日本職人親授簡報技巧:抓住三大圖解法,提報更有說服力

會議進行時我會在白板中央畫上一條線,左邊寫上「優點」、右邊寫上「缺點」,並提出以下問題:

「請大家針對現有的想法試著提出優缺點。A 先生,請說說看現有的想法有什麼優點呢?」

像這樣透過圖解進行提問的效果相當可觀。 這是因為,當你在白板上畫線書寫的瞬間,提問權就掌握在己方手上了。進入這種狀態時,參加者們就必須針對「優缺點」發表意見。如果當前的討論內容不是「優缺點」,而是「實現目標途中的障礙及其對策」,則將「實現目標」當作「前提」來進行。

「拿著白板筆的人才是實際上掌控會議進行的人」指的就是這件事。會議高手能靈活地運用圖解的進行方式。

會議必備怎樣的圖解技術呢?

從讓會議順利進行的觀點來看,並不需要太過瑣碎的知識,只需概略地了解幾種圖解模式,配合不同狀況搭配使用即可。

圖解的模式分為以下三種:

1. 以表格(框內)方式呈現的事項

2. 以樹狀圖呈現的事項

3. 使用箭頭的事項

接下來針對幾種模式做更進一步的說明。

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  • 一、以表格(框內)方式呈現的事項

以剛才的範例來看,是用一條縱向直線分出兩個區塊寫上各自的項目。當會議主持人指定「項目」時,該項目變成了提問。並且議論進行的方向會根據主持人所提及的項目來決定。

除了「優缺點」之外,能夠當作項目的還有「好處與壞處」「應該增加與應該減少的活動」「優秀之處與可以再更好的地方」等。

並且還能再加上一條橫線將畫面切割為「田」字型,以放上更多的項目。例如「營業方的優缺點、製造方的優缺點」等,用矩陣方式做出統整。

當然除了二分法外,以下幾種區分也相當實用:

‧3等分割,3 C(顧客、競爭、公司 Customer, Competitor, Company)

‧4等分割,4P(產品、價格、分銷、促銷 Product, Price, Place, Promotion)

‧6等分割,年輪蛋糕型分割

  • 二、以樹狀圖呈現的事項

樹狀圖構造可分為兩種。

其中一種長得像分類表,看起來跟「樹」的形狀一樣(由上至下)。另一種是先丟出幾個想法,並將相似的內容統整在一起(由下至上)的方式。

由上到下的樹狀圖,是先寫樹幹才分出樹枝,因此「枝幹」的論點較容易取得共識。就構造上來講較適用於單純的主題。

「請各位提出降低成本的提案。關於這點有哪些項目能夠列入考慮呢?例如,原材料費成本、勞務成本、水電瓦斯費.. 還有其他的嗎?.. 這個想法相當不錯。那麼首先就從降低原材料費的成本開始探討吧。關於這點有哪些可行項目呢?」

像這樣,提出經費的項目(樹幹)後,再進一步針對個別項目(樹枝)進行詳細地探討。適用於既有的項目、區分、論點等都相當明確的時候。

另一方面,由下到上的樹狀圖,在順序上則像是蒐集許多樹枝後綑綁成一個主幹的樣子。

這個方式較適用於掌握了每個事實或要素卻無法判斷整體構造時,或是遇到構造相當複雜的主題。

舉個例子,假設要為即將離職的資深員工企畫一場歡送會。

「首先請大家各自提出一些想法吧。截至目前為止,提出的項目有猜謎大會、賓果大會、影片記事等個別的企畫,以及租借房子或是去溫泉景點舉辦等關於場地的話題。請將企畫內容與舉辦場地分開來統整。」

相當有名的「KJ 法」也屬於這個方式。這個方法是將提出的想法各自寫在便條紙上,並將相同或相似的便條統整在一起。

  • 三、以箭頭方式呈現

主持會議時,在對話中想必有需要使用「箭頭」的時候。

為了便於活用,請先記住箭頭可以分成兩個種類。

第一種,就像是蝴蝶效應一樣,箭頭所標示出的是因果關係,抑或是概略的順序。當使用樹狀圖無法完整統合時,可用箭頭來表現出惡性或良性循環等事項。

另一種則像行程表或流程圖一樣,箭頭所標示出的是時間的流動,抑或是正確的順序。在這個情況下,由於已有既定的方向性(過去到未來、起點到終點),因此隨時注意該方相性,並在出現逆流或是迂迴時將其視為例外進行圖解即可。

若能掌握上述三種圖解就很足夠了。

與「故事」同理,在日常生活中若發現「統整得相當不錯」的圖,就要一點一點地蒐集起來。

多接觸優良的圖解,能提高你的圖解力。

– 摘錄自《感動會議術

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(資料及圖片來源:臉譜授權刊登,不得轉載;首圖來源:thinkpanama, CC Licensed)

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