在台灣，似乎較少看到開會時間在 1 個小時內，就像加班和責任制一樣，好像見怪不怪。但是，這到底是正常的嗎？每人見解不同，但如果事務可以在越短時間內有效率地完成，何樂而不為呢！？今天要來介紹 KIM LACHANCE SHANDROW 的 9 個小建議，你會發現，這些小撇步都是很容易就可以做到的。如果你也在納悶該如何提升開會討論的效率品質的話，仔細看囉……
「開會」，從來不是件輕鬆的事，既乏味又讓人一聽到關鍵字就想翻白眼，從小學的班會、週會到升旗，我想我們一輩子都跟相類似的「開會」脫離不了關係，也因此讓我們有了對於開會的「陰影」。在 KIM LACHANCE SHANDROW 的文章裡提到，每位員工平均每月要參加 62 個或至少 31 個小時的無用會議，且 1/2 的會議基本上都在浪費時間，而這樣的時光飛逝，每年就讓公司少賺了 370 億美元哎！這數字我想都可以讓很多台灣年輕人買得起房子了……所以，開會「眉角」的掌握真的是超重要的！
好這篇不是要抱怨到底為什麼要一直開會，而是給大家幾個小建議，讓你可以有效率的在短時間內討論議題，並且能夠幫助大家集中精神來快速地將討論項目一個個從清單劃除然後oh ya大家下班去(誤)，喔不，是回到工作崗位完成今天的任務然後下班回家，隔天再帶著愉悅的心情迎接上班日！這樣不是很好嗎，員工的工作士氣也關係到公司上下運作大小事，各位腦闆和主管大大們，一起來營造一個良好、愉悅又如同「得來速」效率的開會氣氛吧！當你的員工喜歡上班，工作效率提升，錢賺飽飽，你也樂於給出分紅和年終，再次締造台灣經濟奇蹟，真是闔家歡樂阿！ 以下，來看看是哪 9 種小撇步吧：
1. 事前排定議程，並讓主要提案或參與人能夠事前準備：
就像每學期開學前老師都要先訂好教學計畫，每次課前都要先備課一樣，讓所有課程都可以依照校務行事曆，幫助學生可以有效率的學習。
2. 指定會議主持人：
一樣地，為什麼學校班級要有班長、副班長、學藝等班級幹部，就是要幫助老師可以在各項活動上可以順利進行，或是及時在指定時間內完成事務。但注意，找到靠不住的人當幹部可是會讓工作量不增反減，所以要慎選人才！
3. 無關會議之電子產品禁止入內：
既然上課就該專心不能用手機或打電玩，當然，進入職場開會就不該分心！因此，撇除掉那些會讓你腦袋一心多用而導致會議從日出開到黃昏的萬惡 3C，想要有效率且早點結束會議的話，忍耐一下吧！
4. 做好會議人數控管，因為人多不一定好辦事：
有沒有遇過開班會的時候，要嘛一堆意見，要嘛就是出一張嘴到最後表決完又不做事的人？所以囉，每次會議可以試著控管在 4～7 人以內，並且，參與的員工可以找具實質貢獻且認真負責的主管或基層員工等，相信挑選正確與會人員對冰雪聰明的老闆或主管絕對不是件難事！
5. 開會時間設定明確：
學校上下課和中間的休息時間都非常的明確，也因此，會議議程的時間設定若一目了然，可以更容易做時間控管，也讓與會的參加者從報到、上台報告或討論時能更加有效率的在時間內做充分的發揮！
6. 會議結束就別再廢話：
一整個密集討論的議程下來，不相信你腦袋不會炸！如果開完會就下班那還好，假如是一早就被開會轟炸，那一定多少會影響到接下來一整天的工作敏銳度和執行效率……所以，老闆和主管大大們，請高抬貴手，在會議結束後放過你的員工們吧！如果還需要擇期討論或是有其餘資訊更新，可以利用內部電子郵件或其他方式公告傳遞通知就盡量不要再「幕後花絮」了。
7. 換個地方，來點新創意：
或許，是時候把開會從千篇一律的公司會議室帶到戶外或是其他地點，將印象中嚴肅的開會環境，換成悠閒的下午茶餐廳，或是帶著一兩名員工，到公園喝咖啡邊走邊聊，營造一個輕鬆舒適的環境，說不定更利於靈感觸發，迸出「新滋味」（好熟悉的廣告名詞哈哈～）。注意的是，這樣的方式適合於非紙本必要的會議，不然帶一堆東西出門，只會更徒增麻煩（汗）……
8. 會議時間能越簡短越好：
在有限時間內，會激發出人們的潛能，也能夠進而訓練員工在參加會議討論時可以更精簡明瞭的提出重點。上課學習的時間控管，都有研究指出黃金學習時間的設定，因此，最適宜的開會時間，建議最好不超過 1 小時。
9. 善用議事重點回顧：
當我們與別人談論重要事項時，常會重述對方的想法以確定是否正確接收資訊。在開會中，適當地在每個事件討論後運用約 10 分鐘來回顧重點，一方面可以幫助與會人員確認資訊，也可讓其他人可以在疑問處做提問等等，而非草草結束後又立即銜接下一個議題。
看完以上 9 點建議，希望可以幫助大家在開會時可以更多地注意到有可能「歹戲拖棚」的小細節，讓大家都可以在工作上更有效率，一聽到「開會」兩字腦中閃過去的是「唷呼～」的歡呼聲！
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（資料來源：Entrepreneur；圖片來源：Office Now, Phil King , Simon Blackley,Steven Lee, j-No；未經授權不得轉載，合作對象不在此限。）
