《VO導讀》：在職場最具權威的管理顧問公司麥肯錫的眼中，簡報其實是一種「說服」的武器，也代表了「你這個人」。一個好簡報暗藏著許多圖文潛規則，包括字體大小、圖文位置、標題字數、動畫對比……都有其黃金比例，快來看看麥肯錫菁英從不外流的簡報，原來長這樣！學會它，你的簡報也能讓客戶驚艷、讓同事稱羨！
金字塔版面結構，內容不超過七頁
簡報的基本原則，是先闡述「結論最想傳達的事情」，然後再說明理由，以佐證結論。所以，簡報的整體結構就是金字塔結 構(如下圖)。所謂簡報，即是把金字塔結構裡的每一層訊息，由上而下逐一說明，並在最後再次確認結論。
一開始就明確提出結論最想傳達的事情，可以把內容被誤解的可能性減至最低。然而，我們常見的簡報形式卻是從細節開始說明，最後才導入結論。這種方式會讓聽者難以掌握重點，最好避免採用。 接下來，我們來看簡報的整體形式，及其結構和組成順序。
首先，簡報的主旨，一開始就在概要及主摘要兩處載明清楚(❷) (如圖二)。
接著再表明具體的主要訊息(此次簡報最想表達的事)(❸)。支撐主要訊息的根據及理由，則由數個關鍵訊息來構成，而各個關鍵訊息又以多個次要 訊息為依據(❹ ❺ ❻ )。此外，主題則用來表明該頁面所要闡述的是什麼。
根據這樣的結構，簡報裡的每個「版面」，都是用數個下位訊息(標準是三個，最多五個)，來佐證一個上位訊息。
最後(❼)，再次提出結論最想傳達的事情，告訴聽眾簡報的主旨。因為聽眾是健忘的，不可能完全記住並理解簡報的內容，所以必須在結束前，再次提出結論，以確定聽眾理解簡報的主旨。
一個關鍵訊息要由三個次要訊息來佐證，所以根據圖二來製作簡報資料的 話，除了封面之外，還需要製作六張頁面。
█ 過於著重動畫，小心反效果
升級版的簡報軟體，多了一個動畫選項。使用 Power Point 做簡報時，光 是切換畫面的選項就有:切換投影片、淡出、推入、擦去、分割、顯示、隨機線條、圖案等。而且，各個選項之下，又有各種不同的選項。音效也是一樣。
針對動畫和音效，我的建議是要節制使用。
有些發表者很明顯地偏好使用動畫及音效。為防止打斷聽眾的專注力，造成反效果，商務簡報禁止過多的動畫和音效。在製作簡報時，過分花俏的動畫與音效，也很可能引發聽眾的反感，要有節制地使用。
█ 強調對比就用互補色
和動畫一樣，配色方面也要注意。
使用數個同色系的顏色，是配色的基本原則。
想要強調對比的話，不妨使用互補色。最具代表的互補色，是紅和綠。但 因為紅綠的對比過於強烈，看久了會使眼睛疲勞，所以要有節制地使用。另外，黃色和紫色也是對比強烈的互補色，但是白色背景突顯不出黃色，使用上仍需多加注意。
任何顏色塗滿整個頁面都會形成視覺上的壓力，這時若能妥善利用漸層，有層次地調整顏色濃度，可減輕視覺上的負擔。另外，讓靜止畫面產生動感，也是漸層的優點之一。
從下一章開始，我將具體說明頁面的製作方式。
文字頁的基本結構
簡報的基本結構為金字塔結構，頁面設計也一樣。先揭示此頁面想要傳達的訊息後，再列出佐證的理由及說明。
首先，在所有頁面的左上方寫下「訊息(最想要傳達的事情)」。把這個頁面最想傳達的訊息，用主語和述語所構成、清楚明瞭的「句子」表達出來，當作此頁的標題，這就叫做「標題訊息」。
很可惜的是，大部分的簡報，都沒有在每頁的最上面一行，列出該頁的主張，少了這一行，簡報內容就不易讓人理解。所以，一定要把標題訊息放在每頁的最上方。
標題訊息的長度，最長不能超過兩行，字體級數在二十到三十的範圍內最佳。附帶一提，我通常使用二十四字級的字體，但如果是利用電視或筆記型電腦等較小的螢幕做簡報，則會使用稍大的三十字級的字體。
此外，沒有訊息的頁面不能存在，因為沒有訊息，該頁面就沒有存在的價值。這時，要嘛增加訊息，不然就刪除頁面。這是我在麥肯錫工作期間，學習到的重要技巧之一。
