【簡報不簡單,用英文簡報更難】用「賈伯斯 3 原則」,有邏輯地用英文打中聽眾的心

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【為什麼我們要挑選這篇文章】

準備英文簡報要注意哪些事情?你除了可以參考賈伯斯的簡報三原則,建立高效準備簡報的適當觀念也很重要。此外,從「開場」、「主要內容」、「結論」到「聽眾提問」,如何用英文表達?這篇文章也為你一一清楚分析。

(責任編輯:謝宜臻)

英文簡報如何才能更流暢又吸引人?蘋果傳奇人物賈伯斯如何打造簡潔又充滿風格的簡報?本文帶你深入淺出,看完簡報力大提升!

事前準備:四大步驟讓你上場不再心驚驚!

專家傳授!如何做一份極完美簡報(How to Give an Awesome Presentation?)

Simple Words & Sentences 用字簡化,避免艱澀名詞或複雜句構

簡報時,句子往往一閃而過,使用通俗好說的句子不只是善待自己,也善待聽眾的耳朵。而多使用動詞的主動用法,也可以讓句子聽起來更生動。再加上適當的轉折語句就能讓整場報告更加行雲流水!

Proper Speed 調整適當的語速

不需要為了讓自己聽起來更專業而無止境地追求說話的速度,相反地,當聽眾並非全為英文母語人士時,適當地放慢說話速度,能讓聽眾更舒服地理解我們想要表達的內容,同時也給講者更多的時間觀察台下反應、回想下一個要說的論點、增加表情手勢來調節現場氣氛等等,可說是三個願望一次滿足!

Visualization 視覺化你的簡報,能用看的就不要用讀的!

「簡」報就是要簡單,不要放太多的文字,而是盡量以整理過的數據、圖表等方式呈現,搭配上講者的解釋,才是一張有意思的簡報。而且千萬不要把所有要說的話放在簡報上,簡報不是你的講稿!而且如果字都放在簡報檔裡了,聽眾印出來讀就好啦,幹嘛要聽你講?

Practice 精益求精,永遠別說你已經「完美」了

一個好的簡報者(包含蘋果創辦人 Steve Jobs),絕不會在上台前就認為自己已經準備充足了,除了最基本的錄音錄影,反覆調整語句、語速、內容流暢度之外,還可以請第三人提供更客觀的建議,還可以針對不同的突發狀況做模擬。Steve Jobs 在一次蘋果發表會前可以花上好幾週,每天好幾個小時不斷地排練,無論是出場時間、走位乃至於什麼時候要用什麼話引發什麼效果,務求一切臻至「上台前能做到的極致」。

接下來,進入重頭戲:賈伯斯對於簡報的三大原則!

Steve Jobs 簡報三原則

【職場的進擊】向賈伯斯學習高超的簡報技巧(Present Like Steve Jobs)

Divide into Three「3」的法則

Steve Jobs 不喜歡冗言贅字,當他在簡報的時後,常常以三項事物為一組,比如說,將簡報分成 3 幕,產品強調 3 大功能、一次介紹最多 3 項產品等等。在讓聽眾容易記憶的同時也方便他自己在簡報節奏上的安排。

Simple is Good 簡單就是美

Jobs 認為過多的文字只會讓聽眾分心,因此他所準備的投影片都是簡約到一個極致,一張簡報上只有一張圖或一個字也是常有的事。他甚至提出,一張成功的簡報上不應該有 17 個以上的字出現。

Just One Sentence 用一句話做最有效的溝通

Jobs 在發表新產品的時候,從不提容量多大、重量多少公克等等的術語,而是用一般人都能理解的方式來說明產品規格,像是形容 iPod Shuffle「比一條口香糖還小、還輕」;蘋果電腦 OSX 螢幕上的快速鍵「美得讓你想要舔它。」;或是直接從牛皮紙袋中拿出一台 Mac Air,一句話或一個動作就能傳遞產品最大的特色,讓大家想不讚嘆也難!

