圖片來源：《非獸性男女》劇照。
《VO》導讀：
每天的工作好多，如果把工作項目攤開來檢視，可能會發現一些小項目佔用了時間，但其實不需要由你來做的。不要小看這些零碎的時間，每天十分鐘，一週五個工作天就將近一小時了。讓本文作者用親身實例帶你看看如何替自己的工作「體檢」。
（責任編輯：鄭閔文）
文／專案經理人、創業家 美崎榮一郎
光是優先處理重要度和緊急度高的工作，工作會無法順利進行的原因，還有另一項。這是因為自己手上的工作量，超過自己的處理能力。
這個問題無法光靠「妥當安排優先順序」來解決。必須將工作量減少到適當的水準才行。「不不不，就是因為沒辦法減少工作，我才會這麼辛苦啊。」對於這樣的人而言，或許閱讀本章內容的優先順序，是最高的。當你身為有決定權、可以控制工作的管理階層，必須先做的，不是決定該做工作的優先順序，而是減少工作。說極端一點，就是決定「不做」的工作。
人類是有惰性（慣性）的生物，所以一旦實行了什麼計畫、有了什麼習慣，就無法停止了。即使發覺那是沒必要的工作，也很難停下來。可是，不停止不必要的工作，就無法產生「時間」的資源。我在第一章也提過了，資源不足，優先順序的安排就會崩毀。畢竟沒有時間的話，也執行不了該做的工作。
讀到這裡，也有人會覺得：「我又不是管理階層，就算是沒必要的工作，也不能不做。」當然，或許大場面的工作只有管理階層才能決定不做，但小場面的工作，要說不做就比較簡單了。
而讓這成為可能的，就是接下來要介紹的「工作的分割和重組」手法。「工作的分割和重組」，是指將一項工作分解，分解成小單位的作業，與其他工作中相同、相近的作業，統整在一起。這個方法能讓工作減少，同時也是能讓你跳脫重要度、緊急度雙軸限制的優先順序安排法。
幫「虛胖」的工作做體檢
我在前面提過，為了不讓優先順序崩毀，以便工作順利進行，我們必須將工作的量減少到自己的處理能力範圍內。
為此，不做無謂的工作是很重要的。可是，如果不是有一定權限的人，要做到這一點也很困難。
大略判斷不去做某些工作，是可以創造出更多時間；可是要做如此劇烈的改革，衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。
能在這種時候派上用場的，就是「工作的分割和重組」的思考方式。
將這個思考方式化為行動，就算主要工作沒有減少，也能篩選出花費時間的工序，達到「省力化」。
讓我舉一個自己的例子。
我從事的是顧問和演講等工作，所以常會收到諮詢的委託和「是某某某介紹我的」等聯絡。
這個時候，我會一邊吃午餐，一邊聽對方說明。我每天都會吃午餐，所以就將這段時間與開會結合。不過隨著數量增加，我的時間就漸漸被「安排這些會議」給消耗掉了。
於是，我便試著將一連串的流程分割如下：
1.收到諮詢等委託的郵件
2.閱讀郵件
3.打開工作日誌，確認午餐時段有空的日期
4.尋找便於前往午餐前後行程的地點
5.回覆時間、日期和地點
6.尋找能在該地點進行午餐會議的餐廳
7.預約午餐的餐廳
8.告知對方午餐的餐廳
9.在日誌中寫下「暫定約會」
10-1.若對方回覆OK，就將「暫定約會」改為「正式約會」
10-2.若對方回覆不行，就回到「3」
長年以來，我都是依照這個流程來處理午餐的商務約會。在這樣分割工作之後，我計算了每項工序的時間，試著重新思考其中瓶頸在哪裡。
結果我發現，在這個流程當中，最花時間的就是6～8，也就是尋找餐廳、預約並告知對方。
這些其實都是遠離「為了接受顧客的諮詢而決定見面日程」這個本質的作業。我該為對方提供的，是見面說話的時間。對方並不期待我去選擇並確保適合會議的午餐地點。
也就是說，這是「用不著我來做的作業」。
於是，我便將6、7、8的作業交給對方了。
結果，流程成功簡化如下：
1.收到諮詢等委託的郵件
2.閱讀郵件
3.打開工作日誌，確認午餐時段有空的日期
4.尋找便於前往午餐前後行程的地點
5.回信告知日程和地點，並提出「希望在附近的餐廳開會」
6.在日誌中寫下「暫定約會」
7-1.若對方回覆OK，就將「暫定約會」改寫成「正式約會」
7-2.若對方回覆不行，就回到「3」
換成這個新的流程之後，比起過往至少省下了二十分鐘。
各位或許會覺得也才二十分鐘，但是我一天會收到好幾筆相同的委託，所以在委託較多的日子，就能為我自己創造出超過一個小時的時間！
「時間」是不讓優先順序崩毀的重要資源之一。簡化了這個流程，也就大幅增加了我處理高優先順序工作的時間。
就像這樣，將平常覺得理所當然的工作，分割成多道工序，並試著計算各道工序的時間之後，我們就會察覺自己在「不需要做的工序」上花了多少時間。
如果察覺了這樣的工序，就要毫不猶豫地立刻停做。反覆進行這樣的過程，就能為自己創造出大量的時間資源，並得以挪用在高優先順序的工作上。
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（本文書摘內容出自《時間經濟學：最佳工作時序白金四原則， 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》，由方言文化授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