標題之下要「標籤」，主題以十字為限
標題訊息的下面需要一個主題，來表達該頁要闡述的事情。你可以把它想成是在頁面這個容器上，貼上一個表示內容物的標籤。這和一般所謂的標題，意思相同。
因為是主題，所以不必用完整的句子來表現，使用名詞句即可。
一般使用的形式是「 的 」。例如:「狀況的說明」、「原因的解說」、「提案的內容」、「今日的重點」、「其他公司的狀況」、「去年度的銷售狀況」、「今後的預測」、「溫度的變化」、「諮詢件數的變化」、「法律修正的實際情況」、「救濟受害者的動向」等，都是主題。
以十個字為上限，字體級數也以二十到三十為佳。
製作簡報時，要把每張頁面都視為獨立的容器，同一個主題不能橫跨數張 頁面。所有的頁面都要有不同的主題。
若單一主題包含的訊息量過多，可進一步細分該主題。也就是，把一個主 題分割成數個主題，然後用數張頁面來表現。
佐證訊息最多不超過五個
在標題訊息及主題之下，就是身為內文的「佐證訊息」了。佐證訊息必須使用主語和述語、清楚明瞭的句子，不適合用列舉關鍵字或片語的方式。
句子長度和標題訊息一樣，不超過兩行，字體級數也要在二十到三十之 間。佐證訊息的數目以給人穩定感的三個為基準，最多不能超過五個。因為佐證訊息過多，會使版面顯得擁擠，降低對聽眾的衝擊，難以留下深刻的印象。
如果只是把佐證訊息羅列出來，不僅不易連貫前後文，內容也難以正確傳 達出去，但如果可以在句子開頭使用適當的連接詞，使前後文串連起來便能立即提高聽眾的理解度及滿意度。
總合來說，所有頁面的結構都是「標題訊息」+「主題」+「佐證訊 息」。這些名稱會因各頁面所屬階層的不同，而有不同的代表名詞，但基本結構都是相同的。
●基本型: 標題訊息+主題+佐證訊息
● 實際頁面的主要部分: 主要訊息+主要主題+關鍵訊息
● 佐證關鍵訊息的頁面: 關鍵訊息+關鍵主題+次要訊息
圖表與文字你得這樣組合
即使頁面最上方的標題訊息已經寫得很清楚了，但是，只用圖表佐證標題訊息還是有風險。做簡報時，很可能用掉太多時間在說明圖表，或是遺漏掉重點。有時即使口頭說明的很清楚，但光用聽的，聽眾仍然不容易理解，無法留下深刻的印象。
因此，為提高聽者的理解度及維持簡報的流暢度，用文字來補充說明，也 是一種很好的方法。我建議使用的文字訊息數是三個。
圖表放左邊，文字放右邊
圖表和文字併用時，可由左向右設計版面，把圖表放在左邊、文字放右邊。
不論是日語、英語、或橫排中文，大多都是由左向右讀寫文字，所以聽眾也都習慣性地由左向右閱讀。而且，圖表放在左邊，可先給右腦一個直覺的印象，之後看到右邊的文字，就會在左腦形成邏輯。 偶爾可以看到頁面的上半部是圖表，其下是文字說明的縱向型版面設計。
這種版面適用於縱向的紙，但簡報版面不建議採用縱向設計。因為簡報的版面多是橫向擺放，而且人的橫向視野寬度，也大於縱向視野。所以，由左向右的橫向設計，是簡報版面設計的基本原則。
用文字訊息幫助理解概念圖
除了圖表和表格外，簡報有時也會使用概念圖。 所謂概念圖，是指不使用數字或數量，只表達事物間的關係，或文字概要的圖表。例如:市場行銷的、策略的、業界分析的五大能力等的架構圖，都屬於概念圖。組織圖或表示某種步驟的流程圖，也屬於概念圖的一種。 使用概念圖時，不能只依賴圖形，也要補充文字訊息。
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（本文：大是出版《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》授權刊載；首圖來源：Eneas，CC Licensed；禁止轉載。）