看完這三個原則,接下來會更深入的和大家講解簡報流程中的每個環節可以使用的技巧:

簡報流程(驚人開場 – 主要內容 – 有力結論 – 聽眾提問)

A. 驚人開場

【職場的進擊】五個步驟讓你有個殺手級的開場白(How to Do a Presentation – 5 Steps to a Killer Opener)

用一段吸引人的影片或圖片來抓住觀眾的注意力是相當重要的。不過當開始簡報時,必須先歡迎、感謝參與的聽眾,特別是有長官在場時更不能少掉這樣的禮儀,我們可以說:

Good afternoon, ladies and gentlemen. Thank you all for being here.
各位先生女士,午安,很高興你們來到這裡。

I’d like to thank you for taking time from your busy schedule to be here today.
我想先謝謝各位撥空前來這裡。

Hello! I’m so glad you could all be here today.
嗨,很高興你們今天都能來到這裡。

如果是正式的公開演講,就不需要再次自我介紹,而若是分享會性質的簡報,則可以加上簡單的自我介紹,其中包含個人背景、職涯經歷等等。

I am ____, and I have been ____.
我是 ____,而我之前做過 ____。

在介紹完自己後,可以快速切入主題,用簡單的幾句話說明今天活動大致上的流程和主旨,在一開始的時候可以這樣說:

We’ve come here today to learn about____ .
今天我們聚在這裡,是要討論____主題。

Today, I’d like to introduce / talk to you about ____ .
今天,我想和各位討論的主題是____。

Today, my focus will be on____ .
今天我會把焦點放在____上。

I intend to give you a brief overview of____ .
我想就____ 題目,向各位做個簡單的概述。

B. 主要內容

首先推薦給大家這部影片,看看有什麼秘訣是你還不知道的!

【商用英文】必勝關鍵!商務簡報祕技大公開(How to Prepare Note Cards for a Speech)

1. 在簡報的正式內容即將開始時,我們可以利用一些簡短俐落的句子來和開場做切割,提醒聽眾,真正的簡報內容即將開始。

Okay, let’s get started!
好的,我們現在就開始吧!

Let’s begin from____ .
我們就從____ 開始談起吧。

First of all, I would like to talk about____ .
首先,我想要說的是____ 。

“Let’s get started.” 是賈伯斯常用的句型,在蘋果的新品發佈會上,大家早就興奮得不得了,等著瞧今年蘋果又有什麼新花樣,因此賈伯斯這句話一出口,立刻就可以把全場的氣氛推向更 high 的高潮!

2. 在簡報過程中,常常會需要提出許多不同的論點,當我們想要提出一個新的論點或是進入簡報的下一段內容時,可以用這些句子來開頭:

Let’s move on to the next point/turn to a new topic.
現在進入我所要講的下一個重點/討論一個新的主題。

After that, I would like to go on a related topic.
在這之後,我想繼續探討一個相關的主題。

Before my final point, I’d like to point out that____.
討論最後一點前,我想要說____ 。

3. 而當我們說到一半,想要引用前面講過的論點做為佐證時,我們可以說:

I’d like to refer back to my earlier discussion of____.
我想回頭看一下我們剛剛說過的____論點。

To go back to the idea of… 現在再回到⋯⋯的構想上

在簡報過程中,如果碰到重要的「論點」或「數據」要強調,可不要再說 “This is very important” 了,聽起來既沒氣勢也無法吸引聽眾的注意力,我們應該這樣說:

I cannot overstate the importance of this data.
我必須特別強調這項數據的重要性

這種說法和 “I can’t be too careful.” 一樣,用「無法更⋯⋯了」來凸顯現在要說的事情的重要性。

This is our fundamental problem.
這是我們最核心的主要問題。

當提出某些重要的資訊後,接下來就要深入討論這些議題,我們可以說:

