》事業成功的人都不太做筆記
如果做筆記，也只會寫下真正重大的事情，因為他們寧願把時間花在專心傾聽。讀書時，老師會告訴學生們「要認真做筆記」、「把黑板上寫的全部抄下來」。用各種顏色的筆把筆記整理得漂漂亮亮的學生，總能獲得老師的讚美。然而，我覺得真正會讀書的學生通常不太做筆記。因為光是整理重點就夠複雜了，所以乾脆專心聽講，用功預習和複習。
會用各種顏色的筆把筆記寫得漂漂亮亮的學生，反而功課都功課不太好。他們不是為了學習而做筆記，而是為了「能把筆記做得這麼漂亮」這種滿足感而努力的。這些人進入社會後，還是理所當然地努力做筆記，例如開會時會拼命記錄白板上的字，或者上課時在講義上寫得密密麻麻，他們寫筆記的時間比看講師的時間還要長得多。
但是，我不得不說，這是徒勞無功的，因為寫筆記這件事本身並不會創造出任何結果，也毫無生產性。比方說開會時寫在白板上的字，只要用手機拍照留存就可以了，或將必要的部分稍微抄在記事本上。如果真的想學習到什麼，認真聽講才是明智之舉。
就算講師說了一些讓你很想寫在筆記上的金玉良言，但若真的是令你印象深刻的內容，不抄也應該能記住才對。反之，如果認為「做了筆記，之後就能一看再看」，那是搞錯重點了吧。
》「每隔一週」丟一次資料
我們之所以捨不得丟資料，是因為總想著「說不定哪天會用到」，但是，那個「哪天」不知何時才會來到。即便想乾脆「該丟的都丟了吧」，還是忍不住猶豫不決：「等等，這個還是留下來好了。」
要脫離這種「回到原點」的狀態，我常用的招術是「暫時垃圾桶」。很簡單，你只需要準備一個不要的紙箱。首先，將這一年完全用不到的資料無條件丟棄。再針對篩選過後留下來的資料思考「該如何處理」。
此時，想太多就會丟不掉，因此各用十秒鐘當機立斷，感覺「似乎不需要」的就相信自己的直覺而丟了吧；感覺「顯然需要」的就好好保存起來。
問題在於令人猶豫不決的東西。這類東西就放進「暫時垃圾桶」，一週後再重新檢視。「覺得不需要，但又不放心」的東西，一週後再看仍覺得「應該不需要」，就表示真的不需要，請丟棄。
》放下會浪費你時間的東西吧
「每天的工作總是無法順利進展。」「想做，但卻沒法提高效率。」「開會時大家講什麼全不記得了……」哀怨自己老是不能專心致志的人，恐怕是因為「開始做事的方法」有問題吧。著手一項新工作時，請先花一分鐘時間將周遭整理一下，只要是與待會要進行的工作無關的東西，全部讓它們消失眼前。
不論做哪種工作，絕對要收起來的東西就是智慧型手機。即便客戶有可能用手機聯絡，只要聽得見來電鈴聲就好，請把手機放在包包或辦公桌的抽屜等「看不見的地方」。而開會中反正不能中途離席，就別帶手機進去吧。
就算正在專心工作，只要看到智慧型手機，難免心神鬆懈下來，於是不由得想到「看一下臉書吧」、「對了，之前好像有看到一則好玩的貼文」而動手去拿手機。另外也要特別注意那些你拿來當作參考資料的報章雜誌。只剪下你所需要的內容，其餘部分丟掉或放在隨手拿不到的地方。否則，你會在看必要的資料時，不知不覺又分心去看旁邊的報導。
事業成功的人，會在事前排除這些會導致分心的可能性，為自己創造出能夠專心致志的環境。「就算再怎麼整理，但眼前有一台能上網的電腦，還是會不由自主的在網路上閒晃呀。」這點的解決方法超簡單，拔掉電腦的網路線就行了。
人類的意志力非常薄弱。別再徒嘆意志不堅定，還是趕快採取具體對策吧。
》下班一分鐘前「將桌面物品歸回原位」
我認為，工作能力優秀的人，桌上絕對不會亂七八糟。有許多把辦公桌弄得雜亂無章的「散亂鬼」會如此找藉口：「東西亂亂的，我比較放鬆自在，而且什麼東西放哪裡我全都知道。」但是，仔細觀察，你會發現他們一天中有相當多的時間都在東摸西摸地找東西。把時間花在尋找，一點生產性都沒有，就只是在浪費時而已。因此，「整理桌面」是必須要做的事。
無須整理得「美觀大方」，像有些人很堅持資料夾的大小一致，但其實不需要如此吹毛求疵。整理桌面最重要的原則是依據「使用頻率」，隨著工作內容和進行方式不同，物品的使用頻度也不一樣，請視個別工作狀況以「自己的標準」來衡量。
經常使用的物品就放在「固定位置」。說得極端一點，不常用電腦的人，就沒必要將電腦放在桌子中間。另外像是文書資料，是每天都要用到？ 還是二、三天看一次？ 或是久久才會拿出來？ 請依狀況分別收納在不同地方。
如果是每天都要用到的資料，就裝在資料夾裡，立放在桌上。反之，如果是久久才翻閱一次，就算收進抽屜等不容易拿到的地方，也不會覺得不方便。不過，即便刻意整理妥當了，往往過沒多久又恢復凌亂，原因在於「沒將桌面恢復到自己想要的理想工作狀態」。這麼一來，整理就毫無意義了。
這種時候，請利用下班前一分鐘，「將桌面恢復成原來的樣子」。心想著「反正明天再整理就好」是不行的，到了明天就會馬虎過去。請利用下班前一分鐘將桌面整理成最佳工作環境，才能好好地運用明天一整天的寶貴時間。
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（全文由時報出版授權刊載，全文摘錄自《一分鐘高效工作術》，首圖來源：kpgolfpro，CC Licensed。不得轉載）
