圖片來源:《非獸性男女》劇照。

《VO》導讀:

一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」,大多是「緊急度和重要度的矩陣」,也就是「四象限法則」。但為什麼很多時候排好優先順序,時間還是不夠用、工作還是做不完?其實是因為只參照「四象限法則」根本不夠!

本文作者美崎榮一郎也曾是加班到深夜的上班族,後來摸索出一套工作法,撰寫出多本時間管理暢銷書,也曾獲TOYOTA、PANASONIC、CANON等知名企業邀約演講,以及NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約。來看看他是怎麼把時間最大化,做到準時下班不加班。

(責任編輯:鄭閔文)

文/專案經理人、創業家 美崎榮一郎

商管類書籍常會寫到:「應該從重要度和緊急度高的工作開始優先處理」。乍看之下很正當、很有說服力的這個原則,其實隱藏著很大的陷阱。

商管類的書我不只會寫,也很愛讀,因此過去曾多次嘗試實行這個原則。然而,工作仍然未能順利進行。這是為什麼呢?

原因很簡單,因為光以重要度和緊急度這兩軸為基準,來安排優先順序,是無法改善「工作效率」的!如果只根據四象限原則來安排工作順序,反而會使自己的效率降低。替工作安排優先順序的根本目的,就是為了在既定時間內順利完成工作。因此,要排就要排出能使工作效率提高的優先順序!

很汗顏的是,我當下身處的狀況,正是典型的反面教材。

現在,我在撰寫本書的稿件,不過說實話,已經嚴重拖稿了。所以,我目前手上的工作當中,重要度和緊急度最高的,就是寫出這本書的稿子。寫這段文章的當下,時間是上午六點,我昨天晚上還寫到凌晨一點。老實說,我睡眠嚴重不足,頭痛得不得了,所以一邊吃頭痛藥一邊寫作,結果更想睡覺。

不管怎麼想,這都不是適合寫稿的狀態,所以工作效率會大幅度降低。

這就好像典型被工作追著跑的人,集中力什麼的早就沒了,但因為重要的工作沒做完,所以得留在公司加班。這是常有的狀況。不僅如此,我之後還要到山口縣進行顧問的工作,所以必須搭新幹線到新山口站。如果以重要度和緊急度為基準,來決定在車廂內做什麼的話,那想必就是寫稿了。

可是,如同我在第二章中所說,在新幹線的車廂內,寫作速度會減半……。當然,我手上的工作也不只有寫這本書,所以在這樣的狀態下,也會阻礙到其他工作。像這樣「把工作攤在眼前、從重要且緊急的開始處理」的方法,會導致工作無法順利進行,效率也不會提升。

因此,如果不將一個月或半年、一年等長期且瑣碎的工作全部一起考量,思考該做的工作,就無法提升效率。

時段不同,專注程度也不同

到這裡為止,我講述了地方和周遭環境,也就是自己身邊的空間會使「時間的價值」改變。

第三項原則,就是「時段不同,專注程度也不同」。早上、中午、晚上,各個時段的每小時工作效率都會改變。

據說在沒有電力的江戶時代,規定打算盤等辦公室工作都要在白天的城內進行。現代不管早晚都會開燈,工作效率不會因為照度而有所改變,因此各位可能覺得工作效率跟時段沒有什麼關係,其實並非如此。

電視節目等的內容,早上和晚上不一樣,對吧?即使節目的播放時間都是八點鐘,播放的資訊卻不同。這是因為觀眾想知道的資訊、看電視的時間、看電視的方式,以及觀眾的意識,在早上和晚上是不同的。

工作的優先順序也一樣。

舉例來說,剛出勤的頭一個小時,和工作一天後、傍晚五點到六點之間的一小時,工作效率就大不相同。因此,各位必須配合自己的工作來分割時段,將一天的時間分成剛出勤時、上午、下午、傍晚等,安排最適合各個時段的工作。

每個人都有各自的高效率時段。

像我就是在剛睡醒的時候,頭腦比較靈光,起床後可以立刻工作,所以會在上午進行寫作等需要集中力的工作。

除此之外,我一肚子餓就會失去氣力,因此午餐總是吃得比較多;而在好好吃飽之後,又會想睡覺。所以中午過後的時段,我會優先安排像開會這種「有交流對象,自己也會說話」的商務約會,或是能讓身體活動的單純作業。

也就是說在這個時段,安排「不會想睡覺的工作」的優先順序會變高。

如果在這個時段安排只聽報告的全體會議,又會怎麼樣呢?要是在想睡覺的時段安排會想睡覺的活動,就會變成猛撐著不睡覺的「無意義時間」。這樣的話,時間的價值就會明顯降低。

若是報告類型的會議,安排在下班前夕的話,大家都知道預期結束的時間,報告起來就會比較有效率。另外,在下班前夕的傍晚時段,集中力大多都會消失,因此用來進行經費結算、做報表等不需要思考的事務工作,時間的價值也不會降低。

除此之外,勘察各時段的辦公室狀況,改變應做工作的優先順序也是很重要的,例如在不會有人打電話來的上班前時間,就做需要集中力的工作;在業務人員外出,公司裡人比較少的時間,就一口氣處理掉事務工作等。

到此為止,我舉的都是自己的例子,當然,時段不同所造成的工作效率變化也會因人而異。舉例來說,有些人起床之後老是沒睡醒,早上腦袋一片空白,這種人在這個時段適合的工作,應該跟我不一樣。

請各位一定要依照自己的特徵和生活方式等,將一天的時間分成幾個時段,並安排最適合各個時段的工作。

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