位工具。「遠距工作」逐漸成為職場工作的趨勢,就連知名企業如 Google、Twitter 都將這樣的工作模式納入公司長期制度之中。

「這樣聽得到我的聲音嗎?」「你的畫面好像卡住了!」「他剛剛打的這句話,是我理解的這個意思嗎?」在居家辦公的這段期間,有些人或許也發現到了,透過數位工具與同事溝通,有時會碰上不少問題,因此也需要花費上更多的時間彼此理解。被全球著名研究機構 Global Gurus 評為「全球頂級管理專家」的領導力演講者 Erica Dhawan 則認為,雖然人類一直以來依靠著「肢體語言」來建立聯繫和建立信任,然而現代社會中大部分的交流都發生在屏幕後面,或許是時候建立一套「數位肢體語言」。

對「溝通研究」有著極大熱忱且致力於此領域的 Erica,在上個月出版了《Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance》一書,在疫情時代之中,透過掌握「數位肢體語言」的運用,人與人之間的聯繫將更緊密、彼此溝通更有效率,團隊中的成員也能因此獲得非常重要的歸屬感。就如臉書營運長 Sheryl Sandberg 在推薦這本書時所寫:「非語言溝通對相互理解至關重要。現在大部分的溝通都在線上發生,並且大規模地移轉到遠端學習及遠端工作環境之中,我們比以往更需要 Erica Dhawan 的這本書。」

遠距工作溝通時心好累?運用「數位肢體語言」的5大原則和同事對頻

1. 不讓「過於簡化的資訊」創造混亂

有時我們在接收工作上的訊息時會發現,對方傳送過來的訊息過於簡短,甚至連最重要的資訊都未被清楚說明,而造成理解上的混亂及耗費更多的溝通成本。

作者 Erica 在書中提到,「數位肢體語言」最重要的原則之一,即是明確地傳遞資訊,避免過於簡化的內容。這樣一來,兩人在溝通上也將更有效率,也能更準確地執行工作項目。

2. 必須清楚地將事件的緣由表達出來

每個人在職場上都有自己的職務範圍,因此在溝通時,必須清楚地將事件的緣由表達出來,才能讓對方清楚接收我們想傳達的資訊。

這時也可以運用一些工具,如圖表、即時視訊軟體、協作平台等,來確保溝通對象所理解的內容,與你腦海中的想法是一致的。

3. 在對話中,管好自己的馬匹

「管好馬匹」看似有些抽象,然而作者Erica想將「馬匹」比喻為個人行動,她舉例,在一場重要會議開始以前,如果能發送「議程」給參與會議的同事,讓彼此能夠事先了解會議內容、準備想法分享,除了能夠降低在匆忙之際加入會議時的焦慮感,也能夠有更充裕的時間讓彼此激盪出創新想法。

俗話說「一言既出,駟馬難追」,仔細觀察每場會議,在隔著螢幕的距離之下,最專業且表現從容的優秀人才,常常都是不搶快發言、適度地展現體貼細心的一群人,或許正是因為他們瞭解,說出去的每句話都有份量,對整場溝通談話都將帶來影響,因此更謹慎地發言。

4. 預設他人意圖都是良善的

冷冰冰的文字往往沒辦法一併傳遞我們高低起伏的感情、音調,在職場對話中,當對方丟了一段鮮少符號、沒有表情的文字訊息過來,容易會讓人不禁多想:「他在不高興嗎?」而有時這樣的臆測也會讓事情變得更加複雜。

因此Erica在第四點中分享,在對方正式回應以前,試著先假設對方的意圖都是善意的,不擅自過度地解讀他的訊息與提供的資訊。

5. 發出屬於你的聲音

Erica 在最後一點分享,在虛擬環境中,必須更有意識地找出「自己的聲音」,在無法清楚看見彼此表情、用肢體語言傳遞訊息的數位工具中,適時地發表自己的想法,讓彼此了解到自己的聲音被聽見。

在數位會議中,每個人的發言都是重要的,在聊天視窗中發表、交流意見也是促進團隊情感、增進溝通的好方式。

Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance

作者:國際領導力專家 Erica Dhawan

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參考資料:

1.《Amazon》:《Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance》

(首圖圖片來源:Shutterstock