【不只整理衣櫃更整理會議】「怦然心動的整理女王」近藤麻里惠首度公開工作整理魔法

圖片來源:Marie Kondo’s Instagram

(本文書摘內容出自 怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作》,由 方智 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

《VO》導讀:

工作空間宛如會吸引雜亂的大磁鐵,除了辦公桌凌亂的問題,或許你也有被浪費時間的會議、凌亂的資料及文件、回不完的電子郵件⋯⋯

風靡世界的整理女王近藤麻里惠與美國組織行為學博士史考‧索南辛首度跨國、跨界合作,「帶來巨大改變的工作整理心法」首度公開!

(責任編輯:鄧羽辰)

文/ 近藤麻理惠(Marie Kondo)、史考特‧索南辛(Scott Sonenshein)

當你踏進會議時,你就走進了一個合作、決策、交換想法的共同空間。珍惜這個空間,它會變成你心動的來源。別把會議當成服務個人利益的地方——會議不是發表長篇大論、擁護封閉思想,或踩著別人往上爬的場合。

規則①:在場

我說的是「真正的在場」。我看過太多「人在心不在」的會議。坐直,身體靠近桌子,散發正面能量。這不是你任由腦袋瓜神遊的時候。

規則②:有備而來

如果主辦人事先提供議程,一定要事先準備。如果你覺得根本沒時間準備,那你大概也沒時間去開會。再次問自己:這個會議真的值得留下來嗎?

規則③:別帶電子產品

沒騙你,大家都看到你在偷瞄手機。這不但沒禮貌,也釋放出「這個會不重要、不值得認真聽」的訊息。手機還會發出各種噪音,從通知到點擊螢幕都有。一旦有人開始,其他人就會跟著做,會議該得到的尊重一下就蕩然無存。 如果專心開會,會議就能更快結束、更有效率,也更有趣。

規則④:聽⋯⋯認真聆聽!

開會時,我們應該從彼此身上學習。這並不容易,因為大家都喜歡說話。研究人員從一組實驗中發現,人真的很愛說話,甚至願意為了說更多話而放棄賺現金的機會。從這些人的腦部成像可見,說話給人的滿足感跟吃東西或性行為一樣。也難怪會議很快會變成一堆人在七嘴八舌,完全離題,聽的人卻很少。

規則⑤:大膽表達意見

有時候你會有特別的資訊要跟大家分享。話題要能提供新資訊、不同的觀點,或是把討論拉回正題。如果你認為需要更多批判性思考,就自告奮勇扮演「唱反調」的角色,或是代表「競爭者」或其他利益相關人,例如公司裡的另一個部門、監督者或客戶。厲害的主持人會制止多餘且無益的討論,但 好的參與者能夠約束自己的行為,根據「我是否提供了有助於達成會議目標的新資訊」這個簡單的規則,判斷何時該發表意見,何時該專心聆聽。 如果答案是否定的,那就該專心聽其他人發表意見。

規則⑥:不要傷害他人

我們都是負責任的大人,怪罪別人、打斷別人、自我推銷,都會讓會議失去功能。有個傑出的研究調查了九十二場團隊會議,發現負面行為對會議的傷害比正面行為對會議的良好影響還大。所以, 你起碼要做到,別把惡毒語言和不良態度帶到會議上。

規則⑦:支持他人

與其直接否定別人的說法,不如改以更好的回覆方式。用「好,那麼 ⋯⋯」取代「不,但是 ⋯⋯」,拋掉否定他人的第一直覺,訓練接納別人的意見。這樣對方的感受比較好,你也會因為幫到別人而覺得開心。

學習條理清楚的開會

或許你是經常要召開會議的主管,或者你希望事業更上一層樓,肩負更多責任 ,其中可能也包括讓會議順利進行。你可能得跟客戶合作,跟他們一起討論才能得到更好的結果。你的上司可能有天跑來找你,請你代替他主持會議。你能夠勝任嗎?無論你擔任何種職位,學習條理清楚地開會,對你都是很有用的技能。

首先,掌握自己想達成的目標。

這個會有必要開嗎?有些會議只是公布資訊,通常有更有效的方式可以替代,簡單的書面通知或幾張幻燈片或許就能達成目的。 讓其他人有空時再快速更新資訊,把會議留給討論和決策。

如果是固定的定期會議,除非有人主動取消,不然就是每個禮拜都召開。你能夠把定期會議改成不定期會議,等有重要的事情再召開嗎?

