上班族三不五時就要寫電子郵件或報告。我相信有很多人即使工作好幾年，都還是無法寫出一篇好的電子郵件及報告。以下章節將告訴大家，寫信及報告時應該要知道的小祕訣。
一、開門見山法
撰寫商務電子郵件時，最重要的就是明確且快速地告訴對方「我想說的話」。這種時候開門見山法（破題法），就比畫龍點睛法（冒題法）來得更恰當。不管是哪間公司，都會有各種各樣的報告或郵件，隨著位階愈高，要看的文件也會愈多。一篇報告或郵件的開頭若不夠強烈，看的人很多時候連內容是什麼都想不起來。對連看報告的時間都沒有的主管而言，一篇打流水仗的報告會讓他們無法集中注意力。
所以，要養成習慣在一、兩行字之內，就讓他們知道：「啊！原來這篇是在說這件事。」在開頭就把要說的話說完，愈不重要的話就放在愈後面講。
二、簡短扼要
寫文章的時候，最常犯下的錯誤就是，洋洋灑灑寫了一大篇看起來沒有結尾的文章。因為有很多想說的話，但要在腦海中歸納總結並不是這麼容易，所以文章就開始愈寫愈長。
抽取一篇我在網路上看到的自我介紹為例：
我認為在課堂上獲得的學業成績不能成為大學生活的全部，所以在這樣的想法之下，我參加了一個大學生聯合公益社團 ── ○○社團。在大學生活與社團活動的挑戰之下，它們成為滋養我往後漫長人生的土壤。
除了這些之外，我還成功地做到了當時大家還不太熟悉的網路創業。透過這些我得到很多心得，也從中獲得很多人生中非常珍貴的經驗。
乍看之下，大概知道他要表達的是什麼，但卻無法讓人想繼續看下去。文章的作者，想強調自己以社會公益活動及網路創業，填滿了只有書本的大學生活。但內容充斥太多冗詞贅句，應把文章縮短更簡潔有力。
我的大學生活，不僅限於念書拿高分。大學期間，我參加了一個大學生聯合公益社團──○○社團，並完成當時尚未盛行的「網路創業」。這些經歷成為滋養我未來人生的土壤，不僅從中得到許多心得，也獲得非常珍貴的經驗。
撰寫商務報告也是一樣的道理：
現行規定的更改，會成為影響我們維持市場占有率（Market Share）的阻礙。為了防止這樣的情況發生，首先我們應該積極地檢討公司內部專案小組的構成。必要時，應該聯繫與此有關的外部團體，請求他們協助。我們必須努力防止這樣的負面因素影響公司運作。
這篇文章只要寫的簡短一點，會讓閱讀的人更有意願看下去：
現行規定的更改，會阻礙我們維持市場占有率。為防止該情況發生，首先必須積極檢討公司內部專案小組的構成。必要時，應聯繫與此有關的外部團體，請求協助，以防止這樣的負面因素影響公司運作。
簡短有力的文章，不僅更順眼，更能準確表達自己的想法。
三、 注意文句上的錯誤
仔細觀察句子是否有錯誤、不通順，以免造成理解上的困擾，例如：主詞模糊、主被動使用錯誤，或句子出現一個以上的主詞等情況。
因公司財政，本部門第三季預算縮減之油錢補貼一事，已決定被取消，特此告知。
句子中「本部門第三季預算縮減」與「油錢補貼」，雖以「之」字作為連結，但造成文句主語不清，不知是強調「預算縮減」還是「油錢補貼」。後文的「決定被取消」，應該從被動改回主動的「決定取消」，才正確。
寫出一個句子後，慢慢地唸出來，就可以清楚找到其中的錯誤。
四、寫出解決方案
寫報告時，最理想的是一併提出解決方法。舉例來說，一份關於行銷的報告，應該要明確寫出目前情況、競爭對手的行銷策略、消費者當前行為偏好，這就是一份八十分的報告。但如果再加上「解決方案」，便是一份一百分的報告。
我在寫報告時，通常會以「實際銷售人員的意見」為前提，尋找解決方案，這樣不僅能夠維持自身觀點，還可以結合實際情況。一份寫出「解決方案」的報告，遠比一份只有「整理現況」的報告來得更優秀。
五、掌握文章的節奏
文章跟音樂一樣，需要一種韻味。盡量簡潔、必要時省略助詞、養成有條理的寫作習慣。
透過這次的新政策，我們可以期待它為我們帶來……
試著將這個句子改成這樣：
我們可以期待新的政策將為我們帶來……
再舉一個例子，如果省略以下括號裡不必要的助詞，句子會看起來更簡潔有力。
他總是贏不了跟她一起進公司的隔壁（的）同期，因此經常遭到主管（的）數落。
從上面例子來看，「的」這個助詞在很多情況下都可省略。再舉一個類似的例子：
我迅速地向經理做了報告，且獲得批准的動作之後……
我迅速地向經理報告，且獲得批准之後……
只要將「做了報告」，縮寫成「報告」；「批准的動作」，寫成「批准」，文章精簡又有力道。
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（本文由 商周出版 授權刊載，全文摘錄自《不想成為倉桑前輩》。首圖來源：Unsplash，CC Licensed。禁止轉載）
