「一個主管的成功不是自己有多成功,而是你幫助多少人成功。」

在最近的「台灣微軟 2022 年營運方針與計畫」分享會中,台灣微軟首席營運長陳慧蓉表示「2022 是台灣產業關鍵性的一年。」微軟從 2020 年宣布將在台設置全球第 66 座資料中心以來,持續推動資料中心建置計畫,賦能台灣​客戶加速數位轉型,開創新商務模式。而微軟的企業文化,也非常強調賦能員工成就非凡。

「就像《航海王》的故事,裡面每個角色都有自己很棒的力量。」VidaOrange生活報橘特別專訪台灣微軟首席營運長陳慧蓉,聽她聊加入微軟 18 年一路走來的「領導哲學」。

專訪當天是一個晴天溫暖的午後,從微軟總部的落地窗看得到一片湛藍的天空,陳慧蓉走進會議室時也穿著一襲優雅的藍色套裝,溫暖地分享她如何運用「Model Coach Care」,讓團隊每個成員能夠安心地放膽去做。

採訪/《VidaOrange生活報橘》主編戴相文

《VidaOrange 生活報橘》主編戴相文(以下簡稱戴):你如何在國際級的大型企業中處理大量的對內溝通,激勵員工往同一個目標前進?你認為「透過溝通取得共識」的溝通秘訣是什麼?

台灣微軟首席營運長陳慧蓉(以下簡稱陳):我們要在台灣建立微軟全球第 66 座 Azure 資料中心區域,每個人都要各司其職,所以第一個就是每個人的「角色和責任」要講得很清楚,我們不同團隊每個月都會有一次的同步,在這個會議裡面最主要就是各團隊會確認今天有哪些議程,我加入微軟 18 年多到現在,我覺得微軟有一件事情讓我最 amazing ,就是「開會完一定有結論,結論一定有行動,行動一定會有負責人、時程計畫,一定要有人確實執行」。

因為老實講這麼多主管在一起,時間是真的很寶貴,所以我們要確保開會這件事情有效。現在其實運用科技像 Teams, 會議時在 Teams Chat 裡面打完字,會議結束時執行計畫就出來了, 與會的人都同意了執行計畫,會議資料直接累積在雲端,所有內容都在最高化安全保護裡面,那下次我們要來開會的時候,第一件事情就是看執行計畫有哪些,就很容易可以做相關的 follow up。

要達成共識,除了運用科技工具,我覺得很重要的一件事情是「聽」。「聽」這個字很有趣,它有一個「耳朵」,還有有一個「心」,你要聽進去,然後你心裡要同意這件事情。我有時候我會去問同仁:「從你的角度來告訴我,你在這個專案裡面你要做什麼?」由他自己講出來,他就會自己認同:「這是我要做的事情。」而且也確保他有聽進去。

我們每個月都有一些固定議題的討論 ,不是總經理或副總經理一味的訊息傳達,而是大家一起討論、一起腦力激盪看有什麼好方法。所以同仁一定要先聽進去,才有辦法用心去講他要做什麼,或是可以幫助別人什麼,才會確定整個溝通的有效性。

戴:在一篇報導中看到你曾提到:「微軟的企業文化非常強調賦能員工,成功賦能有助於提升員工的動機。」請問你如何提升員工的歸屬感,激勵員工主動提出創新想法、承接任務達成目標?

陳:在心理學的「馬斯洛需求層次理論」,上層的需求其實是「尊重需求」和「自我實現需求」。我們相信在微軟工作的員工都是希望自己一直能夠有所突破、有做得好的地方,他希望被尊重,他希望做到自我實現。

只要沒有人講不能做,你就放膽去做

我記得我剛到微軟的時候,有一次我問我主管說「這個我可不可以做?」當時的主管就跟我說:「Flora,在微軟裡面,你不要問『哪些可不可以做?』只要今天跟商業倫理沒有衝突 ,跟企業道德沒有任何的衝突、這是合法的事情,你就放膽去做。只要沒有人跟你講說這件事情是不能做的,你就去做。」

那一次給我很大的一個提醒,提醒我在跟員工溝通的時候,必須要去多問看看他們:「你覺得這個要怎麼做?」我會跟同仁說:「我覺得你們是專家,你們絕對比我懂非常多,那我可以提供給你的價值是什麼,我可以告訴你公司的方向跟你現在要做的東西是不是有符合、我可以協助你去對跨部門整合。我相信你,你會盡全力去達到這個目標。」

我覺得這樣溝通之後,我的部門整個有很不同的氣氛改變,他們非常願意去表達他想要做什麼,然後團隊成員會互相在會議裡面彼此討論,會說「你做這個,那我可以再加上什麼」,我覺得這就是一個「賦能員工」的表現,讓他真的是覺得在很安全的情況下,他就會願意放膽去做。

戴:之前有聽過你的 Podcast 節目《花想世界》,其中一集談到你會用「教練式的管理」?

