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《VO》導讀:

「高效率」是辦公的準則之一,但自己效率高,卻無法阻擋同事天天問相同問題,拖累集體工作效率。沒關係,從今天開始只要花一點點時間,創造專屬你辦公室的「十萬個為什麼」,「效率一哥/一姊」非你莫屬!

(責任編輯:黃彩玲)

文/結構訓練師 大衛·史迪宏

我常要求課程學員跟我一起做一種練習,找出那些干擾工作的雜務,這些雜務讓他們一整天喪失工作節奏、寶貴時間,也造成他們分心旁騖,有些人稱之為「時間小偷」。

勇敢拒絕「時間小偷」

雖然大家都是多年的工作團隊,周五休息時間一起喝咖啡閒聊也很愉快,但來自同事的干擾可是不少人的共同煩惱。有時候正在進行困難又急迫的任務時,突然有同事衝進來很快地問個問題,我們就得暫時停下,從精神高度集中的狀態離開回答問題,我們都希望能幫得上忙,因為下一次很可能是我們有求於同事啊。但也經常因此失去原本的專注,最糟糕的時候甚至還要耗費一段時間才能回到正軌。

網際網路剛開始的時候,論壇上有各式各樣的主題討論區。當時這些論壇的管理員卻碰上一個問題:有些新加入論壇的使用者,常常會提出以前早就被問過的問題。因為時常碰到一大堆這樣的問題,所以最後就彙整出「常見問題」(FAQ,Frequently Asked Questions)的概念。管理員只要把這些重複問題的答案寄給所有用戶,就不必再逐個回答那些重複出現的問題。

而公司裡一些會打擾你工作的問題,也不一定需要你親自回答。要是你把一些常見問題和答案彙整成一份檔案,同事們讀取檔案就能快速獲得解答,大家就不必刻意去找你。你不會像過去那樣常常受到打擾,現在看到同事過來你的辦公室,也會覺得心情愉快一些。

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創造自己的「常見問題集」

打開一個新文件檔案,寫下你經常被問到的問題和答案,例如「問題:⋯⋯」以及「解答:⋯⋯」。儘量寫得簡明易讀,至於編排格式就不必太在意,你隨時都可以進行修改和調整。

這些也不限於你經常遇到的問題,包括同事需要做的或是你交付他們的特定任務都可以收羅在內。

其他諸如你希望某事該怎麼做,或是關於某些問題和狀況可以找誰解答等,都可以寫在裡面。要是你現在怎麼也想不出有什麼問題可以寫,也算是有所進展,反正你一定會碰上一些適合添加到「常見問題集」的事情。

把這份「常見問題集」存放在使用者容易取用的位置。

你的公司如果有分享文件的共用伺服器,即可把它存放在那裡。要是你有一套文件管理系統,也可以把它存放在明顯的位置,或是考慮存放在你的Dropbox 帳號、Box.com 雲端伺服器或其他雲端儲存服務系統。重要的是,你隨時都可以輕鬆地進行修改或更新,不會有多少麻煩。

這份「常見問題集」,至少要跟一位以上的同事說,而且把檔案存放連結寄給他們,當大家有疑問時可以自己去查詢。

想到新的問題,就隨時添加修改「常見問題集」檔案。

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工作不再被打擾

這樣做了之後,就能累積成一個裝滿資訊和知識的資料庫。你的同事,也許還有你的客戶都能迅速地找到問題的解答,而你也可以不被打擾的努力工作。

如果你對某些事情不確定或忘記之前自己是怎麼處理,這份「常見問題集」也能給你提示和答案。如果你還是收到常見問題的詢問,可以直接剪貼你的答案做為回應,也許這樣還不算是完全自動化,不過也夠方便了!

給自己獎勵

要是做好一份「常見問題集」,並且至少讓一個人知道,就可以用決定好的辦法獎勵自己。請享用!你已經為輕鬆、愉快的生活又邁出一步。

 

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(本文書摘內容出自《把結構力變習慣》,由今週刊出版授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)