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有一次,我受邀參加荷蘭老闆的家族烤肉派對,地點就在公司外的空地,他所有的兒女跟孫子們都到了。期間,小孫女因為生病的關係吐了一地,我便到儲藏間拿出了抹布跟水桶,正準備要開始清理時,她的媽媽前來阻止我,對我說:「妳不需要做這件事,妳領薪水不是來打掃的!」

現在回想,當時我才開始工作不久,大概根深蒂固地認為:老闆心目中的優良員工,就是要能解決任何突發的狀況、更要多才多藝,即便不關自己的工作內容也都要能事事包辦。

在你的辦公環境中,又是怎麼樣的情形呢?員工會不會因為希望得到老闆的讚賞,而主動做許多非工作內容的雜事,並深信多工運作就代表能力好?老闆會不會認為,請一個能做很多事的員工就是「賺到了」,而要求員工協助不相關的工作內容,甚至幫自己接小孩等私人事務?

工作一陣子之後,我發現,荷蘭老闆可不是這樣想的!若你包山包海、攬下了眾多與自己工作無關的事務,老闆反而會認為你分心於其他事項,無法有效地管理自己的核心工作內容。「多工運作」造成分散注意力,很可能會影響原本的工作成效,最重要的事沒做好,才是老闆最大的損失。舉個例子來說明,老闆支付薪水請了才華洋溢的美術設計師,卻安排他以兩週的上班時間來架設網站,結果非但做不好原本的設計工作,且非他專業所架設的網站,也可能只達到一半的成果。

從這樣的面向來思考,荷蘭老闆根本不會覺得「賺到了」,他們會要求員工專心於自己的專業,然後將網站架設外包給專業人員。如此一來,兩項工作都達到百分之百的效果,荷蘭老闆才會感到真正滿意!

請記得,「時間」是非常重要的成本,更是有限的資源,應該把自己(或員工)的時間用在最高產出的工作上,其他事務則交給該領域的專業人士,好過於花上大把時間卻又得不到預期的效果。

此外,同事與員工本身的態度,也是分工明確的重要推手。當主管交付誇張、不合理範圍的工作內容,直白的荷蘭人會清楚回應「我沒時間做這件事」或「這不是我的專業,做出來效果應該不好,要不要找某人或是某公司來做?」甚至還可能直接告訴主管「我不想做」,而不是勉強答應後才轉身在其背後抱怨

另一方面,若想要表現出你的多才多藝、或進一步支援其他同事的業務,最好先問過別人是否需要協助,否則同事非但不會感激,甚至還會認為你造成他的困擾,並直接向你抱怨說:「這是我的事情,為什麼你要來參一腳?還是優先專心於你自己的工作範圍就好了吧!」

在反省之後,我發現會造成如此「多工運作」的習慣,可能還有一個原因:我們所受的學校教育較缺乏人與人合作的訓練,一旦發現有同學或同事做得不夠好,便會攬過來自己完成,寧願這樣比較省事,而不想花時間在解釋和溝通上面,導致身上的雜務累積得越來越多。這般有如自我壓榨的解決之道,就是要不時提醒自己「花時間在溝通討論上是必要的」,並且督促對方需要做到的責任,而不是讓自己包辦所有事項。

說到分工,光是打掃這件事,也需要「尊重專業」。我所居住的小城鎮僅有居民一萬五千人、9平方公里的面積,今年年初,鎮上一處石棉倉庫發生了火災,由於石棉有導致肺癌的危險,地方政府視為一件大事,封街了好幾個禮拜,派出專業清潔人員,個個穿著全副武裝的防護衣、防護口罩,家家戶戶拜訪,徹底清潔院子、屋頂等角落,以確保沒有石棉屑殘留。這一場專業清潔工程,小鎮就花費350萬歐元!由此可以得知,對於該做的事,荷蘭人是如此一絲不苟,要做就要把事情做到好,以及尊重專業的態度。

 

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cover(本文由悅知文化授權刊載,全文摘錄自《比工作更重要的事》。首圖來源:Sebastiaan ter Burg,CC Licensed,禁止轉載)