《VO導讀》：在一個擠滿兩、三百人的會場裡，如果你能在短短30秒內吸引了觀眾的注意力，那就表示你的演講成功了！在職場上也一樣，不論是對主管報告、客戶提案，不要忘記吸引他人的目光與注意，絕對是讓你被別人牢牢記住的關鍵，而敘事的故事力和投影片的設計力將是關乎成功與否的重要工具，故事要怎麼說才不灑狗血又動人、不是設計出身要如何做出讓人驚艷的影片，圖解工具一目了然！
文/陳國欽
溝通3s法則-故事力
從小我們就愛看故事書，不愛看教科書，因為只有故事會讓人專注、期待，跟自己的心境與經驗結合。記得念南一中的時候，只要有同學染上武俠小說，幾乎都是徹夜不眠的看；而民國70年港劇《楚留香》風靡全台，即使明天要大考，也要在電視機前面盯上2小時，才甘願去念書，就是想知道故事劇情如何發展……。
在職場的溝通中，不管生意好不好，每次老闆總是會問一句：「What’s the Story？」整個故事是什麼？而這其中的故事，就是在試圖理解事物的本質。我在設計溝通力的說故事模組時，仍然以黃金圈模組為主：
敘述型：Why、What、How
簡報型：Open、Why、What、How、Close
一、 敘述型：Why、What、How
在職場中，大家都很愛講話，甚至很愛插斷別人講話，似乎深怕不開口，就會失去為自己辯駁、解釋的機會。以我工作多年觀察，我可以大膽的說，大部分的人都只是很愛講話，但不會講話，即使是身為主管也一樣，包括我自己，甚至因為當了主管，更愛上講話的權利。
後來我建議自己和員工，在說話之前要注意三個步驟：1.想清楚、2.寫下來、3.說出去，感覺就比以前好多了，至少不會離題，可以專注在主題上頭。但是之後有員工問我，有什麼辦法可以讓自己想清楚？這個問題瞬間把我考倒了，於是我跑去聽一些很會講話的人講話，歸納出三個重點──Why（動機）、What（理解）、How（體驗）。
我的工作常要對公眾說話，也經常被邀請要作Opening，在還沒學會心智圖法前，常常是想到什麼就講什麼，有一次鼓起勇氣聽自己說了什麼，發現簡直亂七八糟，這時我才恍然大悟，這樣的狀況是不對的。後來就在心中套用這個模組，果然順暢多了。
譬如有一次我去台東公益平台作公益，校長忽然要我對一群高中生講話，因為太突然了，我只好迅速套用這個敘述型模組，上台說了這一段話： 「我是陳老師，今天來的主要目的，是要啟動各位的夢想，促進各位的學習，提升各位將來的競爭力。我將帶給各位的分享內容，是心智圖法的原則與應用，接下來會親自帶領各位同學進行幾個很實用的範例，希望大家快樂、學習、成長。」而當時在我大腦中出現的就是下面那張心智圖。
二、 簡報型：Open、Why、What、How、Close
跟敘述型相比，簡報型是一個很正式的簡報，必須在Why、What、How前後，加上Open及Close。用意就是在整個簡報溝通過程，作一個強力的開場吸引，也因為一場簡報通常會超過30分鐘，必須要有完整的開場及收尾。
在外商公司上班，簡報能力的優劣，是存活的重大關鍵因素。因為很多人，包含國外的長官、國內的同事，以及所有的通路和客戶，幾乎有大半時間是透過簡報來認識你。既然如此，我很難理解為何有人不願意把簡報學好？沒有程度的簡報，就像一個隨意穿著就去相親的人，會給人留下很不好的印象。
這個簡報型的應用，是在作一份簡報之前，先給自己一個簡報內容的框架。每當我用心智圖勾勒出簡報的框架，心就已經大大的安了一半，因為有了框架之後，剩下就是專業簡報設計及如何溝通說服而已。
延續上一個例子，即使臨時受託，必須對高中生作2小時的簡報，只要用心智圖法來發想，一份簡報30分鐘就可以完成了。
溝通3s法則-設計力
簡報的設計，是最直接讓觀眾看得到的，很多人很會講話，可惜就敗在這一關。其實作簡報是件很簡單的事，只要順著前述的故事力把心智圖作成簡報即可。在設計簡報時，要牢記四不與四要：
一、四不
1. 不把觀眾當讀者 很多人因貪圖方便，直接截取Word文字，貼進簡報檔。當你把密密麻麻的字秀出來，等於把觀眾當讀者，注意力瞬間被文字轉移及破壞，極難回復。
2. 不把大字報當簡報 雖然字少了，字級放大了，還是把觀眾當讀者，沒什麼兩樣。
3. 不把資料當簡報 把手上相關資料都放進簡報，觀眾一定瞬間進入睡眠模式。
4. 不把提詞當簡報 提詞一般用來提醒自己關鍵觀念及重要訊息，並不適用於放入簡報，一來破梗，二來突兀，會讓口語的表達失去流暢感。
