【開會只需 10 分鐘】LINE 前 CEO 森川亮的「聰明工作法」:有效防止會議拖長的訣竅

圖片來源:Pexels

《VO》導讀:

一到辦公室,就有無止盡的會議要開,等到會議開完時,也沒有時間處理自己的工作,該如何跳出這樣的開會輪迴呢?LINE 前 CEO 森川亮說,只要專注達成「會議的目的」,十分鐘就能開完一個會。

(責任編輯:翁筠茜)

文/LINE 前 CEO 森川亮

實在太多人以為開完會就等於完成一樣工作了。

尤其是大企業,公司內部總有協調不完的事,因此很多人光是開幾個會就過完一整天了。有些自己手頭也有業務需要執行的主管,常常因此沒有時間做自己的工作,為此傷透腦筋。我自己還是個上班族時,也常被無謂的會議奪走許多時間。

可是,「會議」充其量只是為了達成目標的方法之一,並非目標本身。開完會後必須產出成果,才能稱得上是「工作」

從公司走道上窺看會議室內,經常可見一群人穿著看似高級的西裝,時而露出嚴肅表情,提出各種意見,時而在白板上寫滿什麼,看起來好像會產出很厲害的東西似的。

然而,實情卻是,在會議室內你一言,我一語的爭論,有時根本討論不出個結果,從頭到尾只是彼此推卸責任或爭搶功勞,這種內部政治攻防可說時有所聞。最糟糕的是,大家還以為這樣就算在「工作」。

不用說,那完全稱不上是工作。

會議的目的在於「整合意見,提出結論」。 只要能專注達成這件事,十分鐘開完一個會也不是不可能的事。

如何在十分鐘內結束會議

從結論來說,要在十分鐘內結束會議很簡單。只要在開會前,事先將議題告知眾人,請大家針對議題思考,會議上只需當場提出各自思考過的意見,進行少數服從多數的表決,差不多十分鐘就能結束會議了,是不是很簡單?

以下是讓會議早點結束應該特別注意的事項。

1. 以「十分鐘開完一個會」為前提思考

許多人都有既定概念,認為「會議時間應該以一小時為單位」。但是,這樣只會往這一小時的「盒子」裡塞入各種議題,陷入只要任何一個議題有所進展就好的感覺。不只如此,還很容易帶入各種不必在開會時分享的話題,或是遇上某個會議成員特別愛講話,一個人就能唱三十分鐘的獨腳戲,浪費許多時間。但不管怎麼說,開會還是應該以產出成果為前提。

2. 該產出什麼,會議前就要讓所有與會者知道

到了開會的階段,與會者都要對「什麼是這場會議上非達到不可的目標」事先有所共識,讓參加會議的人都將思考聚焦在這點上才行。所以在會議前,我一定會事先將應該產出的「會議目標」寄給所有與會者。

3. 必須做出某種決定時,會議前就要將所有選項寄出

開會有一個相當重要的關鍵,就是透過自由討論決定什麼,是一件很花時間的事。就像一個沒有菜單的餐廳和一個只有三種料理可選的餐廳,當然是到只有三種料理的餐廳能更快決定要吃什麼。

我若主辦會議, 一定會事前將「選項」準備好,並且用郵件方式通知與會者 ,如此一來,開會時只需要當場表決,再加上一點討論時間即可做出結論。

若主辦會議的是別人,而我需要在會議上提案時,我也會刻意採用提供選項的方式提案,不會只是提出單一結論,舉例來說,我會加上「有把握的話就採用 A 做法,沒把握的話就採用 B 做法」的說明,像這樣準備至少三種不同強度的選項,再請與會者從中做出決定。

如果有我自己最想執行的方案,我會把它放在三個選項的「中間」,將另外兩個選項設定得比較極端,這麼一來,就能引導與會者產生「選擇中間選項比較好」的感覺,進而選擇我想要的方案。要特別提醒,這時絕對不能準備四個選項,否則,與會者一旦對中間兩個選項猶豫不決,會議就無法按照你想要的走向進行了。

4. 事先腦力激盪,別等開會時才當場想點子

若舉行的是各自提案、腦力激盪的會議,務必要大家事前先思考點子。

只要先把題目出好,與會者無論在電車中或吃飯時都能思考,開會時再將此時思考得出的提案帶到會議上。這樣絕對比等到開會時才當場開始想效果更好。而當每個人都提出點子後,就要盡快統整選項,從中做出選擇,決定結論。

如果與會者屬於工作資歷較淺的新手,我多半會請大家事先將想好的點子提出,開會時印出來貼在白板上,這樣通常比較容易做出選擇。除了可以一次將眾人的意見收集齊全外,也比較不會被其他人的意見左右。

