【排滿行程 vs 只排會議】你的行事曆是哪一種?用「OTPR 敏捷工作法」感受工作效能明顯改變

圖片來源:Unsplash

《VO》導讀:

OTPR 是 OKR、Time Management、Project Management、Retrospective 的縮寫,分別代表了目標管理、時間管理、專案管理、回顧活動。

商業思維學院院長游舒帆,曾任鼎新電腦總監與 TutorABC 協理,在 14 年的工作期間,帶領與指導超過 500 位的部署和 50 位以上的合格主管。而他撰寫的《OTPR 敏捷工作法》,幫助忙碌的職場人更有效率的處理工作,奪回時間的主導權。

(責任編輯:陳致加)

文/游舒帆

回顧一下第二章時我曾問過大家,你的行事曆是屬於下面哪一種?

A. 行事曆上有滿滿的行程

圖片來源:OTPR 敏捷工作法

B. 只排了會議行程

圖片來源:OTPR 敏捷工作法

我相信很多人都跟 Joseph 一樣是屬於 B. 只排了會議行程,多數的工作要不就是由會議決定,要不就是臨時起意決定做些什麼。沒安排的那些時間,其實都在等著被安排,所以主動安排好行程才是拿回時間主導權的方法,而能主導的時間,也才有機會決定自己將把時間花在哪些事情上,才有可能掌握自己的績效與價值。

前面指導 Joseph 的過程我僅針對他執行的結果來給予建議,尚未讓他見識到完整的 OTPR 工作法的威力。前面兩個章節我們已經了解設定目標跟建立時間管理原則的重要性,也知道自己該做哪些事情來達成目標,接下來,我們就要把該做的事情一件一件排入計畫,並確保事情一一完成,順利達成目標。

以下我所談論的所有案例,都是以 Google Calendar 做為唯一工具, 我不會另外使用其他工具,如果有些朋友喜歡整合 Trello(工作管理工具,運用卡片的形式來管理每項工作)、Notion(線上筆記平台)或 Asana(專案管理工具,可用來進行專案的管理與多人工作協作),那請大家按自己的習慣做處理。我就單純使用 Google Calendar 做示範以確保大家在看完本書後都可以立刻用上。

Google Calendar 可以讓我們根據不同的目的去建立不同的行事曆, 每個行事曆可以是一種分類,也可以是一個專案,而習慣上我會以顏色來區分不同類型的任務,讓我可以一目了然的掌握狀況。(圖 1)

圖 1,圖片來源:OTPR 敏捷工作法

我個人常用的行事曆分類主要有以下幾項:

  1. 營運行事曆: 這指的是公司例行或重要的營運活動,例如課程、內外部活動等。
  2. 協同性活動: 這指的是我需要跟其他人一同完成的行程。
  3. 個人工作行事曆: 這是我在處理個人工作項目專屬的行事曆。
  4. 變更行事曆: 指的是我行程中有更動的項目。
  5. Re-plan 因為變更行事曆的事項而調整的那些工作項目。
  6. 復盤行事曆: 專門用來記錄與回顧每天、每週執行狀況的行事曆。

以下我先以我做為範例,讓大家看看我怎麼利用這六個行事曆來結合 OTPR 工作法的應用。

首先我跟大家說明一下目前的生活與工作狀況:我從 2020 年創立商業思維學院來,每週一到週五,每天都得發一篇文章跟一則音頻,除此之外,每個月有三至四場實作課程,絕大多數安排在平日的晚上,另外有其他幾個晚上我們會邀請外部的講師在線上幫大家上課,再加上我們還有一堆大大小小活動跟會議在發生。

平均而言,學院已經排妥的事情課程、活動,每個月大概會有二十項左右,我自己還有每天寫文的工作,以及學院其他經營相關的工作, 例如回答同學們的問題、批改作業、準備課程,還有與外部溝通等等,事情其實非常多元,那我是如何安排我的時間的呢?

安排每週的工作行程

首先,我會先在前一個月底確認好學院所有的公開行程,也就是營運行事曆上的事情,下面這張圖就是學院 2020 年四月的營運行事曆,這些行程我不見得全部都會參加,但我在安排事情的時候會刻意避開這些時間,以確保我想參加時隨時都可以加入,而關於時間衝突時的處理, 我在後面的篇幅中會跟大家說明。

如果今天在公司工作,公司、部門的重要行程你得先確認下來,然後提早安排到行事曆中。有時候你可能先安排了某個行程,後來發現部門的行程跟你的行程衝突了,當這種問題出現,絕大多數狀況下,你得調整行程來配合。

所以提早確認問題, 把那些優先級較高的行程先確認下來,這可以 大幅避免後續的調整(圖 2)

圖 2,圖片來源:OTPR 敏捷工作法

回到週行事曆的狀況,大家可以看到營運行事曆當週的行程,基本上學院多數的行程都在晚上,而且是線上形式,這幾個時間,我會先保留下來。(圖 3)

圖 3,圖片來源:OTPR 敏捷工作法

接著,我接著會安排的是協同性活動, 協同性活動代表我需要跟其他人一起完成的工作 。學院在四月份時有很大的工作內容調整,因此團隊每天早上會有一個約半小時的 meeting,可能還會有一些需要跟外部合 作夥伴或學員們討論的行程。(圖 4)