第二,仔細思考邀請誰來開會。

現在有電子行事曆,要邀人參加會議很方便,所以很容易就邀請了一大堆人,不是為了讓會議感覺更有份量,就是主辦人認為這樣會議會更順暢。如果要手寫邀請函,你還會花時間邀請這麼多人嗎?

實際的狀況是,人太多會拖慢會議的速度。比起會議室「坐滿人」,更重要的是「請對人」,也就是有珍貴的資訊分享,或有權力採取行動或做出決策的人。

第三,在邀請函中寫出會議目標。

這樣能幫助受邀者決定自己有沒有必要參加。如果沒有必要,允許他們無條件跳過這場會議。如果你認為少了某個人,會議的效能就會降低,那就要說明他們的參與有多重要。若是沒有他們,會議照常能進行,這就表示他們不一定要參加。

在議程內提供詳細的資訊,以便受邀者事先準備。例如,列出要做的決策或討論的提案,請大家事先想一想,帶著自己的想法來開會。

第四,鼓勵大家積極參與。

你邀大家來開會,沒有什麼比霸占講臺更快澆熄大家的熱情。一開始就要表明,你的目標是聽取大家的意見,而不是要大家聽你發表意見或接納你的所有意見。領導者說得太多,就會拖慢決策,降低生產力,決策的品質也會降低。

切勿下臺一一請人發表意見,應該請有想法的人直接舉手發言。利用開放性的問題邀請大家主動參與,這樣能促進討論,大家也能安心地暢所欲言。例如可以問:還可以用什麼方式來看這個問題?我們應該留意什麼盲點?客戶、員工或其他選民會有什麼感受?

如果開會的人心不在焉,尤其是在定期會議上,去找他們談一談,鼓勵他們下次在會議上發表意見。他們覺得自己沒什麼要補充的?若是如此,那是因為他們不是參加這場會議的適當人選嗎?那就允許他們不用來開會。如果是因為缺乏自信,例如他們是會議中最低階的人員,就要讓他們知道你邀請他們是為了想聽他們的意見。

第五,訂出會議時間表。

一場會議通常是三十或六十分鐘,因為是整數,除此之外其實沒什麼道理。會議很少提早結束,即使工作已經完成也是。如果預定的時間是好幾個小時,就會拖好幾個小時。

一旦會議超過六十分鐘,大家就可能開始精神渙散。會開太久,前半段就可能效率低落,因為沒有時間壓力。把會議時間縮短除了能節省時間,適當的時間壓力也能激發創意。

試著把目前的會議減少十五分鐘,除非你發現時間不夠。

冗長的會議雖然耗費精力,但要小心的是,別因此改成時間較短但更頻繁的會議。大多數人都會一口答應時間短的小會議,但小會議要付出的代價可能不小於大會議(這還是假設小會議真的很短,但實際情況很少如此!)。準備會議很花時間,而且會打斷其他工作。研究發現,花多少時間開會對員工影響不大,真正影響他們的是參加多少會議。頻繁的小會議經常打斷工作,比起較不頻繁的大會議更讓他們沮喪、疲憊。 同一個研究也發現,開更多會無法提高生產力。 最好是把相關的問題放進大約四十五分鐘的會議裡一起討論,而不是在一週內預定好幾個小會議。

站著開會,拿掉傳統的會議桌椅,會激發更多創意和合作。 從象徵層面來說,坐著就標出了地盤,人因此容易抓著自己的想法不放,較難接受其他新構想。相反地,站著開會讓人更投入,也較無地域之分。 一個額外的好處是,站著開會通常比較快結束。

最後一點,會議不只需要目標和議程,也需要總結。

從感謝大家的參與開始:在場的人撥空來支持這場會議,理應得到你誠心的感謝。總結應該要能讓大家知道,他們的時間為什麼沒有白費。可以問這類問題:我們有了哪些進展?碰到哪些阻礙?學到什麼?解決了什麼?如果會議最後達成了某些決策,請與會者公開表示會支持這些決策,即使他們並不贊成。公開聲明之後,他們支持到底的可能性就更大,會後也比較不會暗中耍小動作,破壞原先的決策。

***

想像那些令人振奮的會議,還有你熱切期盼的會議。這些會議讓重要的專案有所進展,有時甚至還會提早結束。如果你盡自己的力量整理手邊的會議,這樣的理想並非遙不可及。幫助會議室裡的所有人體驗更多怦然心動的感覺吧!

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(本文書摘內容出自 怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作》,由 方智 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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