【頂尖人士這樣面對開會的焦躁】日本行為科學大師:開會前嘗試做「3 件事」

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《VO》導讀:

開會的本意是要透過眾人的討論,來做出最恰當的決策。然而,「浪費時間」、「沒有結論」、「毫無頭緒」的會議也經常發生。到底該怎麼解決這種開會情況呢?日本行為科學大師石田淳分享幾個小訣竅,讓你不再開「沒意義」的會。

(責任編輯:陳奕安)

文/日本行為科學大師 石田淳

讓會議不再沒有意義

上司與部屬明明都很忙,還是得停下手邊的工作,全部到會議室集合。你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢?

「討論一直在繞圈子,到最後都沒有結論。」

「叫年輕同事發表意見,總得不到有用的回答。」

「話題一直偏離主題,會議結束也沒有任何收穫。」

「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點,氣氛就凝重得像守靈一樣。」

想要減少會議上的焦躁情形,請先嘗試以下三件事:

❶ 把當天會議的主題與目標寫出來

為了避免耗費時間也得不出結論,或話題東拉西扯,最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

.會議主題
例:籌備新產品發表會

.本日目標
例:決定當天的節目/決定邀請名單與邀請函文案/確認租借的器材/開場影片二選一

.如果是長期企畫的中間階段,就要設定最終期限
例:發表會舉辦日=11 月 15 日

建議各位如以上所示,先以具體的表達方式寫在白板上,讓所有參加者開會時,視線隨時都能看到這些文字。

❷ 決定時間分配

迎新儀式或誓師大會等公司的活動、研修會或研究發表會、為顧客舉辦的聚會等,有人潮聚集的活動,一定會做好時間分配。因為時間有限, 在這段時間內想要執行幾項內容,當然要針對各項內容分配時間,例如「這一項十分鐘」、「這裡二十分鐘」。

不過,不知道為什麼有那麼多公司平時開會時,卻不會分配時間?導致以下情況不時上演:「今天的會議希望能做出四項決定,到最後卻一個也沒決定。」

. 課長布達:三分鐘
.業務部報告:二十分鐘(四分鐘×五人)
. Q&A:十分鐘
.討論新產品名稱:二十五分鐘
.總務布達:兩分鐘

例如時間分配如上,像❶的會議主題和目標一樣,清楚寫在白板上,提醒所有成員在規定時間內討論,會議就能順利進行。

分配時間時,如果無法在規定時間內討論完所有事項,表示會議時間對於議事內容而言並不足夠,可以考慮採用具體的解決方案,例如「部分內容留到下次開會再討論」、「延長會議時間」等等。

❸ 不開不必要的會議

想要與所有成員共享資訊及交換意見,唯一的方法就是決定好時間與地點,將所有人聚集在一起。過去的時代確實如此,不過,現在已不同以往。只要使用企業內部網路或「商務聊天」(Business Chat)等工具,就能達到以下目的:

.上司一次對所有成員下達指令。
.所有人可以讀取成員的意見。
.針對各項課題建立群組,分組討論意見。
.可以共享 Word、Excel、圖片與 PDF 等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外,也能在平版電腦或智慧型手機上使用。因此,沒必要僅僅為了「每星期三召開例行會議」等理由,讓所有人在百忙之中抽出時間集合。當然也有「必須面對面直接溝通的會議」,在這種場合裡,請採用前面提到的❶和❷,與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行,就應該考慮取消這場會議。 如此一來,即可確實減少造成焦躁的因素。

圖片來源:《頂尖人士這樣面對壓力》,天下文化提供。

減輕各類型會議的焦躁感

雖說是會議,但是內容五花八門。如果從資訊的流通方向來分類,可將各種會議分成由上往下傳遞資訊的 「由上而下型」(Top-down)、由下往上提供資訊的 「由下而上型」(Bottom-up)、由全員共享及檢討資訊的 「全員參與型」 等三項類別(大多是混合型,也就是前半為由上而下型,後半為全員參與型)。

資訊的流通停滯不前或往意想不到的方向發展,都是開會時感到焦躁的最大原因。根據資訊流通的方向不同,行動時有不一樣的重點,能讓會議順利進行,請各位務必實行看看。

❶由上而下型(由主管下達命令、提案、說明主旨、布達等)

.對部屬的指示要說明「具體的行動」
上司對部屬以命令或聯絡的方式傳達訊息,最終目的是為了「讓部屬照自己的期望行動」。因此,不要使用抽象的表達方式或模稜兩可的話語,請說明具體的行動。

.一次會議最多傳達三項事情
站在接受指令的立場想一想就能了解,一下子接收一大堆訊息,當然很難全部使命必達。我建議,一次最多傳達三項具體行動就好。

〈事前準備〉 以筆記整理重點
「想到什麼就說什麼,說得又臭又長」的傳達方式,不可能讓聽者一聽就明白。
「到頭來,他究竟想要表達什麼?」為避免這種情況,請先寫在筆記上整理好。

❷由下而上型(確認部屬的報告內容、進度資訊等。)

.不要打斷部屬說話、不要破口大罵
如果你希望部屬針對下達的命令回報結果與進度情況,「一對一的報連相(譯注:報告、聯絡、相談〔日語的「相談」即商量之意〕)」便綽綽有餘。儘管如此,特地開會要求所有人齊聚一堂有兩項優點:第一項是與所有人分享成功案例或優秀人才的知識訣竅;第二項是聽取別人的意見,激發新的點子或資訊,例如「如果是這樣,這個做法也許比較好」、「有類似的案例喔」。

最重要的是保持良好的氣氛,讓所有出席者暢所欲言,才能刺激大家互相交流有用的資訊。 不可以因為上司的一句話,讓整個會議室的氣氛降到冰點。

〈事前準備〉 事先告訴部屬需要哪些報告內容
提升部屬報告品質的訣竅,就是具體說明你希望部屬呈現什麼樣的報告內容。
別在會議上怒吼「怎麼會報告成這個樣子!」徹底跟令人焦躁的會議說再見吧。

❸全員參與型(解決問題、企畫會議、交換意見、分析資訊等等)

.不要出言否定別人的發言
這種類型的會議,最重要的是激盪出廣泛的意見與眾多想法。千萬避免說出會扼殺創意新芽的話語,如「這不可能實現的」、「不要說這種模稜兩可的意見好嗎?」等等。

.不要催促別人說話
「都沒有人要發表意見嗎?」不要這麼急躁,而是應該有技巧地增加部屬發表意見的行動。例如在會議一開始先聲明,藉此敦促部屬發言:
「今天對於任何意見都要拍手,禁止反駁。」
「今天每個人至少要提出三種想法。」
「這件事情我想聽聽年輕人的意見,資深同仁請暫時不要發表意見。」

〈事前準備〉 事先與所有人分享資訊
會議的時間有限,為了將大部分時間用於互相討論與交換意見,請在開會前,先發放影印文件或以電子郵件、企業網路等方式,與所有人分享會議相關資訊。
這是避免「今天又超過時間 ⋯⋯」而引發焦躁的關鍵。

圖片來源:《頂尖人士這樣面對壓力》,天下文化提供。

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(本文書摘內容出自《頂尖人士這樣面對壓力》,由天下文化授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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