【時間經濟學:鬼速工作術】日本前花王專案經理人教你砍掉「虛胖」的工作量

圖片來源:《非獸性男女》劇照。

《VO》導讀:

每天的工作好多,如果把工作項目攤開來檢視,可能會發現一些小項目佔用了時間,但其實不需要由你來做的。不要小看這些零碎的時間,每天十分鐘,一週五個工作天就將近一小時了。讓本文作者用親身實例帶你看看如何替自己的工作「體檢」。

(責任編輯:鄭閔文)

文/專案經理人、創業家 美崎榮一郎

光是優先處理重要度和緊急度高的工作,工作會無法順利進行的原因,還有另一項。這是因為自己手上的工作量,超過自己的處理能力。

這個問題無法光靠「妥當安排優先順序」來解決。必須將工作量減少到適當的水準才行。「不不不,就是因為沒辦法減少工作,我才會這麼辛苦啊。」對於這樣的人而言,或許閱讀本章內容的優先順序,是最高的。當你身為有決定權、可以控制工作的管理階層,必須先做的,不是決定該做工作的優先順序,而是減少工作。說極端一點,就是決定「不做」的工作。

人類是有惰性(慣性)的生物,所以一旦實行了什麼計畫、有了什麼習慣,就無法停止了。即使發覺那是沒必要的工作,也很難停下來。可是,不停止不必要的工作,就無法產生「時間」的資源。我在第一章也提過了,資源不足,優先順序的安排就會崩毀。畢竟沒有時間的話,也執行不了該做的工作。

讀到這裡,也有人會覺得:「我又不是管理階層,就算是沒必要的工作,也不能不做。」當然,或許大場面的工作只有管理階層才能決定不做,但小場面的工作,要說不做就比較簡單了。

而讓這成為可能的,就是接下來要介紹的「工作的分割和重組」手法。「工作的分割和重組」,是指將一項工作分解,分解成小單位的作業,與其他工作中相同、相近的作業,統整在一起。 這個方法能讓工作減少,同時也是能讓你跳脫重要度、緊急度雙軸限制的優先順序安排法。

幫「虛胖」的工作做體檢

我在前面提過,為了不讓優先順序崩毀,以便工作順利進行,我們必須將工作的量減少到自己的處理能力範圍內。

為此,不做無謂的工作是很重要的。可是,如果不是有一定權限的人,要做到這一點也很困難。

大略判斷不去做某些工作,是可以創造出更多時間;可是要做如此劇烈的改革,衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。

能在這種時候派上用場的,就是「工作的分割和重組」的思考方式。

將這個思考方式化為行動,就算主要工作沒有減少,也能篩選出花費時間的工序,達到「省力化」。

讓我舉一個自己的例子。

我從事的是顧問和演講等工作,所以常會收到諮詢的委託和「是某某某介紹我的」等聯絡。

這個時候,我會一邊吃午餐,一邊聽對方說明。我每天都會吃午餐,所以就將這段時間與開會結合。不過隨著數量增加,我的時間就漸漸被「安排這些會議」給消耗掉了。

於是,我便試著將一連串的流程分割如下:

1. 收到諮詢等委託的郵件

2. 閱讀郵件

3. 打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期

4. 尋找便於前往午餐前後行程的地點

5. 回覆時間、日期和地點

6. 尋找能在該地點進行午餐會議的餐廳

7. 預約午餐的餐廳

8. 告知對方午餐的餐廳

9. 在日誌中寫下「暫定約會」

10-1. 若對方回覆 OK,就將「暫定約會」改為「正式約會」

10-2. 若對方回覆不行,就回到「3」

長年以來,我都是依照這個流程來處理午餐的商務約會。在這樣分割工作之後,我計算了每項工序的時間,試著重新思考其中瓶頸在哪裡。

結果我發現,在這個流程當中,最花時間的就是 6~8,也就是尋找餐廳、預約並告知對方。

這些其實都是遠離「為了接受顧客的諮詢而決定見面日程」這個本質的作業。我該為對方提供的,是見面說話的時間。對方並不期待我去選擇並確保適合會議的午餐地點。

也就是說,這是「用不著我來做的作業」。

於是,我便將 6、7、8 的作業交給對方了。

結果,流程成功簡化如下:

1. 收到諮詢等委託的郵件

2. 閱讀郵件

3. 打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期

4. 尋找便於前往午餐前後行程的地點

5. 回信告知日程和地點,並提出「希望在附近的餐廳開會」

6. 在日誌中寫下「暫定約會」

7-1. 若對方回覆 OK,就將「暫定約會」改寫成「正式約會」

7-2. 若對方回覆不行,就回到「3」

換成這個新的流程之後,比起過往至少省下了二十分鐘。

各位或許會覺得也才二十分鐘,但是我一天會收到好幾筆相同的委託,所以在委託較多的日子,就能為我自己創造出超過一個小時的時間!

「時間」是不讓優先順序崩毀的重要資源之一。簡化了這個流程,也就大幅增加了我處理高優先順序工作的時間。

就像這樣,將平常覺得理所當然的工作,分割成多道工序,並試著計算各道工序的時間之後,我們就會察覺自己在「不需要做的工序」上花了多少時間。

如果察覺了這樣的工序,就要毫不猶豫地立刻停做。反覆進行這樣的過程,就能為自己創造出大量的時間資源,並得以挪用在高優先順序的工作上。

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(本文書摘內容出自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》,由方言文化授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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