不論我們喜愛或討厭我們的工作,多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時,我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望,或是得「再次」犧牲哪些重要的工作,才能夠繼續熬過這一日。

一邊喝著當日的第一杯咖啡時,我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱,看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後,壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求,所以我們便把這些信標示為「未讀」,留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡,而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外,還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好,這一切,事事都需要我們立即的注意力。

事實上,在我們處理真正重要的事務之前,就有太多事務占據我們的注意力,而真正重要的事務太多了。結果,我們經常「工作」一整天,在辦公室、在家中,上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了,時間根本就不夠用。

如果真正的問題只是缺乏效率,那麼我們多數人,包括我那些很有成就的客戶在內,現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具,協助管理時間、安排待辦事項的先後順序,就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力,即使用最有效率的方法工作,我們可能還是會覺得不滿意,結果在一天結束時,許多人感受到的不是成就感,而是窒息感。

我認識的成功人士,多數都想要達到兩個境界:其一,他們想擺脫失控感;其二,他們想在工作上有優異表現,成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界,一般常見但錯誤的做法,就是不斷地工作,在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對?可以如何改善?

看看富蘭克林是怎麼做的

說到勤勉,恐怕沒有人比班傑明•富蘭克林(Benjamin Franklin)更出名了。他的成就令人不可思議,舉凡作家、發明家、科學家、印刷商、哲學家、政治家、郵政局長、外交官等身分,一個人怎麼能夠在一生中達到這麼多的成就?

富蘭克林曾經是、現在仍是生產力與成就的楷模:努力做更多、不計較,願意承擔更多責任,成功就會隨之而來。今天,大家還是覺得必須這樣,才能獲得一些成就—必須再做更多一點,多到幾乎不可能負荷的地步。但事實上,富蘭克林並不像一般人以為的那樣,雖然他努力工作照料財務,但絕對不是只聚焦於工作的人。他並非我們認為的那種「為工作而活」的典型。富蘭克林喜歡思考和創作,花費大量時間在嗜好,以及和朋友的聚會上,而他大可把那些時間投注於賺錢的印刷事業。事實上,使富蘭克林從他的主要職業抽身的那些興趣,最終讓他創造出許多因此而聞名於世的好東西,像是富蘭克林暖爐、避雷針等新穎發明。

培養多元嗜好,能幫助你變得更成功

年輕時的富蘭克林,主要嗜好之一是每週五和一群喜愛研讀書籍的人聚會,彼此談論思想、交換見解。這個概念促使富蘭克林與友人合力創設費城第一家公共圖書館,名為「費城圖書館俱樂部」(Library Company of Philadelphia)。二十五歲的富蘭克林創立這間圖書館,並非意圖為自己的印刷事業賺錢,這也不是他在政府機構的職務工作項目之一,純粹只是因為他喜歡和他人討論思想,尤其是能夠改善自身及周遭人的思想。

富蘭克林以熱愛許多消遣娛樂聞名,從學習、社交、調情到創作,多到目不暇給,也令人感到不可思議。每天,他都讓自己的心理與生理,處於能夠產生高效能的狀態,在這些高效能時段,他完成了許多事務。他並未把印刷事業相關事務擠入可用的每一個小時裡,在他為自己所做的時間規劃中,包含了兩小時的休息時間吃午餐及做其他事,傍晚也有聽音樂、從事其他消遣或談話的時間,而且夜晚有充足的睡眠。或許,就是因為他把消遣、學習、創作、娛樂、保健、家庭及社交都規劃在日常行程上,才能夠在賺錢的事業上如此成功吧!

