如何讓公司覺得你很重要?中國亞馬遜前副總裁:善用 SWOT 找出你的「職場人設」

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《VO》導讀:

為了在職場上求表現,總是日以繼夜地加班,卻還是看不出有什麼成效?

曾在 22 歲被辭退、43 歲當上中國亞馬遜副總裁的 MBA 企業導師 張思宏 想要藉著他在職場打滾 20 幾年的經驗告訴你:「做人做事」都是種專業技能,但重點不在做「多」,而是在你有沒有做「對」!就讓我們一起來看如何在職場裡找到專屬自己的「人設」,從而提高「職場能見度」。

(責任編輯:黃懷容)

文 / 亞馬遜(中國)前副總裁、
MBA 企業導師 張思宏

「人設」,就是「人物設定」的簡稱 ,相信大家對此並不陌生。如今多少有點名氣的歌星、影星,都會絞盡腦汁地包裝自己,為自己設計出極具個人風格的人設。我覺得「人設」真的是個非常接地氣、好理解又貼切的詞,因此我把它引入到塑造職場個人品牌這個話題中來。

規劃你的獨特人設,提高職場能見度

那麼怎樣才能打造出一個極具個人特色,從而讓自己在組織當中能見度超高的人設呢?我覺得以下兩個要素是必不可少的:

1. 利用 SWOT 分析法,設計具有個人特色的影響力模型
2. 積極主動地提升你的職場辨識度。

圖片來源:《專注做事、精簡做人的極簡工作法》,由采實文化提供。

▼ 用 SWOT 分析法為自己把脈,找出優缺點

什麼是 SWOT 分析法?如何利用這種分析法設計出你的影響力模型?

SWOT 又被稱為態勢分析法,最早用於企業戰略分析。但是我發現,這種思維方式和工具對於個人影響力模型的設定也非常適用和有效。SWOT 是四個英文字母的縮寫: 優勢(strengths)、劣勢(weaknesses)、機會(opportunities)和挑戰(threats)。 它是從內部和外部各兩個維度,對企業的各方面進行綜合和概括,進而分析組織的優缺點、面臨的機會和挑戰(威脅)的一種評估方法。

如何利用這種分析方法呢?我們先看 SWOT 中的前兩點: 優點和缺點。這兩點都是從內部的視角來分析我們自己的,也就是說,先為自己把把脈,找出自身在影響力上的所有長處和短處 ,然後逐項填寫進表格中。

就拿我自己來說,什麼是我在個人影響力上的 優點 呢?

首先分析一下我的性格:我是位個性非常鮮明的領導者,具備辨識度頗高的個人特質;如果不謙虛地來說,就叫作具有獨特的「個人魅力」,比如敢作敢當,勇於承擔責任,不怯場,當危機發生時敢於挺身而出等。

同時,站在我所從事的工作性質的角度來看,我深厚的專業知識和實際工作經驗絕對是個加分題。因為在公司內部,只要討論到使用者體驗、使用者服務、會員制和客戶忠誠度等話題,我的個人意見和看法一定是相當有話語權和影響力的。所謂影響力,其實就是一種在一對一或一對多時,透過溝通、協調、合作、命令等手段去改變他人的思想和行動的能力。如果想改變別人,那麼就必須與他人發生親密的接觸,這時候,你的表達能力以及與他人的相處之道,就顯得尤為重要。

那麼我的 劣勢 是什麼呢?因為一直以來,我所任職的公司基本上都是外商公司,而且它們的全球總部一般都設在國外,因此當我升到一定的位置之後,就會多多少少遭遇到瓶頸的問題:中國區的高階主管我也當過了,那麼下一步要去哪裡?從 HR 的架構表上來看,去國外總部工作就成了不二之選。但是這樣一來,我在中國區工作時所累積起來的優勢,因為場景的改變,可能瞬間就變成劣勢,比如我原本出眾的演講技巧和能力,在英文環境中就不靈了;相信在外商公司工作過的人應該都能理解。此外,在中國區,我的人際關係、人緣和話語權那是絕對沒話說的,可是對於歐洲、美洲及亞洲其他國家的高階主管來說,我的曝光度還遠遠不夠。所以,當我們在分析優缺點的時候,一定要注意相對應的場景和環境。缺點中的最後一條和我的性格有關:我有時挺隨性的,也有點情緒化,這就造成當我和其他部門的同事一起共事時,可能說話、做決定會稍顯衝動,其實這對個人影響力是有損害的。