圖 4,圖片來源:OTPR 敏捷工作法

協同性活動通常與他人有關,如果要更動,那就會影響到他人,反過來,如果他人要更動,也會影響到我們,而且相關的人愈多,被變更的機率也會提升,日常工作中,變更的主要來源之一就源自於協同性活 動。例如敲好的會議對方突然有事,或者他被前一個行程耽擱到,這些都會影響到你計畫的行程,所以提早確認是有必要的。

協同性活動的另一個問題就是得確認彼此的認知與期待。如果是自己的工作,你通常比較清楚該做些什麼?目的是什麼?但與他人協同的工作,很多時候你得搞清楚對方的目的是什麼?希望達成些什麼?面對此事的心態是什麼?加上每個人的性格跟工作態度都不同,一般而言,這也是工作中比較難以管理的部分。

綜合以上, 協同性活動難以管理的原因有二,第一個是需要所有人都能管好自己的行程,第二個則是得同時滿足不同人的期待 。而這就是為什麼我將協同性活動的行程放在第二順位安排的原因。

在協同性活動之後,我會開始安排我個人的行程。(圖 5)

圖 5,圖片來源:OTPR 敏捷工作法

因為 2020 年新冠肺炎的關係,當時絕大多數時間都在家辦公,所以接送小孩的任務就落到我身上了,我每天早上八點鐘前會送小孩去學校,下午四點鐘去接小孩放學,這兩件事我會先安排上去。

八至九點的時間則是我晨讀的時間,我可能會看書或者看影片,有時如果有一些書的推薦序要寫,我會安排在這個時間。

除此之外,多數時候我也會在每週安排二個左右的運動行程,確保自己能保持身體健康,讓學習與運動這兩件事能持續發生,而不是想到才做。

而因為我每天都要出一篇文章跟一則音頻,其他的時間大多是安排用來寫作。由於每篇文章的長度大約在四千字左右,如果我可以專注的寫,每小時可以產出一千字左右,也就是說要產出每天的內容,大概需要花我四小時的時間。其他的時間我會用來準備課程,或者批改同學的作業或者回覆同學的問題。

扣除協同性活動的時間,我每天可以專心做事的時間大約是六個小時,因為我很少 check mail,也很少會去查看社交媒體的訊息,大概都是中午休息時間看一下,所以其他時間除了家裡的事情外,會干擾我的事情其實蠻少的。

上面的說明是以我個人做為範例,我的狀況或許比較接近自由工作者。如果你是專業經理人,那你的行程或許會跟 Joseph 相似,你可以參考 Joseph 的案例,但如果你是業務員呢?業務員的日常工作一般來說也蠻規律的。

多數業務的生活撇不開幾件事:

  1. 取得與篩選名單。 業務開發的前置工作就是得先有電話或 email 等聯絡資訊,這些稱之為潛客或名單,一般而言在開發前會先初步篩選,根據對象的行業、公司規模等分眾,篩選出比較有機會的商機。
  1. 陌生開發。 篩選完名單後,一般會先透過電話或 email 進行第一輪接觸,透過一些基本的訪談或討論,識別哪些客戶有較高的商機,然後跟對方敲定時間登門拜訪,或者在電話中直接做銷售。

如果你是面銷型的業務,一天大概都會安排好幾個拜訪,如果一天可以約六個就不要約五個,勤快,是業務的美德。

  1. 客戶資料整理。 每天去拜訪客戶回來,有時可能無法短期成交,但業務仍必須將拜訪過程的相關資訊整理好。一來確保自己對這個客戶的理解夠多,二來也是協助公司提高對這個客戶的掌握。
  1. 客情維繫。 永遠要確保客戶對我們的產品與服務是滿意的,三不五時得打電話關心一下客戶,看看客戶是否有碰到哪些問題,這除了讓客戶感到安心外,也可以順便挖掘一下客戶的其他需求,讓客戶再加購公司其他產品。
  1. 提案、報價、請款。 這類文件處理與行政流程基本上也是業務工作的一環。

一位老練的業務是,每天早上一早排計畫,然後出門拜訪客戶,中間用空檔時間做客情維繫﹔每天拜訪完客戶後回到公司進行客戶資料整理,或準備提案、報價、請款。除此之外,每週可能會安排一天做名單的處理,這就是業務很典型的一天。

你可能是個自由工作者,但你的行程跟我有很大的差異,你可能是個專業經理人或 PM,但你的行程也不像 Joseph 一樣,你可能是個業務員,但你的行程安排並不是如此有規律。

我想告訴各位的是:那是因為你還沒好好使用 OTPR 工作法,當你願意擁抱它,你會發現規律的生活原來沒有想像的困難,多數的問題出在自己一直沒有用正確的觀念來規劃生活。

OTPR 敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值

這裡買

想看更多「職場人生」,快來追蹤 VidaOrange 生活報橘

延伸閱讀:

【成功人士都怎麼過早晨】迪士尼執行長:趁著一天需要處理的大小事盤據你的腦海之前,抽空思考、閱讀和運動

【很多成功的人都很自律】7 大「自律練習」:不要跟著感覺走,反而會更自由

(本文書摘內容出自《OTPR 敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》,由 時報出版 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


點關鍵字看更多相關文章: