《VO導讀》：事情總是做不完，時間總是不夠用，每次都加班加到胃痛嗎？上班族必須內建的八個技能，讓你以不再是那個最後離開辦公室的人！
1信件簡潔
內文太長的郵件沒人想讀，雖然對方收到了，但有些郵件就是不會讓人有仔細看的念頭。原因之一，可以說是內文太長的緣故。比方說，冗長瑣碎的書信風格、內文不換行、用起承轉合推遲結論等等。這樣的郵件常會讓人跳過略讀。
還有，時常接收大量郵件的收件者不會有時間仔細地閱讀所有的信件。因此他們會看郵件主旨與寄件者來挑選重要的郵件或刪除信件。換句話說，「信送出了應該就看得到」的觀念是很危險的。郵件寄出了，對方卻不讀取的原因也出在寄件者身上。
請將郵件的分量控制在不需要捲動頁面，一次便能顯現在畫面上的程度。還有，郵件主旨要讓人一看就知道主旨，並且將結論挪到前面。此外，如果不單單只是撰寫文章，還加入條列事項的話，肯定更加清楚易懂，請試試看吧。
2 在撰寫內文之前先插入附加檔案才是王道
本來打算在郵件裡插入附加檔案，卻一個不留神就忘了加進去，只好再寄一封信。這可能是每個人都會經歷過的錯誤。但是一封郵件就能解決的事情，得用上兩封郵件才能完成，非常沒有效率。
至於檔案忘了附加的原因是什麼呢？想來應該是把內文寫好之後，感覺鬆了一口氣，然後馬上按下寄件按鈕的關係吧！即使我們會檢查有無錯字漏字，但有沒有附加檔案仍舊容易漏看。所以如果有檔案需要寄出，請在撰寫內文之前附加上去。將新郵件的操作頁面分成上下兩部分，等上半部輸入完成後再轉進位於下半部的內文。這樣一來，視線也會自然而然地從畫面上方轉向下方，即可防止失誤發生。
接著在主旨部分加上「附加3」之類，標示檔案的總數吧！倘若寫上了數字，就可以在寄出前自行檢查，收信方也能夠在第一時間確認是不是有檔案在內、資料數目是否正確。
3文件不可平放、堆疊
「沒看到必要的文件夾 」、「接下來要帶的文件在哪裡？」你是否曾有過這樣慌忙翻找的經驗呢？要是有個非常重要的商談，卻沒能把說好的企劃書或估價單準備好……。光是想像就會讓人冷汗直流，不是嗎？
以前在職場上，曾經有次大家花了一個小時的時間，幫忙某位男職員尋找他的文件。因為他說，再過幾個小時就要帶去洽談的資料不見了，於是所有人都幫著翻找共用的檔案櫃，甚至連自己的抽屜都找過一遍……結果，最後卻在他的桌上找到。可以想見那桌面上文件堆積如山，層層疊疊得好像快要雪崩一樣。於是從此以後，他就被眾人貼上「不擅長整理．整頓」的標籤。
資料夾、文件不可平放、不要重疊是基本要點。從下往上堆積，將導致位在下方的文件優先順序下降，而發生時間延誤之類的失誤和過錯。而且，也令人擔心會有和其他檔案混雜、丟失的問題出現。
解決方案十分簡單，就是在工作時要將文件夾與文書直立擺放。若是採用直立排列的話，不但比較好找也能夠節省空間，這樣就可打造出讓工作順利進行的桌面環境。
4 交換名片後要在空白處寫下註記
交換名片，往往像是一種禮貌的行為。不過，名片目的其實是「有效地發揮商業機會」。所以當你回到辦公桌前，就在空白處寫下註記吧。初次見面的日期時間、場所、案子、介紹人、談話內容為基本項目，如果對方自己講了一些私人話題時，還可以進一步寫下興趣、家庭構成等細節。
若有再次碰面的機會，就可以帶著那張名片出門。這是為了正確無誤地在腦中輸入公司名稱、姓名等資料後，再與對方會面。如此一來就不會有記憶錯誤的問題發生。
像前些天我和某人再度碰面的時候，名片上「興趣是潛水」的註記就幫了大忙。中間經過大約兩年的時間才再度見面，我根本連對方的長相都無法清楚回憶起來，可是仍然能夠詢問對方「最近還有潛水嗎？」。結果對方相當開心「你記性真好，居然還記得啊」，話匣子也就打開了。只花一點點工夫，就能豐富人際關係。名片超越了商務道具，成為相遇的車票，並且也是用來開啟長久交往的工具。
5另存新檔─風險較高
