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(本文書摘內容出自 《黃金好習慣,一個就夠》,由 今周刊 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

《VO導讀》:

身為主管,和部屬溝通時若能讓他們感受到「主管真的有好好聽我說話」,不僅能增加信任感,連帶還能激發潛力。

在職場上,「認同」的習慣寓意深厚。

(責任編輯:鄧羽辰)

文/ 三浦將

接下來我要談的也是溝通基本中的基本。所謂的基本,原本就已經把最重要的事濃縮成精華,因此接下來的內容,可以說是溝通中最重要的事。

那就是認同對方的習慣。

既然是基本中的基本,認同這個習慣絕對是寓意深厚。光是談這個習慣,就可以寫好幾本書。而且做得到這個習慣的人、和做不到的人,差異非常明顯。

其實我在當上班族時,曾經有不認同部屬的慘痛回憶。當時我並未認同每一個人,只是用主管這個職位的權力來管理團隊。那是一種典型的錯誤模式,導致彼此無法建構信賴關係,團隊也一直缺乏幹勁。

相反的,如果主管習慣去認同部屬,不僅能互相信任,還能引導出部屬的潛力,把團隊的能力發揮到極致。

認同,指的是承認對方。對方的行動、對方創造的成果、對方的能力、對方的價值觀,以及對方的存在。

關於認同,首先重要的是仔細觀察對方。如果你是主管,平常就要好好觀察部屬。

部屬的言行舉止、部屬交出的成果、周遭的人對他們有什麼印象等等。仔細觀察他們之後,你會發現一些事情。其中如果有你想告訴他們的事,請告訴他們。

跟他們說的時候,要說事實,這正是認同的過程。這也適用於教育小孩或夫妻關係等所有人際關係上。

主管如果平常就花心思仔細觀察部屬,自然會說出像這樣認同的話:

「你很用心製作給客戶的提案嘛。」

「你製作提案的資料下了很大的工夫耶。」

「看到你那麼認真,我也被刺激到了。」

「你幫我打理了很多事,讓我沒有後顧之憂。」

像這樣只要說一點認同的話,對方就會覺得「他確實有在注意我」。這樣的溝通持續下去,彼此就會建立起信任關係。為了做到這一點,最重要的是平常就要「好好觀察部屬」。

另一方面,認同和稱讚不同。因為稱讚伴隨著評價,也就是會有「好壞」的概念。

一旦摻雜了評價,就會有有效和無效之分。

尤其是能幹的部屬,如果你為了控制對方而稱讚他,反而可能失去他的信任。有能力的人想被精確的稱讚,如果你稱讚的點不對,反而讓他覺得:「不是這裡啦,你果然不了解我。」

能不能認同不是技巧問題,關鍵在於持續用心尋找對方希望被認同的點。仔細觀察,自然會發現想告訴對方的事,然後傳達事實,只要這樣做就夠了。

如果你想要跟某位部屬拉近關係,剛開始請持續有意識的做這套認同的舉動,每天做一點點也好。不久後你應該會發現,自己會在無意識間就對他說一些認同的話。

馬上回覆電子郵件的習慣

我要在這裡介紹兩個和認同有關的習慣。

第一個是馬上回覆電子郵件的習慣。

我們在組織裡工作,每天都會收到非常多的電子郵件。其中也有大客戶寄來的信和重要性高的信。在這種情況下,我們要如何回應部屬寄來的信?很多人應該都會晚點回信。不過我建議各位,養成馬上回信的習慣。

不一定要正式的回覆,只要讓他們知道「我收到信了,之後我再好好回覆」即可。

光是這個動作,對方就能確定你看到信件內容了,不但覺得放心,也會覺得主管總是把自己的事放在心上,因此增加對你的信任。

放下手邊的事,認真聆聽的習慣

另一個習慣是,部屬來找你報告、聯絡、諮詢時,放下手邊的事,認真聽部屬說話。

我們常看到部屬特地到主管的辦公桌前商量事情,主管卻一邊聽,一邊盯著電腦螢幕或讀著資料。我可以理解主管很忙,但是這樣做會讓對方覺得「電腦的工作比聽我講話重要」,如此一來完全不會有認同對方的感覺。女性尤其擅長一心多用,因此很容易出現這種狀況。

當事人或許的確有好好聽部屬講話,但就是會讓部屬認為「他一定沒好好聽」。

部屬如果來找你,請放下手邊的事,身體略向前傾,展現「我會好好聽你說話」的態度和姿勢。認真聆聽,就會讓部屬的認同感升高,建構互信的人際關係。

如果真的很忙,無法回應的時候,你可以直說:「謝謝你的報告,不好意思,我現在沒辦法說話,能不能請你○○分後再來?」

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(本文書摘內容出自 《黃金好習慣,一個就夠》,由 今周刊 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)