圖片來源:《談判官》劇照

美國商業顧問 Leon Ho 與旗下的團隊於 2005 年創立知名商務與心理學網站Lifehack,從初級工程師、高階主管到公司 CEO,Leon Ho 一直將「高效率」奉為守則,他認為:在工作中保持效率,除了帶來更多利益,也能確保私生活不被額外的工作打擾,進而提升生活品質。在閱讀了 100 本有關工作生產力書籍,加上自身工作經驗,他歸納出幾項關鍵要素,可以保持高生產力和效率:

1.為自己設定,不要等別人設定你的 deadline

以往在學校裡,不管交作業、報告、考試,學生總是被動等待師長下 deadline,以致到了工作場合我們便失去自律能力,因為沒有緊迫感而疏於懶惰。在商學上有所謂「外部期許」和「內部期許」的概念,而商業管理人一致認為:「內部期許」,意即你給主動為自己訂下的期限和目標,能帶來更多的效益與驅策力。

2.做任務進度表

為自己做一份時間表,記錄你在任務上的每個階段花費了多少時間。你會驚訝地發現你在某些不重要的細節或事情上浪費了多少時間,而這些漏洞都會阻礙你成為效率者。

3. 改善弱點,最快的方法是求助

不要害怕求援。沒有人是全能的,要增進效率最快的方法,就是把團隊每個成員的專長發揮到極致,並相互截長補短。你不應該浪費太多時間在你不擅長的事物上,遇到困難要在第一時間向有經驗的人請教。

4. 按重要性,而不是收到的順序排列任務

有些任務具有「槓桿效應」,稍有變動會引起龐大的後果,所以即使它們出現比其他任務晚,也應該優先被立即完成。

5. 不要一次背太多事

同時承擔太多工作會令人感到壓迫,反而減少你工作的動力。解決方法是:將大型任務分解為數個小型,易消化的任務並排序,你可以更有條理的完成並緩解一些壓力

6. 大腦拿來思考,不是記憶

信息是無限的,你不可能用大腦記住一切。善用使用各種可得的工具來保存記憶或靈感,把大腦的空間拿來思考和組織。

7. 不必要的資訊馬上清除

定期清理對你沒有用的東西。電腦裡的檔案、累積很久的郵件、桌面上的紙本資料、用不到的文具,不要小看這些「物理雜訊」,他們不僅佔用空間,而且還會分散我們的專注度和組織力,連帶拖累工作表現。

8. 某些訊息不要立即回覆

如果不是緊急事件或立即需要答覆的訊息內容,不用立刻做出回應。譬如:老闆對你的計劃或作品提出修正意見時,請耐心看完,思考這些意見那些可行,哪些不可行。並仔細的一一分析與回覆。我們常犯的錯就是急於立刻得到「結論」,但是未經深思的行動無法達到目的,最後反而更浪費時間。

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【午餐決定你的工作效率】專家:想提升工作表現,記得做到 5 個「上班族午餐原則」

(參考資料: lifehackfastcompany。)

(本文提供合作夥伴轉載。)