所以你看,所謂的優缺點,可以是你的性格、專業、工作能力,也可能是你的興趣愛好、專長等。

再看 機會與挑戰。這兩點是從外部的視角來分析我們自己。

再以我為例,如果我問自己:什麼樣的外部機會會對我的個人影響力模型產生好的作用?這時候我就發現我所處的中國市場絕對是個加分題。因為隨著整個中國網際網路的飛速發展,瞭解中國國情、有中國背景的管理者就會在全球型企業中變得更為重要,這種特殊的經歷會幫助我在一些全球型的專案中受到更多的注意力;就算不是聚焦我本人,但我的中國身分會加重我的曝光度和話語權。與此同時,我在公司中有一個獨特的身分,也會對我個人影響力的設定產生積極的影響,那就是除了本職工作之外,我還在公司中擔任首席使用者經驗管理員的職位。按照亞馬遜的規定,使用者經驗管理員有權參與公司幾乎所有重大專案的討論和決定,這讓我有了大量與其他部門的老闆、同事和下屬產生關聯性的機會。這種溝通合作的機會大大提升了我在公司的曝光度。

那麼什麼是我個人影響力設定上的挑戰呢?透過對公司全球戰略的分析,我發現公司的全球業務重心正在逐步往印度區轉移,這就意味著像我這種立足於中國的管理者,起碼在未來的一段時間內,可能沒辦法像印度區的管理者那樣在公司中佔據核心的位置。再加上公司全球組織架構的調整,原本和我關係密切的一批老闆、同事紛紛離職或者換了職位。這些因素加在一起,都可能對我的個人全球影響力造成一定的負面打擊。

用 SWOT 分析找到獨特人設。(圖片來源:《專注做事、精簡做人的極簡工作法》,由采實文化提供。)

▼ 依據你的影響力模型取長補短

透過 SWOT 分析,我已經對自己有了全面且清晰的認知,接下來,就到了進入 設計個人影響力模型 的階段了。這時候我們需要遵循的原則是: 取長補短,利用機會,化解挑戰 。還是以我為例:那些放在「優點」欄中的能力、技巧,以後都應該予以放大並重點加以發揮。而那些缺點的項目,當自己今後在和其他部門產生關係時,就應當小心避免。

與此同時,要積極主動地尋找並利用機會,一方面擴大自己已有的優勢,另一方面有針對性地規避潛在的風險和挑戰。比如我的優點在於表達和與人溝通,那麼在工作中我就應該多去發揮自己的這個優勢,多用溝通、協調、談判去影響別人;此外,多尋找與全球其他國家的團隊和高階主管接觸的機會,鍛煉和提升自己的英語表達能力和意願——這就叫 取長補短

同時,還要 充分利用自己掌握的獨特機會 ,比如我自身的中國背景,以及使用者經驗管理員的身分,這些都讓我具有了比別人更多更廣地接觸全公司各個部門的機會。但我也不能忘記那些潛在的風險和挑戰,比如隨著全球戰略的調整,最起碼在近期內,我不能過度發揮自己的中國通標籤,同時要儘早重新審視和加強我的全球關係網;因為組織架構的調整就要來臨,我原來的那些人際關係可能將不復存在,這時候我要未雨綢繆,防患於未然。

經過如此一番縝密的分析和設定,最終我的個人影響力模型就橫空出世了:「個性積極進取,善於表達,具有極強的團隊合作精神、使用者經驗專業素養和全球視野的領導者。」

▼ 三點幫助你提升職場辨識度

講完了 SWOT 分析,我們已經對自己的個人影響力人設有了一個初步的認知,那麼 第二點就是要提升自己在整個組織中的辨識度 ,讓與你合作的夥伴們都能知道你、瞭解你並尊重你的意見和看法,換句話說,讓自己在公司中具有極強的個人影響力。那這個時候你又應該具體做些什麼呢?