I’d like to expand on this idea for a moment.
我想抽出些時間詳述這個概念。

expand 是展開的意思,expand an idea 指的就是「把想法展開來詳細說明」。

Let’s spend a few minutes getting to the essence of this problem.
就讓我們花些時間深入這個問題的本質。

get to the essence of sth 的意思是深入某件事的本質,有種「深入精髓」的感覺。

Now we’ve reach the core of the problem.
現在我們已經碰觸到問題的核心了。

This is too important to gloss over, so I’d like to take some time with it.
這件事太重要了,不能輕描淡寫帶過,所以我想花點時間在它上面。

C. 結論

To sum up./In conclusion. 總而言之。

In the end. 最後。

I’d like to conclude with a quote from____.
我想要引用____的一段話來作結。

I want to conclude my presentation with a few points.
總的來說,我的報告有以下幾點總結。

I’d like to leave you with one last idea.
在結束前,我想再向你們提出最後一個概念。

D. 聽眾提問

想必許多人都碰過這種尷尬情況:在簡報結束後在台上和聽眾面面相覷,卻沒有人要舉手發言,這時候我們可以提醒聽眾「現在已經進入 Q&A 時間」來提醒他們可以舉手發問了。

I would like to start our Q&A session.
現在開始是自由發問的時間。

I’d be glad to answer any question about the topic today.
我很樂意回答任何有關今天簡報的問題。

Has anyone got any question?
有人要提出任何問題嗎?

而為了避免有時聽眾問的題目不夠明確,我們可以用這些句子來幫助我們理解聽眾的問題,或是可以藉由複述一次問題來讓參加的所有成員都能聽見問題是什麼。

I am sorry I don’t quite understand your question, do you mean____?
很抱歉,我不是很了解您的問題,您的意思是____嗎?

Could you rephrase your question?
可以請您重複一次問題嗎?

Okay, your question is that____, right?
你的問題是____對嗎?

在回答問題之前(或後),總是要詢問發問者是否有回答他的疑問,也不免俗地要感謝提出問題或意見的聽眾,我們可以這麼說:

Did that answer your question?
我這樣說有回答到你的問題嗎?

Thank you for asking that question.
謝謝你出這個問題。

Thank your for bringing that point up.
謝謝你提供那個觀點。

Thank you for reminding me about that thing.
謝謝你提醒了我這件事。

簡報小火花:互動性

如果整場簡報都只有講者一個人在說話,那台下聽眾可能沒多久就要睡著了!我們可以用一些方法來和聽眾互動,讓簡報變得更活潑有趣!

【職場的進擊】有魅力的溝通者──六個祕訣(How To Have Better Communication Skills)

講出意料之外的事實、自身經歷的故事

While I was thinking about this speech, I was reminded of____.
當我在準備這場演說時,我想起了____。

The reason why I’m so passionate about this topic is that____.
我之所以對今天的主題有這麼大的熱忱是因為____。

Have you ever wondered____
各位有沒有想過____。

提出問題、反問聽眾

So, how do we solve this problem?
那麼我們該如何解決這個問題?

Imagine that if you____.
想想看,如果你____。

Can you even conceive of it?
你能想像嗎?

甚至也可以請觀眾舉手、或是提出意見、分享經驗:

Let me ask you something: would you want to____?
讓我問你們一些問題:你們會想____嗎?

How many of you have faced a problem like this one?
你們之中有多少人碰過這樣的問題?

讓聽眾有事做

Have a look at the second page of your handout.
看看你們講義的第二頁。

Take a gander at these figures.
看看這些圖表。

I’d like you to pay particular attention to____.
我希望你們特別注意____的部分。

最後,在上台前務必檢查一下,以下影片中的「四不八要」是不是都做到了?

如果是,恭喜你,你已經準備好一次漂亮的英文簡報了!

【職場的進擊】簡報時你不可不知的「八要四不」技巧!(How to give a presentation in English)

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(本文經合作夥伴 Voicetube 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈【商用英文】經典不滅:賈伯斯傳奇簡報術 feat. 超上手簡報金句 〉。)

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