雖然想保留原本的檔案，可是卻弄錯，誤按了儲存檔案。即使頭腦知道，但說不定還是會在無意識之間產生失誤。反覆使用檔案的時候，一般必須用到「另存新檔」，可是不知怎麼的卻順手按下﹁儲存檔案﹂按鍵；你有沒有過這種經驗？
要想解決這個失誤，改變習慣是最好的作法。
最一開始時應該要做的舉動，就是複製檔案。請一定要做出分身。方法很簡單，選擇想要使用的檔案，然後進行拷貝。如此一來便會做出「複製 – 檔名」的檔案。因為這是個分身，所以只要「重新命名」改成其他檔名就完成了。而且原始檔案也能妥善保存，因此便可安心地在新檔案裡進行修正或添加變更。
如果是存放有數個文件的資料夾的話，就可以複製資料夾的名稱，將資料夾裡面的文件名稱一一改成「資料夾名稱 – 檔案名稱」，如此一來不但可以靈活運用既有的資料，在作業上也能夠增加精確度與效率。
6工作流程手冊要自己製作
為使業務效率化及標準化，有滿多職場會製作工作流程手冊手冊給新人參照。只不過我想問問擁有工作流程手冊的人，這東西好懂嗎？
我會這麼問是因為，手冊大多是由精通該項業務的人編撰製作而成。比如在公司任職資歷深，具有指導經驗，早已不在工作現場而是隸屬於總部管理部門之類的人。以嫻熟的知識與技能來撰寫手冊，常常會陷入只使用專業術語，往往省略、跳過初級的基礎部分。而且，讓新進員工和資深職員使用同一份手冊根本就沒有道理。所以，一旦讀了也還是難以解決問題的話，就能果斷判定那份使用手冊無效，這才是明智的決定。
即使有些多此一舉，但在學習新工作的時候，請自己製作一份工作流程手冊吧。就算是與平日使用的筆記本兼用也沒有關係，因為當你自己將學過的事全盤整理在筆記本裡的時候，就會在腦中理出頭緒，並在不知不覺中將資料輸入記憶。不過，請不要花太多時間製作自己要使用的手冊，因為公司不是學校，要牢記「可創造出利益的工作」比埋頭寫筆記更為重要。
7 名片絕對不可以用完
有沒有在交換名片的時候，才直冒冷汗地發現自己的名片發到一張也不剩，數量根本不夠的經驗呢？
而預防對策，就是制定好「名片夾常保持在20張」之類的規矩，並且養成「一旦給某個人名片，回到辦公桌前就要補充」的習慣，並在外出前再作一次確認，為了預防有時會忘記帶名片夾的狀況，在錢包或記事本裡放入大概5張左右的名片，那就更加安心了。
接著是解決名片庫存用光的方法。當整盒名片送到的時候，請在從下方數起大概第20張的位置貼上便利貼。使用名片的時候，一旦看到這張便利貼就表示出現「要下單追加印量」的信號。購買盒裝面紙時，一看到印有紅線處，就知道這是顯示需要補充數量的時間點標示，應用在名片上，就能解決庫存耗光的問題。
此外，交換名片時需要先下手為強。為了每次都能先遞出名片，我會將自己的名片倒過來放。因為這樣能夠節省遞給對方時轉換方向的步驟，更加順暢俐落地遞出名片。
8 別在辦公桌前飲食
電腦是重要的公司資產，也是藏有知識與情報的寶箱，所以從平日就要注意，別一個不留神就錯手打翻飲料，導致電腦全毀。我學生時代在電話服務中心打工，擔任操作人員，曾經有一次遇到派遣公司的人在桌上打翻飲料，果汁整個潑灑出來，結果造成終端機毀損的重大問題。原因只是一個不注意，有點鬆懈而已，沒多久她就負起責任離開職場，仔細想想，其實一起工作的人都有可能犯下同樣的過失。
「不要在辦公桌前飲食！」下此決心才是最萬無一失的作法。
如果一定要喝的話，可以購買不易灑出的馬克杯，或每次喝完都將寶特瓶蓋子關緊。要是公司裡有茶水間或休息空間的話，換個地方喝也是不錯的選擇。到客戶那邊，對方端出茶水、咖啡招待的時候也要注意。在說完「請用」之後，盡快喝完才是上策。因為這樣就不用擔心液體灑出，也能夠集中精神在談話上。為避免在重要場合裡污染文件或對方的衣服，需要防範於未然。
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（本文由東販出版《效率UP!準時下班的77個工作神技》授權刊載；首圖來源： Phil and Pam，CC Licensed；禁止轉載。）
