「一本好書,應該會讓你擁有許多經驗;當你閱讀時,就像過著好幾種生活。」——美國小說家 William Styron

VidaOrange 生活報橘的「世界旅讀」專區,每週持續推薦國外尚未引進台灣的深度好書,為深知閱讀價值並渴求新知的你,打開通往國際的窗。看過的書、去過的地方,都將成為一個人獨特的氣質,擁有更精彩的生活。

在最是忙碌的下午三點,手握著溫熱黑咖啡,才剛走出會議室,馬上就收到下一場會議的簡報資料,像總有開不完的會那樣,前腳踏出會議室,後腳馬上匆匆跟上趕往下一個目的地。對於行事曆排滿了行程的職場工作者而言,每場一到兩小時不等的會議,常常就佔據了一整天的工作內容。

英國效率專家 Graham Allcott 在 2009 年成立了企業諮詢顧問公司「Think Productive」,全球許多知名企業如Amazon、Google、比爾及梅琳達・蓋茲基金會也都是他密切合作的客戶,專注發展「職場效率」實用工具的他,除了透過「Think Productive」協助企業組織培育員工外,也出版過銷售超過 10 萬冊的職場管理議題暢銷書《How to be a Productivity Ninja》,分享高效工作、建立輕鬆無壓力的行為習慣。而在最新著作《How to Fix Meetings: Meet Less, Focus on Outcomes and Get Stuff Done》中,Graham 帶來了全新的「職場領導」議題工具書,針對追求效率及績效的現代職場環境,提出面對接二連三「會議」時的實用應對技巧,這本書最大的目的,是最大化每一場會議的成效。

點擊→工作能力好的人,原來有「分配會議時間」的習慣

別管理時間,而是要管理「注意力」

Graham 認為,其實當問到員工最討厭工作中的哪個部分,幾乎會得到「開會」的回覆。尤其對於需要做決策、管理領導的職場高成就者而言,回顧每天的工作日常,大部分的時間時常都在會議室中度過。

觀察一場重要會議,或許會發現,大多數人會將注意力幾乎 100% 地集中在「會議」本身上,忽略了更加重要、能讓會議發揮最大效益的「會前準備」與「會後整理」。Graham 分享曾與聯合國、英國文化協會等組織合作過的同事 Martin 的「會議 40-20-40 法則」,也就是提前運用 40% 的時間為會議做準備、20% 的時間專注在會中,而再利用 40% 的時間梳理整場會議的重點與後續執行規劃。利用有效的會議掌握技巧,讓會議中的參與者能夠有建設性地談論難以被決策的事情,並引導眾人獲得共識。

Amazon 創始人 Jeff Bezos 的「兩個披薩法則」

美國 Amazon 的創始人 貝佐斯 有一個著名的會議管理法——「兩個披薩法則」,貝佐斯認為,當一場會議中的參與者超過 6 個人時,會議的效率往往就會開始降低。

因此他在忙碌的職場上運用這項法則,每一場會議不邀請超過兩個披薩能分食的人數,留下最核心關鍵的參與者,專心致志地針對會議主題做討論,如此一來,便能妥善地管控重要會議的效率與品質。

在與豐富的企業合作經歷之下,Graham 深入地分析了眾多知名企業在「會議」上聰明的管理方法,或許在忙碌的工作生活中,透過技巧性地管理專注力,除了在工作表現上能有出色成績,同時也能夠有智慧地掌握工作成效品質與效率,令人留下優秀、可靠的深刻印象。

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(首圖圖片來源:Amazon/ Shutterstock