陳:這是微軟這幾年在談的「Model Coach Care」,也就是企業內任何的改變,主管要身先士卒,因為自己去做了之後,你才知道會怎麼樣,是圓的扁的、鹹的甜的,這是「Model」;第二件事是「Coach」員工,就是你要多問問題,多瞭解聽他們的想法,然後當然你要「Care」他的心理狀況,協助他成長。

比如說有時候員工跑來跟我講:「碰到某一個部門主管,那邊有點窒礙難行⋯⋯。」那我就會問他說:「那你覺得應該怎麼做?」他說他覺得:「我應該要去做什麼什麼一些事情。」我會再問:「那你覺得有什麼事情會 block 你不去做這件情?」後來他想一想就說:「好,那我知道了。」他就跑去跟那個部門的主管好好坐下來談,把這件事情談清楚,後來這件事情就做好了。

我當然可以直接打個電話給那個主管,可是這樣不會讓這個同仁學習跟成長,所以我用這樣的方式去引導他,是讓他自己去發現說:其實自己是可以做到的。

有時候如果員工跟我講:「可不可以幫我跟他打個招呼?」我就會幫忙打個招呼,但是我會帶著他讓他去主講,我去開個場後 support 他。最後我會 care 他,我會鼓勵他說:「你剛剛講得很棒啊!我覺得你講得非常好!」那他下次就會更勇敢地直接跟這個主管溝通。

以前有一個前輩跟我講,「一個主管的成功不是你自己有多成功,而是你的組員有多成功,你幫助多少人成功,這才是重點。」所有新主管剛開始做這件事情時一定會有點掙扎,但是你一旦做,越做越成熟、越做越好的時候,你的能力是越來越大的。

這個很有趣,有一次我的老闆在談我的團隊績效,他知道我的整個團隊每個人的績效都很好,我老闆最後問我說:「那你覺得你自己的績效怎麼樣?」我說:「我團隊所有員工的績效都非常好,你也都同意,那你覺得那我的績效會不好嗎?」他就大笑,我老闆是一個美國人,他就在那邊大笑。

我覺得做一個主管就是要賦能員工,你要相信你的員工。有時候你可能會想說:「我覺得他做事情就是怎樣怎樣,我就是有點不相信。」那你要進一步想想看,這個員工做什麼行為的時候,你會覺得你信任他,你把你期待他做的行為講清楚,這樣就能建立彼此的信任感。

圖片來源:台灣微軟提供

戴:再聊聊你的「生活哲學」,你曾說過「不能活在別人的價值觀中,只要面對真實自我,努力去嘗試就好。」可以舉一個你面對真實自我的某個時刻嗎?

陳:有一本書叫《脆弱的力量》,有時候面對實際真實的自己的時候,其實不是那麼好看,那當不是那麼好看的時候,怎麼產生勇氣去面對?

表現「脆弱」,其實很有力量

我三年前決定轉到 marketing 部門的時候,真的是滿勇敢的啦(笑)。那時候坐在這位子,我發現一件事情,「天啊我有太多事情要學習!我到底要怎麼去提供價值給團隊,可以給他們什麼引導?」當時我就真的是面臨到「脆弱」這件事。

後來我就告訴自己:「好,如果總經理都同意我來坐這個位置,一定有他的原因在,那他的原因是什麼?」從這裡面我去思考:「我可以帶給這個團隊的價值是什麼?哪些東西是我不懂的,我需要同仁幫忙的地方有哪些?」

有點像《航海王》的故事,裡面每個角色都有自己很棒的力量,當他成為一個夥伴的時候,遇到困難其實他就會 call for help。我也是這樣子。所以我就跟我的同仁講:「好,我真的很多東西不懂,很多東西真的是需要大家幫忙。」但是我也會告訴大家我在這三個月之內一定會有辦法去行銷這個產品,然後我就開始逐漸發現到有越來愈多的想法是「我可以去做什麼」,而不是聚焦在「我不能做什麼」。

我面對我自己,我就知道如何做得越來越好。

圖片來源:台灣微軟提供

戴:你在接受TechOrange科技報橘採訪時曾提到「運動完覺得很快樂。」你平常會做哪些運動?

陳:我發現一件事情,就是我沒有運動的時候就會很不舒服,當我越不想運動的時候去動,其實那個時候效果是最好的,很多不好的 energy 就會散發掉。

人生的節奏,有壓力也要有放鬆

我大概一個禮拜做三次運動,一次有氧、一次重訓、一次瑜伽。我們家是住在河堤旁邊,所以我常常去河堤慢跑,我很喜歡那段時間,因為那段時間是我自己的,因為就一個人,有很多的時間可以去思考很多的事情;做重訓時就會很專注,不然會受傷;那做瑜伽時常常做一做就快要睡著(笑),我覺得這其實也是一種人生的節奏,就是你要有快、要有壓力,但也是要放鬆,做瑜伽這件事情對我來講,就是一個讓自己好好地放鬆的一個很重要地方。

戴:你最近喜歡看什麼書?

陳:我最近看了一本書叫做《面子領導學》,還滿好玩的。他在談其實中國人、外國人都有面子的問題,你可以很直接地去溝通,可是你怎麼樣用和緩的方式去溝通,讓對方可以了解到重點,但又不會覺得失掉顏面。我覺得這本書對我來講是一個滿好的提醒,其實做到越來越高階的主管,有時候你講一句話的力量,等於是人家的很大的一個重量。

另外有一本書就是《東方之盾》,讓我思考到「企業在不同的挑戰裡面,怎麼樣可以提高企業韌性?」可以更了解整個世界的變化,對我們的影響到底是什麼,這對我也是滿有趣的一個提醒。

戴:VidaOrange生活報橘的「Vida」靈感是來自於西班牙文的「Viva la Vida 活在當下」的意思,你認為「活在當下」的秘訣是什麼?可以舉一個你「活在當下」的某個時刻非常快樂的例子嗎?

陳:我最近突然很喜歡爬山,不是爬那種百岳啦,就是爬一些小山。我覺得爬山會讓我覺得很舒服,也可以跟朋友一起,像我朋友最近要找我吃飯,我就提議「不要吃飯吧,大家一起去爬山怎麼樣?」反正只是爬個小山,跟吃飯時間其實差不多,那我覺得在爬山的過程當中,不但獲得健康,也可以跟朋友一個很好的交流。

在山裡面,你會覺得,這個大自然真的是非常美麗,我們人真的是要好好保護這個大自然。

(本文提供合作夥伴轉載)