【不擅言辭的主管也能做好領導】讓部屬自己提出解決方案的「提案型」談話術

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(本文書摘內容出自 《什麼都不教的主管才厲害:讓部屬自動自發、你再也不用自己來的 43 個管理鐵則》,由 方舟文化 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

《VO》導讀:

總是不知道該如何和部屬溝通,才能讓他感到舒服,又真的把話「聽進去」嗎?

成功拯救 1500 多間企業,指導 5000 名以上中階主管的人才育成顧問——森泰造,在《什麼都不教的主管才厲害》這本書中分享了如何「用提問取代命令」,不僅能夠激發部屬潛力,更能深化他的責任心。

(責任編輯:鄧羽辰)

文/森泰造

晉升管理職之後,你每日的溝通量,一定遠比過去擔任基層員工時還要多。但並不是所有的主管都擁有好口才,一定同時存在能言善道的人,以及拙於言辭者。

社會大眾存在一種刻板印象,那就是健談的人比較擅長提高部屬的工作動機。換句話說,團隊裡,能言善道的主管,一定要比沉默寡言的主管還會率領團隊,業績達成率也更高。

然而,這其實是天大的誤解。口拙的人並不等於沒有領導能力。我就看過許多沉穩內斂,但仍能帶領團隊不斷成長的優秀主管。

據我的了解,不擅言辭的人,其實並不是不知如何傳達自己的想法, 他們最在意的反倒是話說出口之後,對方所表現出來的反應。 這些人內心通常是這樣想的: 「我不過是想說明自己希望對方做到什麼事,對方卻一直回嘴,實在很困擾。」 

有時候,儘管主管只是想再次詢問部屬有沒有哪裡聽不懂,部屬卻下意識地偏向負面思考,覺得主管不信任自己或刻意挑釁。倘若主管的自尊心強烈,再加上不愛管事的怕麻煩性格,一旦察覺部屬的負面情緒,就會認為全是對方的錯。如此一來,別說是溝通沒辦法順利進行,連團隊的生產力都將連帶受到影響。

由於不擅言辭的主管會盡可能地不願多說話,所以不會主動告知部屬各項細節,而是概括說明就結束了;部屬則會害怕「若反覆提問,搞不好會惹得主管不耐煩」,因此也傾向於不就個別事項一一確認。在這種「雙方都不願多說」的狀況下,就很容易導致部屬的行動無法與主管的想法相符,主管更會因此惱火。

天生口拙無可厚非,為此憤怒卻是自己的選擇  

不擅言辭或許是先天特質,無可厚非,但上述狀況的問題點在於「雙方都放棄了溝通,一味地互相找碴」。主管若總是擔心溝通時引起部屬(甚至自己)不快, 不願多說一點把指令交代清楚,那麼不論經過多久,你都無法提高團隊生產力、獲得良好的工作成效。

每當這類主管來向我求助,我都會這麼問他們:「你會對部屬的行為感到惱火,根本原因在於溝通不良,但造成這個局面的人,不就是你自己嗎?」接著,我會問:「你喜歡生氣的自己嗎?」得到的答案大多都是:「不,我不喜歡這樣的自己。」然而,選擇憤怒狀態的,不是別人,正是主管自己。

若你能注意到這一點,就能夠掌握改變自己的選擇權。

此外,不擅言辭者常常會有「反正我就是不會說話」的固執性格,言行舉止很容易散發出強烈的命令態度(上對下的口吻)。當員工厭惡你這種盛氣凌人的壓力時,就會更想逃離,也更不願意與你溝通,最終演變成惡性循環。真正要傳達的事項無法順利完成,團隊氣氛也會越來越差。

用提問取代命令,激發員工潛力與責任心 

不善言辭的改善方針在於, 當你有想要傳達的事情時,首先請先聽聽對方怎麼說。 例如,假設部屬三週後要對新客戶提企畫案。一般的流程通常是:訂定企畫書草案的完成時間,接著花上幾天時間討論修改;經過內部開會研擬後,再向客戶提出定案,將所有步驟與安排向主管呈報。

這時不妨試著不依照原始流程走,而是將擬定計畫改成「提案型」的談話。

「三週後要向新客戶提出企畫案,你覺得什麼時候完成企畫書草案比較好?」 

聽到主管這樣詢問, 部屬便會依據自身能力,主動提出可達成的時間點。 例如:「我應該最快可以在一週之後,繳交企畫書草案。」 

此處的談話重點在於, 與其強迫員工接受你訂定的期限,不然讓他們自己思考、安排工作進程 ,這亦是形塑團隊合作的重要過程。更棒的是,這種提案型的談話術, 主要是由部屬發言,主管是否能 言善道就不是那麼重要了。 換句話說,你不但不必多說些什麼,還能讓部屬主動提出解決方案,可說是兩全其美。

此外,這種提案型談話術也適用於員工犯錯時的提點。在與部屬討論防範對策時,當事人若是以「抱歉,我以後會更加注意」作結,儘管乍聽之下對方似乎深感歉意(對方可能也是真心真意道歉),但仍未提出解方,未來同樣的問題很有可能再次發生。

因此,這時請務必以提問的方式讓部屬回答。「你覺得下次該怎麼做,能避免這樣的狀況?」、「為了避免重蹈覆轍,該怎麼做比較好?」。如此一來,部屬就必須自己動腦思考解決方案,並激發出更多潛能。

這樣的談話方式, 一來可讓部屬知道自己並非孤軍奮戰,他擁有一整個團隊的協助與後援,二來也能深化他的責任心,避免敷衍了事的心態。

不擅言辭的主管無須放棄與部屬交流,改以和緩的口氣提問,藉此取代生硬的命令句型,就能大幅改善你的溝通品質。

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(本文書摘內容出自 《什麼都不教的主管才厲害:讓部屬自動自發、你再也不用自己來的 43 個管理鐵則》,由 方舟文化 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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