【簡報的開場總是尷尬?】業務行銷專家:5 招破冰,讓 90%大客戶都點頭

圖片來源:《賈伯斯》電影劇照

《VO》導讀:

簡報的開場雖然有各種方式,沒有標準答案,但還是有一些原則與技巧可以遵循。只要善用這些原則,就能讓開場更為順利,也能建立自信,進而讓後續的報告更為流暢。

(責任編輯:鄭閔文)

文/業務行銷專家 吳育宏

一個成功的開場,不但讓聽眾對簡報者有好印象;對講者來說,也能建立自信,有助於順利完成報告。相反的,如果開場搞砸了,聽眾和講者都得花很大心力,才能扭轉失落、失望的心情,也容易錯過簡報的重點。

換言之,開場雖然只有短短幾分鐘,但是它的成功與失敗所帶來的影響,都會放大到整場簡報。

開場有很多不同方式,有人單刀直入、馬上進入正題,有些人喜歡鋪一些梗、先吊聽眾的胃口。要選擇哪一種方式並沒有標準答案,它取決於講者的習慣、談論的主題、聽眾的身分、現場的氛圍等。

現學五招,開場不再一陣尷尬

不過,開場的確是有一些原則、技巧可依循,以下我以「穿戴式裝置在運動產業的商機」為題,假定聽眾是這個產業的廠商,說明開場的原則,並示範幾種實際的話術。

一、建立講者與聽眾的關聯性

在這個影音工具、聲光效果發達的年代,我們可以接收資訊的方式太多了,為什麼要花寶貴的時間聽臺上的人簡報?答案是:「獨特性」或「關聯性」。也就是說,讓大家願意花費寶貴時間聽你說,必然是簡報內容對現場聽眾有特殊意義,否則就是講者與聽眾有特別淵源。

所以,你要找出簡報和現場人、事、時、地、物有趣或特別的地方,想辦法產生關聯,讓他們覺得大老遠跑一趟來聽簡報,跟自己坐在辦公室裡、上網看影片,收穫是不同的。

●範例

各位來賓午安,今天很高興到新竹科學園區來向各位做簡報。 每次到新竹我都有「回家」的感覺 ,因為十幾年前我曾在新竹求學,度過人生中最難忘的黃金時期所以今天看到各位產業先進,我內心覺得特別親切。

二、找一句話貫穿全場

為了讓聽眾留下深刻印象, 用一句話或一個觀念貫穿整場簡報 ,是很有效的方式。在聽眾注意力最集中的開場,把這一句話拋出來,可以刺激聽眾思考。這一句話也能幫助聽眾 建立聽講的「主軸」,主軸若是設定得清楚、明確,就能有系統的歸納後續資訊,更容易整理出核心觀念。

●範例

現場業界的先進前輩,大家好! 美國華人物理學家李政道曾經說:「能正確的提出問題,就是邁出創新的第一步。」 今天我們在這裡探討,穿戴式產品有什麼創新的應用,可以在運動產業挖掘出新的商機。我要借用李政道教授的這一句話,讓我們先來談談,運動產業有什麼潛在的問題,接著再說明如何用創新的科技來克服。

三、一開場就拋出問題,把能量轉回觀眾席

開場的挑戰,來自講者無法完全掌握現場狀況,而產生的緊張感。即使事前已經知道場地的配置、了解出席者有誰,但是當簡報一開始全場靜默、每個人的注意力都集中在你身上時,瞬間的壓力還是讓人緊繃。

為了舒緩這種壓力,把這股「能量」部分轉移到聽眾席、丟出「問題」,是很有效的方法。但是別忘了,這是在簡報剛開始進行時,就像運動員在暖身一樣,所以丟出的問題不宜太艱深。再者,若是聽眾第一時間沒有答案也沒關係,講者可以短暫停頓、和大家一起思考,再以自問自答的方式接續下去。

●範例

問題一:

我們都知道穿戴式裝置(像是智慧手錶、智慧腕帶等)越來越流行,全球消費者的接受度越來越高, 各位知道近三年的市場成長幅度是多少嗎?

問題二:

穿戴式裝置的應用非常多元,包括:腕帶、扣帶、手錶、服飾、鞋子等,已經有非常多廠商投入產品開發的行列。 我想請在場來賓猜一猜,目前哪一項應用占市場最大宗?

問題三:

今天在場很多人都喜歡打高爾夫球,一開始我 想先和大家腦力激盪,穿戴式科技如果應用在高爾夫球選手身上的話,有哪些可能性?

四、用案例單刀直入

有時候聽者是很「務實導向」的,開場過多鋪陳反而顯得拖泥帶水,這時可以直接進入一個實際案例。

●範例

在座有好幾位跑步機產品的專家,一開始我們先來看一個, 結合藍芽裝置和跑步機的創新應用案例。

五、以故事勾起興趣

B2B 簡報會提到大量的案例,但是說太多規格、數字、專有名詞,不免太過生硬。若是可以用 生活化、口語化 的方式先敘述一個故事,更容易在開場時,抓住聽眾的注意力。

很多人以為,故事不適合用在商業簡報這種較專業的領域,事實上正好相反。就是因為內容主軸太枯燥,更需要用故事來「調味」,讓聽眾容易消化吸收。

●範例

各位主管好,在報告今天的主題「穿戴式裝置在運動產業的商機」之前, 我要先跟大家分享一個我自己小時候的故事。

我讀小學的時候,鬼點子特別多,於是被老師派去參加科學展覽的競賽。學校發給每組同學幾顆電池、小輪子、小馬達,看看哪一組能在時間內,設計出最有創意的小車子。

因為所有人都圍繞著「車子」打轉,提出的點子大同小異,沒有令人眼睛為之一亮的作品。這時指導老師提醒我們:「結合兩種完全不同的東西,常常有意想不到的新點子。」於是我們開始天馬行空的想,車子還可以和什麼東西連在一起。最後,我們這組決定把「車子」和「船」結合起來,設計出有「風帆」的車子。

因為它的外型很突出,再加上電風扇的加持,所以跑得特別快,我們的作品獲得優勝的成績。 長大後,當我需要創新的點子時,都會想起這次的比賽經驗 :「結合兩種不同的東西。」今天的簡報,我覺得自己像是帶大家重溫一次小學時的科學競賽 。而我們要結合的兩種東西,一樣是我手中的這個藍芽模組,另一樣是桌上這雙球鞋,讓我們來看看可以擦出什麼火花。

根據我的經驗,如果能流利的開場,那麼報告中忘詞、腦筋打結、吃螺絲等的失誤機率,至少能降低 50%。因此,建議大家善用這五個步驟,幫助自己建立上臺的自信,自然能做出令人驚豔的簡報。

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(本文書摘內容出自《讓 90%大客戶都點頭的 B2B 簡報聖經》,由大是文化出版社授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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