如果他把所有時間投入於印刷事業,不分出時間從事其他興趣,應該會是最有效率的時間運用方式。但假設他這麼做的話,從未保留心思與精力給那許多的發明和慈善行動,他能夠如此聞名於後世嗎?說不定,連他的印刷事業也不會那麼成功。

關鍵兩小時

在幫助高階主管和專業人士變得更有效能時,我發現,不論我們在事業階梯上爬到多高,當工作多到難以招架時,我們通常會作出兩種反應。第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻,企圖讓每一天產生最大效率。第二種反應是工作更多小時,並且要求部屬也這麼做,企圖讓每一週產生最大效率。這兩種解方的基本觀念是,為了應付不斷湧進來的工作量,我們應該停止「浪費」時間,設法變得「更有效率」一點。

持續工作、不中斷休息片刻,這種長時數的工作型態,對電腦或機器來說是好解方,因為它們不會感到疲累。但我們並不是電腦或機器,我們是生物。要求大腦持續執行某種工作,而且要展現出一致的效能水準,就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度,不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉,或是才剛吃飽睡醒等。

想要真正擁有高生產力,最好拋開對效能的迷思,創造適當的狀態與條件,產生每天展現高效率的兩個小時,完成真正重要的事。

這五種策略最能幫助忙碌的人們,創造出每天至少兩個小時的高效率狀態。

1.辨識每個決定點。

一旦展開一項事務之後,你做事的方式大致會進入自動駕駛模式,這會讓你很難改變航道。你應該辨識並利用介於各項事務之間的那些時刻,也就是你可以選擇接下來要做什麼事的時刻,並決定優先處理最重要的事務。

2.管理心智能量。

需要大量自我控制或專注力的事情,通常都會相當消耗心力。而且,使你高度情緒化的事情,往往可能會影響到你的表現。所以,你應該根據每件事的處理需求及復原時間,安排在什麼時候做什麼事。

3.停止對抗分心。

學會引導自己的注意力,因為人類的注意力系統天生會自動分散、游移,不會無止境地持續專注。試圖對抗分心,猶如試圖對抗海洋潮汐。了解大腦如何運作,就能幫助你在分心時,快速、有效地恢復專注力。

4.妥善利用身心關連性。

活動身體,並且選擇適當的飲食,以幫助自己在短期間進入能成功執行並完成工作的狀態(你可以在空檔吃東西或活動身體。)

5.打造對自己有益的工作環境。

了解哪些環境因素最有助於你的工作效能,並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心,或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式,便能據此調整工作環境,讓自己做起事來更有效率。

至於我之所以建議兩個小時,是因為我發現這個時間長度既可以做到,也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要,對這些策略獲得一些經驗後,你可以建立四小時或僅僅十分鐘的心智運作高峰狀態,視你當天的工作需求而定。

我雖然相信在正確、適當的狀態與條件下,你能夠有優異的工作表現,但我不是說你能在高效能的兩個小時內完成所有工作。我要說的是,當你的心智能夠有效率地運作時,在此時完成當日最重要的事,不僅能夠增強你的信心,還能夠激發你成就更多事的渴望。至於其餘的時間,你可以用來處理那些不太需要策略性或創造性思考的事務,例如處理電子郵件、填寫表單、蒐集申請費用的單據、安排行程、支付帳單、規劃旅行、回覆電話等。當你的思緒變得更清明,就更能有效決定不去理會哪些事務。

在某種程度上,我們全都從經驗知道,當我們正確對待自己時,就能在短時間內展現高效率;反之,錯待自己會導致效率低落,甚至讓我們不禁懷疑自己的能力。希望你能夠相信自己,並根據你對自己的了解,開始思考如何與在什麼時候,讓自己進入一天當中兩小時的絕佳狀態。

 

延伸閱讀:

勇敢說「不」,擺脫加班宿命!高效率人士堅守 11 項工作法則

別瞎忙了!準時下班人的八個秘訣大分享

職場菜鳥成搶手貨的必備工具就靠這兩樣!

 

Touch60《每天最重要的2小時》立體書封(全文由大塊文化授權刊登,摘錄自《每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作》;首圖來源:Ian Sane CC Licensed;非經允許、不得轉載)