在職場
打混多年的你，一定都曾經歷過這些狀況：辦公室會議中，大家七嘴八舌，熱烈地提供自己的意見；但是你一言我一語，雖然其中有一些不錯的idea，但最後總是苦無整理，大家亂成一團，討論了好久還是在兜圈子，沒有什麼結論，效率也不理想。Vidaorange在此提供了一些會議上的小撇步，利用一些簡單的工具，可以讓開會更有效率，每個人的寶貴意見也都可以一目了然，不再被錯過了！
整理重點摘要 分享給參與會議的人
為了讓討論有所交集，主持人首先必須盡可能正確理解每個人的意見，因為天底下不會有「每個人天馬行空地隨意發言，回過神來，卻歸結出了完美結論」這種神話發生的。
想要讓會議有完美的結論，需要每個人發言的內容重點都很明確。遺憾的是，現實中碰到的人，不是講話老是繞圈子，就是說明前提太多、內容太抽象等等，大多都是沒辦法清楚表示自己意見的人。
因此針對這一點，會議主持人就要對每個人的發言詢問：「您的意思是～沒錯吧？」來進行重點摘要與確認。這樣一來，便能釐清各個意見的主旨，更重要的是，藉著讓其他人也聽到意見的摘要，主持人便可以整合全體的認知。因此，主持人不可忽視冗長難懂的發言，而是要讓與會者們了解全部的意見，使會議順利進行，摘要就是這樣極為重要的工作。
摘要的第一步，是「重複對方的發言」。比如當與會者說：「我反對這個提案」主持人便要複述：「我明白了，您反對這個提案沒錯吧？」或者稍微換句話說：「我反對這個提案，這太花錢了。」「我明白了，因為這個提案太花錢，所以您提出反對是吧？」這個動作稱之為「複誦」。主持人必須先學會不遺漏，也不加油添醋地去複述對方意見。
好好活用便利貼
如果把意見寫在大張便利貼上（75mm×75mm或是 76mm×127mm）可以方便之後作分類，本節將舉出一些有效活用便利貼的訣竅。
■請大家用粗筆大大地寫下意見
若用一般的原子筆寫，貼到白板上就看不清楚了，準備粗的簽字筆，請大家用這隻筆寫下意見。
■寫下意見時要具體而詳細
抽象的分類詞彙就算不刻意提醒也會有人提出，重要的是具體的意見，請與會者們盡可能不要簡化內容，詳細寫下意見。
■發表意見時，一人一次只能交一張便利貼
請與會者們將寫下的意見一人一張依序交出給主持人。若有人一口氣提出太多，後面的人可能會因為意見有所重複，沒人認真聆聽他的意見，而打擊到他的參與感。
■收集類似的意見
每當有人提出意見時，也詢問其他有類似意見的人一併提出，有助於即時將意見歸類。
■也要收集衍生的意見
若有人因為他人的意見而衍生出其他想法：「既然如此，也可以這麼想……」，這正是團體討論的精華所在，請趕快將它記下來吧。
在白板上分類意見的技巧
本節將為雖然曉得如何分類意見，卻不知該如何清楚地呈現在白板上的人，解說一些小技巧。
第一，要改掉將意見依照提出順序排列的習慣。盡可能將相似的意見寫在同一區，最重要的是將意見寫得分開一些，當判斷「這則意見的主旨不同」時，便將這則意見寫在與之前意見有一段距離的地方。可能有些人會擔心預留的空間太大而造成浪費，因此不想寫得太遠，不要害怕。當然，無法判斷意見的主旨是否與既有區塊類似時，可以和大家討論後，再寫上白板。
第二點，當意見累積到可以看出一個區塊時，便請以分隔線明確地畫出這個區塊，當這個分類的訊息具備一體感，便能令與會者們一眼就看出來，雖說這種做法參雜了一些主持人自身的主觀見解，但在同類的意見累積到一定數量時，就請果斷地畫下框線。
更為極端的做法，是在一開始就先在白板中央寫上議題，並在周圍以放射狀畫出 6至 8個區域。利用這種方法時，就要忽略意見之間細微的差異，分類的同時將意見一一填進區塊中。請你實際執行看看這種方法，意外地簡單喔。
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（本文由八方出版授權刊載，全文摘錄自《60分鐘圖解訓練 邏輯會議主持術：開會有效率！不離題！下結論！》；禁止轉載）
