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《VO》導讀：
開會的本意是要透過眾人的討論，來做出最恰當的決策。然而，「浪費時間」、「沒有結論」、「毫無頭緒」的會議也經常發生。到底該怎麼解決這種開會情況呢？日本行為科學大師石田淳分享幾個小訣竅，讓你不再開「沒意義」的會。
（責任編輯：陳奕安）
文／日本行為科學大師 石田淳
上司與部屬明明都很忙，還是得停下手邊的工作，全部到會議室集合。你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢？
「討論一直在繞圈子，到最後都沒有結論。」
「叫年輕同事發表意見，總得不到有用的回答。」
「話題一直偏離主題，會議結束也沒有任何收穫。」
「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點，氣氛就凝重得像守靈一樣。」
想要減少會議上的焦躁情形，請先嘗試以下三件事：
❶ 把當天會議的主題與目標寫出來
為了避免耗費時間也得不出結論，或話題東拉西扯，最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。
．會議主題
例：籌備新產品發表會
．本日目標
例：決定當天的節目／決定邀請名單與邀請函文案／確認租借的器材／開場影片二選一
．如果是長期企畫的中間階段，就要設定最終期限
例：發表會舉辦日＝11月15日
建議各位如以上所示，先以具體的表達方式寫在白板上，讓所有參加者開會時，視線隨時都能看到這些文字。
❷ 決定時間分配
迎新儀式或誓師大會等公司的活動、研修會或研究發表會、為顧客舉辦的聚會等，有人潮聚集的活動，一定會做好時間分配。因為時間有限，在這段時間內想要執行幾項內容，當然要針對各項內容分配時間，例如「這一項十分鐘」、「這裡二十分鐘」。
不過，不知道為什麼有那麼多公司平時開會時，卻不會分配時間？導致以下情況不時上演：「今天的會議希望能做出四項決定，到最後卻一個也沒決定。」
． 課長布達：三分鐘
．業務部報告：二十分鐘（四分鐘×五人）
． Q&A：十分鐘
．討論新產品名稱：二十五分鐘
．總務布達：兩分鐘
例如時間分配如上，像❶的會議主題和目標一樣，清楚寫在白板上，提醒所有成員在規定時間內討論，會議就能順利進行。
分配時間時，如果無法在規定時間內討論完所有事項，表示會議時間對於議事內容而言並不足夠，可以考慮採用具體的解決方案，例如「部分內容留到下次開會再討論」、「延長會議時間」等等。
❸ 不開不必要的會議
想要與所有成員共享資訊及交換意見，唯一的方法就是決定好時間與地點，將所有人聚集在一起。過去的時代確實如此，不過，現在已不同以往。只要使用企業內部網路或「商務聊天」（Business Chat）等工具，就能達到以下目的：
．上司一次對所有成員下達指令。
．所有人可以讀取成員的意見。
．針對各項課題建立群組，分組討論意見。
．可以共享Word、Excel、圖片與PDF等各種資料與檔案。
這類工具除了電腦以外，也能在平版電腦或智慧型手機上使用。因此，沒必要僅僅為了「每星期三召開例行會議」等理由，讓所有人在百忙之中抽出時間集合。當然也有「必須面對面直接溝通的會議」，在這種場合裡，請採用前面提到的❶和❷，與成員密切討論。
如果例行會議的內容可以在網路上進行，就應該考慮取消這場會議。如此一來，即可確實減少造成焦躁的因素。
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減輕各類型會議的焦躁感
雖說是會議，但是內容五花八門。如果從資訊的流通方向來分類，可將各種會議分成由上往下傳遞資訊的「由上而下型」（Top-down）、由下往上提供資訊的「由下而上型」（Bottom-up）、由全員共享及檢討資訊的「全員參與型」等三項類別（大多是混合型，也就是前半為由上而下型，後半為全員參與型）。
資訊的流通停滯不前或往意想不到的方向發展，都是開會時感到焦躁的最大原因。根據資訊流通的方向不同，行動時有不一樣的重點，能讓會議順利進行，請各位務必實行看看。
❶由上而下型（由主管下達命令、提案、說明主旨、布達等）
．對部屬的指示要說明「具體的行動」
上司對部屬以命令或聯絡的方式傳達訊息，最終目的是為了「讓部屬照自己的期望行動」。因此，不要使用抽象的表達方式或模稜兩可的話語，請說明具體的行動。
．一次會議最多傳達三項事情
站在接受指令的立場想一想就能了解，一下子接收一大堆訊息，當然很難全部使命必達。我建議，一次最多傳達三項具體行動就好。
〈事前準備〉以筆記整理重點
「想到什麼就說什麼，說得又臭又長」的傳達方式，不可能讓聽者一聽就明白。
「到頭來，他究竟想要表達什麼？」為避免這種情況，請先寫在筆記上整理好。
❷由下而上型（確認部屬的報告內容、進度資訊等。）
．不要打斷部屬說話、不要破口大罵
如果你希望部屬針對下達的命令回報結果與進度情況，「一對一的報連相（譯注：報告、聯絡、相談〔日語的「相談」即商量之意〕）」便綽綽有餘。儘管如此，特地開會要求所有人齊聚一堂有兩項優點：第一項是與所有人分享成功案例或優秀人才的知識訣竅；第二項是聽取別人的意見，激發新的點子或資訊，例如「如果是這樣，這個做法也許比較好」、「有類似的案例喔」。
最重要的是保持良好的氣氛，讓所有出席者暢所欲言，才能刺激大家互相交流有用的資訊。不可以因為上司的一句話，讓整個會議室的氣氛降到冰點。
〈事前準備〉事先告訴部屬需要哪些報告內容
提升部屬報告品質的訣竅，就是具體說明你希望部屬呈現什麼樣的報告內容。
別在會議上怒吼「怎麼會報告成這個樣子！」徹底跟令人焦躁的會議說再見吧。
❸全員參與型（解決問題、企畫會議、交換意見、分析資訊等等）
．不要出言否定別人的發言
這種類型的會議，最重要的是激盪出廣泛的意見與眾多想法。千萬避免說出會扼殺創意新芽的話語，如「這不可能實現的」、「不要說這種模稜兩可的意見好嗎？」等等。
．不要催促別人說話
「都沒有人要發表意見嗎？」不要這麼急躁，而是應該有技巧地增加部屬發表意見的行動。例如在會議一開始先聲明，藉此敦促部屬發言：
「今天對於任何意見都要拍手，禁止反駁。」
「今天每個人至少要提出三種想法。」
「這件事情我想聽聽年輕人的意見，資深同仁請暫時不要發表意見。」
〈事前準備〉事先與所有人分享資訊
會議的時間有限，為了將大部分時間用於互相討論與交換意見，請在開會前，先發放影印文件或以電子郵件、企業網路等方式，與所有人分享會議相關資訊。
這是避免「今天又超過時間⋯⋯」而引發焦躁的關鍵。
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（本文書摘內容出自《頂尖人士這樣面對壓力》，由天下文化授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