5. 一定要做出結論

再強調一次,做所有工作都需要有「產出」,如果沒有產出,就稱不上「工作」。舉例來說,如果在會議上針對兩個選項展開熱烈討論,最後卻說「因為沒時間了,下週再開一次會決定」,就是浪費時間。最有效的做法是從每個人提出的做法中,好好找出有疑慮的部分,做出「下次開會前,請○○提出該項做法可行的數據」,或是「這不是第一線工作人員能判斷的事,暫時先報告上級,等候裁示」等暫定結論,至少必須採取一種讓工作能繼續推進的行動。

那種連答案都給不出來,只會說「這提案不好,其他不用說了」這種自以為評論家的人,在職場上並無任何實質用處。

有效防止會議拖長的訣竅

1. 一場會議只訂定一個目標

我們常賦予一場會議太多任務。不僅想讓加入同一個計畫小組的人在會議上見面認識,又想分享情報、提案,甚至決定某些事項,如此一來,必定會造成與會者「目標意識」不明,產出不了好成果。

2. 若有複數事項要決定,就一個一個來

非得決定好幾件事不可時,通常只要推動其中一件事,就會造成另一件事得跟著調整。比方說,想改變產品搭載的機能,就得跟著討論銷售價格如何調整,這是無法避免的現象。可是,這麼一來,就容易使會議陷入沒完沒了的討論,因此會議一定要從重要性高的事情開始,一件一件來確定,才會有效率。

這麼做多少有些強硬,但就經驗而言,這是能最快得出結論的方式,就算無法在會議時間內做出所有決定,至少能確定一部分議題,精簡下次會議的議題。

3. 千萬不要以「全體贊成」為目標

沒有什麼比說服反對者接受提案更浪費時間的事了。開會的目的不是為了吵架或壓制對方,同樣地,會議也不是用來培養感情或是交朋友。對組織來說,開會最重要的目的就只是篩出最適當的做法,本來就不應該帶入自己的情感。

→會議一定要從重要性高的事情開始,一件一件來確定,才會有效率。

有些會議真的有必要開嗎?

如同前面所說的,會議的目的就是為了產出成果。因此,若從產出成果倒推回來思考,就會發現:很多會其實根本不用開。

如果會議的目的只是分享資訊情報,用電子郵件傳送其實就夠了,如果是想交流組員情感,舉辦組員聚餐更能達到目的。 工作本來就應該根據不同目的,用不同溝通方式,不一定非得用「開會」這個方法不可。

舉例來說,我們公司就很少開例會。我們舉行例會的前提是,「討論事項必須與重大決策相關」,比方說,上架影片內容的編制會議、有關投資的決策會議等等,基本上,都是決定公司重大事項,議題都是與經營方向有關。

第一線運作的問題,通常不用開會討論,因為這類問題部屬會在問題產生的當下就互相溝通協調,當場解決。我們公司內部也很鼓勵採用這種解決方式。我自己也常用 LINE 和第一線負責人保持一定頻率的聯絡,確認進度,以做到「有問題及早發現,提早解決」,不用開一般公司常見的「徒有形式,名存實亡的例會」。

有些公司可能常開「只用來聽取進度」的會議,其實掌握進度只要在雲端共享情報,真的完全不需要開這種會。當然,難免會有臨時需要召開會議的時候,這時,就要盡量留意前面提到的幾項重點,簡短快速地完成會議。

如何改變公司的「會議文化」

想在公司推動這樣的開會方式時,我相信很可能會遭遇阻力。因為有些掌握會議決定權的人就是喜歡長篇大論,很難開口要求對方發言簡單扼要,這種人甚至會意氣用事地表示:「難道你不想聽我說話嗎?」

如果你是握有會議主導權的人,就該盡量大力推動以十分鐘為單位的會議,讓大家能意識到盡量減少會議總量是好事。對於平常會議數量很多的人,光是這麼做,一天就能多出好幾個小時。和公司外部的人開會時,若也秉持一樣的原則進行,就能順利縮短更多的時間。

不過,有時還是會碰上相反的狀況。比方說,當會議太快結束時,有些人會說來不及消化太快得出的結論,也有人會表示聽不太懂,很難接受。但這麼一來,就算會議可以在短時間內結束,會後卻又得花時間對這些人說明,反而浪費更多時間。因此, 就算麻煩,有時在會議上也必須讓大家感覺到「這是正式會議」(當然,如果只和注重邏輯、講求效率的對象工作,就不會遇到這種問題了)。遇到上述問題時,在會議中多留意,側耳傾聽這些人說的話,也是達到溝通效果的好方法。

讓你優秀的不是努力,而是方法

10 分鐘完成每件工作

這裡買

延伸閱讀

【公司是把員工當作工具人,還是想長期栽培?】國際獵頭 Sandy Su:面試時「問對問題」來判斷

【時間都到哪裡去了?】美國效能專家:用一個「時間淨化問題」,找出阻礙你發揮潛能的「毒素」

【人們花錢方式絕對會影響快樂】心理學家:用 5 種方式花錢,能得到幸福感、提升財務前景

(本文書摘內容出自《10 分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法》,由天下文化授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


「環狀線」景點特蒐,存起來疫情過後慢慢玩 >> 點入搭乘

點關鍵字看更多相關文章: