【對工作焦慮難耐?】優化「工作生產力」的 7 個秘訣:每天至少讓自己休息 6 次、規劃忘我時間

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(本文書摘內容出自《低歸屬感世代:面對因科技而變得孤獨的一代,管理者該如何找回工作夥伴間的深刻連結?》,由 時報出版 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

《VO》導讀:

新的一週開始,梳理這週的待辦事項、會議及工作流程總是讓人頭疼。

《紐約時報》暢銷作家丹.蕭伯爾提出了優化工作生產力的 7 個方法,除了工作環境和工作量以外,連「忘我的時間」也在可優化項目中,還有哪些方法能夠提升一週的工作動力和績效呢?

(責任編輯:鄧羽辰)

文/  職場趨勢網站(WorkplaceTrend.com)創辦人 丹.蕭伯爾

為了把生產力最大化,你需要全觀式的做法,亦即退一步去仔細思考,自己目前是如何分配時間、所處的實地環境,以及日常的團隊互動。這麼做會把阻止你有成效的地方揭露出來,好比說委派出去的工作不夠,或是與團隊成員的電子郵件交流沒完沒了。以下是優化時間、空間和連結的幾種方法,使你盡可能成為最有效率的領導人。

1. 優化工作環境

挑個不會有什麼干擾的地方。假如你是在開放式辦公室工作而太嘈雜, 那就移駕到自助食堂 (假定那裡會比較安靜),或者至少為一天的開始預訂會議室。假如你有自己的辦公空間,那就在最有成效的時段當中把門關上,好讓自己能聚焦。在工作時要把裝置的提醒關掉,並確定桌面不凌亂。 由於團隊的整體生產力會受到各人的生產力所影響, 所以一定要針對工作環境來徵詢所有員工的反饋。

2. 優化工作量

不知道要怎麼把工作列出優先順序時,人就會沒有成效。根據我的研究,它是當個成功領導人的關鍵技能之一。假如不能把任務列出優先順序並委派出去,你就會負擔過多不該做的工作。釐清自己究竟需要做什麼來達成當日或當週的目標,並把它全部寫下來。然後重寫清單,把所有的項目從最重要到最不重要依序排列。在各項旁寫出達成它的必要步驟,以及需要在什麼時候完成。 假如清單上有你知道會十分耗時費力的項目,那就把它委派給你知道團隊中能勝任此事的人。 身為領導人,你應該要聚焦於工作中影響大的部分,像是對其他領導人提報,以及提出新的戰略和戰術。「有雄心的團隊成員會使我對他們的能力有信心,並容許我委派,而使我的生產力得以發揮。」米高梅國家港 (MGM National Harbor) 行銷和廣告副總裁克里斯.顧密樂 (Chris Gumiela) 說。「光是為我接下更多的工作量,隊友就給了我更多的時間去擴展責任,並把更多的時間投入在值得的差事上。」

3. 優化忘我的時間

忘我是指完全融入在自己所做的事情中,並深深享受到什麼都干擾不了自己——唔,幾乎啦。會對忘我造成阻礙的是,無數的會議和訊息在競逐你的關注,不停把你的日子打岔。假如你思考一下,你就能回想起自己忘我的一些場合。而假如你多想一下,你八成就會留意到其中有模式可循,例如你只有在午餐剛過後才能陷入忘我;早一點或晚一點都不會發生。 無論你是在什麼時候忘我,都要在行事曆上把那段時期空下來,並告訴團隊裡的每個人,到時候不要排定會議。 當你有一組明確的目標,具備對的技能,並在適合你的環境中工作時,忘我就會比較容易達成。

4. 優化團隊

等到把自己的慣例和習慣設定好,並知道自己想要去哪以及要團隊完成什麼,就要想盡辦法確保團隊裡的每個人都是全力在經營。 當團隊沒有成效時,你就不會像自己所能做到的那麼有成效。 大舉優化團隊需要辨認出他們的長處、短處和目前的工作量。假如有一位團隊成員負擔過多而有了壓力,那就把他的差事抽掉一項並分配給別人。當團隊成員被一項差事搞到吃不消時,他就無法把其他任何理當要做的差事做到像樣,因為他會趕緊做一做,以便 能回到各種使自己吃不消的事情上。假如你無法把差事重新分配給他人,或是沒有團隊,那就把一些比較單調和例行的差事交給自由工作者或臨時工作者。「我們的產出常是用 PowerPoint 或 Keynote 來提報。」維亞康姆 (Viacom) 的行銷策略、趨勢和洞察力副總裁莎拉.翁格 (Sarah Unger) 說。「不過,我並不是 PowerPoint 設計師,而且提報可能會做到天荒地老。徵聘設計師使我有時間聚焦於優先事項,同時讓設計師來處理他們會增添最多價值的部分。」 

我訪問過的若干領導人告訴我,他們的老闆所做的事會使他們更有成效。REI(休閒設備公司) 的內容行銷資深經理暨合作主編帕羅.莫托拉 (Paolo Mottola) 說:「當經理給我創業和創造工作的空間時,就會使我更有成效。當我獲得授權並擔起責任時,我就會最厲害。」Mic 的事業發展資深副總裁夏蜜.甘地 (Sharmi Gandhi) 有個老闆教過她要有成效的重要訣竅:「慢下來!有時候,大家會以為把差事快速擺平就是有成效。」她說。「不過, 這可能會導致一連串的錯誤,因為你在決策前可能考慮得不夠周全,或者對新倡議設定不當, 使它沒有最好的成功機會。」

5. 優化工作中的休息,使心力最大化

有五七%的上班族是花三十分鐘以下的時間來吃午餐,而有近三分之一則是花十五分鐘以下。除了休息去吃午餐 (假定你真的有休息到), 你其他的休息有幾次?去吃點心、固定去洗手間、到外面走走、去喝咖啡和其他各種所能想到的休息都能幫上忙,以便從日子中抽離,讓你喘口氣,幫助你回到工作上時能重新聚焦。我在寫這本書時,從來沒能一口氣工作超過三小時而不休息。 我建議各位每天至少讓自己休息六次,試著去把它規畫出來並用心照做。 假如你屬於那些能一連工作十五小時卻滴水不進的人,就要強迫自己去休息。你或許會覺得自己搞定了很多事 (而且你可能是對的),可是當 (而不是假如) 你過勞時,沒有任何事值得你這麼做。

藍多湖公司的電子商務、行動和新興科技經理山姆.韋歐雷特是在當天結束時進行最大的休息,並趁此機會來投籃。「有些人或許會把休息稱為冥想或放鬆時間。」他說。「可是我認為它是讓我的腦袋停止為任務清單打轉的時間。這些時期向來都會使我更敏銳,並且更能聚焦。」戴爾易安信 (DELL EMC) 的產品行銷經理亞當.米勒 (Adam Miller) 用的是比較結構式的做法,名為番茄法 (Pomodoro)。它建議要判定差事,把這件差事定時做二十五分鐘,然後休息五分鐘再重複,而且理想上是要做相異的差事。番茄法做四次或大約兩小時後,則要休息比較久。「在重複番茄法時,完成相異差事的背後原理在於,我可以思考不同的主題,然後以新穎的視角回到前一個主題上。」他說。

6. 優化時間,以免浪費太多在科技上

假如想要準確得知自己上網的時間是怎麼花掉, rescuetime.com(拯救時間網站) 會以秒數來告訴你。等你從自己浪費了多少時間的震驚中恢復過來時,看看能做什麼來把其中一些時間重新導向於把事情搞定或休息一下。 浪費時間上網可能會耗掉你的時間和金錢,並會干擾你與隊友建立關係來改善生產力。

如本書通篇所討論,這些關係對團隊的成功至關重要。「跟團隊有強固的關係將促進更好的結局,並使流程更順暢。」美國運通全球消費者服務事業規畫的財務長羅西.培瑞斯說。「比起跟自己信任並私下認識的一群人分享想法,在滿是陌生人或遙遠同僚的現場分享想法要有挑戰性得多。依照我的經驗,以分享想法、產出和資訊來說,在相處時感到自在的團隊往往會去冒比較多的險。 此外,強固的關係會鼓勵個人對自家同僚和自家團隊的集體成功更為用心。在促進有創意地解決問題和把事情搞定上,這點至關重要。」 

我所請教的領導人有各式各樣的策略來把行事曆優化得最有效率。漢威的資深主任凱雅. 厄里克會排定一小時之久的「保護期」,以專門來獨自把工作做好。「假如不保護好自己的行事曆,人員就會成天、每天以一場又一場的會議來啃食你的理智和生產力。」 她說。奇波雷墨西哥燒烤 (Chipotle Mexican Grill) 的訓練主任山姆.沃羅貝克 (Sam Worobec) 為了把工作週的每一分鐘最大化,便提前數週來為他人和自己自動排定時間。「跟我的部屬一對一是每四週自動排定一次,跟員工的部屬一對一是每十二週自動排定一次,跟其他的部門負責人吃午餐或喝咖啡是每四週自動排定一次,跟我的部屬開人員發展會議是每四週自動排定一次,諸如此類。」他說。假如你在管理行事曆上需要幫忙,不要羞於開口要求。「跟我的行政助理艾許莉.古德溫 (Ashley Goodwin) 有焦不離孟的關係使我受惠,她使我的生活輕鬆了許多。」甲骨文 (Oracle) 的動態事業單位 (Oracle Dyn Business Unit) 總經理凱爾.約克 (Kyle York) 說。「她會調配我的議程,使我不用擔心手邊的差事,也相信她隨時都會在對的時間把我擺在對的地方。這份關係是靠一起工作多年所形成的,但它是我強力建議任何主管都要投資的事。這件事價值連城。」

7. 優化會議,以較少的時間完成最多的事

當 Workfront 問員工,對工作造成最大阻礙的是什麼時,五九%說是浪費時間的會議;其次是電子郵件過多,占四三%。

大部分的會議感覺起來都是浪費時間,因為要不是太長,就是沒有既定的議程。假如想要主持成功的團隊會議,就要訂出一組目標,並在會議開始前以電子郵件把它寄給同僚。另外,你在寄出行事曆通告來為會議空出時間時,要確定它只有半小時。時限緊迫會施壓會議中的每個人緊守議程,並把干擾減到最少。可能的話,每週都在不同的現場或場地開會。改變環境可以刺激有創意的想法,對於防止隊友的思考變得老套與重複也會大有助益。

這七種想法經過了專家實地測試,大部分的人都發現它相當有幫助。不過,你比我更懂自己,所以假如有別的做法,那就拿來用。威訊的顧客體驗經理吉兒.薩瑞斯基 (Jill Zakrzewski) 有全然違反直覺的做法,但對她管用。「每天我都是坐在人來人往的公共區域。這代表我會不停受到喝咖啡休息一下和想要閒聊的人打岔。」她說。「必然的是,我常常要在星期五待晚一點,以便把受到這些友善交談所打擾的工作全部做完。不過,我從這些互動中所建立的網絡卻使我在為案子辨認出合適人選時超有效率,而且靠著現有的關係,他們都會正面回應來幫忙我。」

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(本文書摘內容出自《低歸屬感世代:面對因科技而變得孤獨的一代,管理者該如何找回工作夥伴間的深刻連結?》,由 時報出版 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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