二、四要
1. 要有邏輯架構
沒有邏輯，不是故事，因為不是故事，當然就無法打動觀眾。職場的商業邏輯，我通常採用三大元素──主張／論述／證據。 一般作簡報，常用的邏輯架構是主張→論述→證據。下方圖例中A牌印表機是您的最佳選擇，不但有好品質，穩定評比第一名，預算低也買得起，5,000 元有找，是同等級產品中最低價。 製作投影片，依照主張→論述→證據的川流，有時一張投影片包含三樣元素，有時會以一群投影片組合，每一張各代表主張、論述或證據。一般是一個主張、幾個論述、多個證據，要注意投影片分鏡連戲過程，必須將故事引導順暢，觀眾才能樂在其中。
2. 要善用圖解
圖解跟圖像概念是一樣的，但圖解是圖像、關係圖及數據圖的總合，是製作投影片時很重要的元素。很多人教商業簡報，都主張作出有自己風格特色的圖解，而職場五力講求快速有效，因此我建議善用微軟Office 內建的SmartArt 功能即可。
經過一番整理，我把所有圖解歸納如下：
請注意，這裡對應的是最常用的代表，並不是說它不能作其它應用。譬如流程圖，不只有How，它其實也有What、When。
關係圖可分為清單圖、流程圖、循環圖、樹狀圖、金字塔、關連圖、矩陣圖。
a清單圖：分項歸類 清單就是簡單的分類，只有階層關係，沒有先後順序，某種程度上，它也是種心智圖法的變形。
b流程圖：執行步驟顧名思義，流程圖是表現時間變化與過程的一種圖形，透過箭號和圖框，將時間與過程的進展視覺化，用以表示前後的因果關係。
c循環圖：標準流程 循環圖是流程圖的另種變形，但有別於流程圖，它沒有終點，是一種無限循環、逐步改善的意義。
d樹狀圖：原因分析&組織架構 樹狀圖的應用有兩種，分別用在原因分析與組織架構。在執行原因分析時，能有系統的拆解問題，精簡焦點資訊，利於探索問題本質；另一方面，它可以用來呈現一個組織的階層及功能角色。
e金字塔：層級架構 又叫階層圖，用來表達階層，上下或高低關係，同時也呈現出數量多寡。由下往上，層層收斂，數量越少；由上往下，層層擴散，數量越多。
f關連圖：彼此關連 共分五種：1. 交互、2. 收縮、3. 擴散、4. 重疊、5.包含。有時圖框彼此關連，但又不屬於以上圖解，我們就把它歸類為關連圖。交互是彼此的影響關係，收縮是由外往內事件指向，相反則是擴散，是由內往外事件指向，重疊就是彼此有局部重複關係，若重複到產生包含關係，就是包含。
g矩陣圖：分項對應 又稱象限圖。矩陣圖在作分項策略時非常好用，舉凡波士頓矩陣（BCG）、安索夫矩陣、SWOT現況分析、時間管理⋯⋯等等，是一種很有用的收斂工具。尤其以心智圖作完水平思考，再來個矩陣圖作垂直思考、策略定位，是相當有力量的組合。
數據圖是簡報中常用的圖解，尤其是跟數字相關的報告，其中經常會用到表格圖、直條圖、折線圖、圓餅圖。
表格圖：總覽 表格本身是一種圖，甚至是最為精簡完整的對應圖表，當你還在傷腦筋用什麼數據圖時，有時表格圖就是個最簡單有效的圖表。
直條圖：大小 不管是直的還是橫的，最主要是要顯示量的大小。
折線圖：趨勢 折線圖很適合用來表現一段時間內的數字及趨勢變化，在描述企業成長、衰退、穩定或波動時，折線圖的使用率極高。
圓餅圖：比例 圓形最能給人整體及分量的感覺，如果是需要描述每一個分項佔整體的分量及比例，圓餅圖就再適合不過了，例如上圖中每個月份的大小及比例。
3. 要使用關鍵字
何謂簡報，就是簡單有力的報告，而關鍵字的使用，便是這力量的源頭。關鍵字相關概念可參照前面〈思考力〉的說明。
4. 要搭配色彩
色彩及圖像都是活化大腦、吸引注意及增強記憶的有效工具，跟關鍵字一樣。
下面我以三張簡報作一比較，讀者會比較容易理解。第一張是傳統的大字報，這種簡報等於告訴觀眾你的簡報設計有多差，日後會很難改變別人對你的第一印象；第二張標題有含主張，本文也使用了論述及關鍵字，但缺乏圖表與證據；第三張就一目瞭然多了，這才是我們該有的基本簡報功夫。
延伸閱讀：
為何頂尖菁英都是「清單控」：一張列得好、列得對的 memo 紙，升職加薪全靠它！
（本文由商周出版《職場五力成功方程式：跨國企業高階主管教您運用心智圖思考創造百億業績》授權刊載；首圖來源：NASA Goddard Photo and Video，CC Licensed；禁止轉載。）
