【如何在做簡報時打中聽者的迫切感?】矽谷簡報女王傳授「說服力」要素:設置新航線的動力

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《VO》導讀:

當你有個好點子想分享、當管理者想推進組織改革、當新創者想讓投資人一擲千金,「簡報」就是那個與人連結的最強溝通工具。

蘋果、谷歌、微軟、奇異、惠普、思科、臉書、推特等公司指定溝通顧問的頂尖國際演說家南西.杜爾特今天要帶你看如何在簡報中「為觀眾的旅程做好準備」。

(責任編輯:黃懷容)

文/頂尖國際演說家 南西.杜爾特

簡報應該有目的地。如果你不先規畫好「希望觀眾聽完簡報後該前往什麼位置」,他們就到不了那裡。 如果有名水手想航行至夏威夷,他不可能跳上船,打開船帆,猜測方向,然後預期航行數天後到達目的地。這樣根本行不通。你必須設定航線,這代表必須發展正確的內容,而你設定的目的地可以做為引導。你分享的每一點內容,都應該把觀眾朝目的地推進。

請記住,簡報旨在把觀眾從某位置轉移至另一個位置。當他們離開自己熟悉的世界,朝你的觀點靠近時,會產生一種失落感。所以你是在說服觀眾放棄舊有的信念或習慣,改採新觀點。當人們從新角度對某事產生深刻的理解時,他們會傾向改變。這種改變始於內部(內心和頭腦),以外部變化結尾(行動和行為),整個過程通常歷經一番掙扎。

掙扎通常會出現阻力,如果你規畫得當,就能加以利用這股力量。帆船逆風航行時,調整船帆即可借力使力。如果控制得當,帆船行駛的速度可能比風還快,即便船正逆著狂風而行。 你或許無法控制觀眾阻力的強弱,但你能「控制船帆」(你的訊息),並運用它來獲得動能。 控制得當時,看似相反的力量反而能產生向前的動力。然而,就像航行一樣,你也需要來回移動才能抵達目的地(正如簡報格式一樣)。

觀眾的旅程必須先被規畫好,並且所有相關訊息都應把觀眾朝目的地推進。

圖片來源:Pexels

掌握核心訊息

核心訊息是你想傳達的主要訊息,包含了讓觀眾以新的指南針做為指引,設置新航線的動力。編劇則稱為「中心思想」(controlling idea),也被稱為主旨、要點、主旨句、單一統一訊息。

好的核心訊息包含三部分:

第一,核心訊息必須闡明你的獨特觀點:

人們是來聽你說話的。既然他們想知道你對該主題的看法,就應該讓他們聽到你的看法。舉例來說,「海洋的命運」只是一個主題,而非核心訊息。「全球污染正危害著海洋和我們」則是有獨特觀點的核心訊息。核心訊息不一定非得獨特到前所未聞,只要提出「你」對該主題的觀點即可,而非泛泛之談。

第二,核心訊息必須傳達出風險所在:

核心訊息必須闡明觀眾為什麼該關切此事,甚至採納你的觀點。你可以說想法是「通過新的立法復育濕地」。但請比較以下說法:「如果沒有更好的立法,到 2025 年時,濕地的破壞將造成佛羅里達州經濟損失高達七百億美元。」傳達議題的風險有助於觀眾體認參與此事的需求,並成為英雄。如果沒有令人信服的理由讓人採取行動,核心訊息就無法達到預期效果。

第三,核心訊息必須是完整的句子:

以句子的形式來說明,讓句子有名詞與動詞。當你問某人「你的簡報內容是什麼?」時,多數人會回答「第三季的更新訊息」或「新軟體計畫」等答案。這些都不是核心訊息。核心訊息必須是完整的句子,如「這軟體可以讓你的團隊更有生產力,在兩年內創造出一百萬美元的收益。」如果句子中用到「你」更好,代表這句話是針對某個人寫的。

圖片來源:《簡報女王的故事力》,由商業周刊提供。

情感是核心訊息的另一個要素。把各種情感化繁為簡可以讓這項任務變簡單,最終只訴諸快樂與痛苦。極具說服力的簡報會利用快樂與痛苦進行以下操作:

如果觀眾拒絕這核心訊息,痛苦的可能性將增加,快樂的可能性則降低。

如果觀眾接受這核心訊息,快樂的可能性將增加,痛苦的可能性則降低。

例如,以「我們正失去競爭優勢」為重點的商業簡報,沒有談到風險為何。相較之下,「如果我們不重新取得競爭優勢,你可能丟掉飯碗。」這句話就清楚指出巨大風險。句中訴諸了員工的生存本能。人面對威脅和急迫感時會想改變。在 2007 年 1 月的《哈佛商業評論》中,變革大師約翰・科特(John P. Kotter)解釋:「大多數成功的變革始於某些人或團體開始認真審視公司的競爭狀態、市場定位、科技趨勢與財務績效。接著, 他們找到廣泛且能戲劇化地傳達這些訊息的方法 ,尤其是針對危機、潛在危機或及時雨一般的絕佳機會。」

簡報的重心應該符合實際情況的嚴重性,準確且不多不少的反映出所有風險。

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(本文書摘內容出自 《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》,由商業周刊授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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