簡單來講,以下幾個動作,都是對提升個人在組織中的曝光度、影響力相當有幫助的:

第一,樹立聰明的得失觀
第二,積極主動地尋找擴大影響圈的機會
第三,以幫助者的姿態與其他部門建立關係

還記不記得剛才在做我的 SWOT 分析時,提到在「機會」這個模組中我有一個獨特的身分叫作 「使用者經驗管理員」?我為什麼要當這個使用者經驗管理員呢?這個經驗管理員的身分是如何幫助我提升自己的個人影響力的呢?除了這種機會之外,還有什麼其他的工具、方法或機會也能達到同樣的目的呢?

我在亞馬遜一共待了將近五年的時間。這是一家非常重視使用者經驗的公司,為了保證公司裡所有的員工(尤其是領導者)都能具有強烈的「癡迷於用戶」的理念和行為,它的創始人傑夫‧ 貝索斯在公司設立了一個非常重要的職位:使用者經驗管理員。並規定:公司當中所有涉及與使用者體驗相關的產品、網站設計、促銷活動和科技創新等,都需要經過使用者體驗管理員的審核與批准。所以說,這個使用者經驗管理員在公司中真的非常重要。但如此重要的職位居然不是專職,而是兼職的。

就拿我來說,我的本職工作是中國區副總裁,負責客服中心的營運、網站的維護、用戶自助工具的開發等。可就在這個繁忙的本職工作之外,我還要擔任中國區的使用者經驗管理員,進行全公司員工關於使用者經驗文化的培訓,負責所有與使用者經驗相關專案的審核,參與使用者經驗戰略的制定和實施等。然而我的績效考評 KPI 裡沒有使用者體驗管理員的內容。也就是說,使用者經驗管理員和我的獎金、薪水並沒有直接的關聯。

▼ 在職場,要把握一切可能的機會

我為什麼還要去做這個吃力不討好的工作呢?

這份工作看起來為我增加了額外的工作量,而且也不能給我帶來直接、立刻的經濟回報,也就是說,失大於得。但是它不折不扣地給了我另一種比錢更寶貴的利益: 我在公司中的個人影響力!

因為要給全公司的新員工進行使用者經驗文化的培訓,所以幾乎一○○%的新員工都知道我的名字和工作職責。

因為所有的重大專案必須邀請我參與審核,所以我對整個公司的業務動態瞭若指掌,並且在專案的審核中和所有部門的同事們建立了直接的關係。

因為我是公司最重要戰略的制定者和實施者,因此我會定期參加公司各部門的業務例會、專案例會、戰略制定研討會等。這些會議以及之後的互動和交流,讓我和各層、各部門的主管們有了深入的、一對一的、公開的、私下的溝通,這讓我在整個公司中建立起了非常廣泛的人際關係網。

而最終,這一切的努力都會反映到個人影響力上來。其實說實話,一開始做這個使用者經驗管理員,我也是不情不願的, 因為不划算,付出了很多努力,可是對我的業務績效考評並沒有幫助。但是經過幾年的實際操作,我才真的明白: 要想在一個大的組織中提升自己的影響力,就不能太計較眼前的得失;與此同時,一定要把視線延伸到更大的領域,積極主動地去尋找可以擴大自己影響範圍的機會。

此外在你和其他部門發生交集、建立關係時,一定要擺正自己的位置,以一種協助者而非麻煩製造者的態度去和他人進行溝通交流,這樣下來,你在別人心目中的價值和地位才能變得越來越重要,最終,你的個人影響力才能得以提升。其實職場中類似使用者經驗管理員這樣的機會還有很多,比如跨部門的專案合作,不同職位間的輪班,擔任公司的內部培訓師,在員工社團中擔任活動的組織者等。這些工作或職位都是非常好的可以擴大自己影響力範圍的機會。

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(本文書摘內容出自《專注做事、精簡做人的極簡工作法》,由采實文化授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

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