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《VO》導讀：
「工作老是做不完？每週看到滿滿的待辦事項就心煩？」
專案管理 APP「Nozbe」 創辦人兼執行長 麥克‧斯利溫斯基 透過這本書將他自己多年來用來提升效率、自我實現的經驗濃縮成10個步驟。本篇為其中的第八步 ——「定期檢查你的系統」，藉由講述每週回顧的重要性與如何實際執行，希望能讓你更有效率拆解並優化專案執行與排程、將壓力移出大腦，進而獲取工作上的終極生產力。
（責任編輯：黃懷容）
文 / Nozbe的創辦人與執行長 麥克‧斯利溫斯基
為什麼「每週回顧」如此重要？
圖片來自《每個人都做得到的清單工作術》，由商周出版提供。
生產力專家建議你為自己安排系統化的每週會議，以便確認那些你已經完成的任務，並在不久的將來完成你想完成的任務。大衛‧艾倫在《搞定》一書中，稱呼這種摘要為「每週回顧」，他認為這是你計劃未來一週活動的時間。
艾倫認為，這是他唯一認真思考自己該做什麼事的時刻，之後他就只是執行他設定好的所有計畫，因為他知道，下週他還有時間重新思考一次。
對我來說，這種每週回顧非常重要，原因如下：
• 我有機會平靜地總結這一週，並過濾出我已經完成（或是沒有完成）的所有事。
• 我有機會檢查我的行事曆，看看下週有哪些工作等著我，也可以先做好準備。
• 檢查所有項目的同時，我有機會激勵自己更加努力地完成那些已經開始的計畫，或是決定退出某些既定計畫。
• 我可以趁此好好思考未來的去路，以及評估自己是否往正確的方向發展。
每週與自己的會議，是每個生產力系統的關鍵要素。藉由這些會議，你才能真正確保自己完成正確的事情。
養成規律是成功的關鍵
要有條不紊實在很難，我們好像總是太忙，無法把時間適切地分配給許多不同的人事物，就連為了回顧想空出兩個小時，都好像是一個很大的挑戰。
有趣的是，我們永遠可以擠出時間跟其他人開會，卻常常無法好好安排跟自己開會的時間。我注意到，對很多人來說，這樣花一、兩個小時做這種像是無聊又沒有結果的練習，很容易會有浪費時間的錯覺 —— 因為你並不是簡單地去「做」什麼，而是逼自己好好檢查還有漏掉什麼沒去做，不是嗎？
你有好好的生活嗎？
你有個選擇 —— 要嘛「跟著生活隨波逐流」，讓別人替你決定要去哪裡，或是你可以自己做決定。
如果你沒有經常檢查自己的系統、任務、項目和目標，你很快會發現自己正在漫無目的地漂泊，僅能對別人為你計劃的事情做反應。每週回顧能幫你的任務和項目建立背景和脈絡感。你需要時間確定你的行為是否適切，方向是否符合你期望的結果。
應該多久進行一次「每週回顧」？
在我二○○九年參加的GTD高峰會上，有人說：「每週回顧至少每個月要進行一次。」
這聽起來有點愚蠢，但確實如此：一個月是你不用核對及整理各方面活動的情況下，還能維持在正常軌道上的最長時間。根據我自己和成千上萬的Nozbe用戶的經驗，如果超過一個月沒有做確實的回顧，你會覺得將無法掌控自己的生活⋯⋯
所以你必須盡量不要跨過那條線。與你的生產力系統進行一對一會議，是一個讓你反思的時刻。在一週內，很多事情都可能出錯，這就是為什麼定期回顧是你快速修正軌道的機會，以及為下週做出更多正確決策的額外契機。
就像我媽說的：「多虧你有做回顧，你會更理解該怎麼過下一週。」
如何確定每週回顧的好時間跟日期？
每個人都用不同的方式處理這些回顧會議。有些人在星期五開，有些人是星期一，有些人則是在週末。正如我提過的，你的回顧不需要花上半天的時間，有時只需要一、兩個小時就可以完成，特別是你已經有規律而系統化地做回顧，如此將能確保所有進度都不落後。
我曾經向與我合寫《#iPadOnly》這本書的朋友透露過，我很難進行我的每週回顧，並徵求他的建議。然後我收到以下的回覆：
對我而言，每週回顧是一個完整的儀式。首先，我不會在家做回顧，而會開車去最近的星巴克。到了那裡，我會找個舒適的位置坐入皮椅，接著點一杯在其他場合我都不喝的特製咖啡。我會帶著咖啡和我的iPad坐在椅子上，戴上耳機，開始播放我的「每週回顧音樂」——貝多芬第九號交響曲的演奏會——然後開始回顧！
這個做法真的非常吸引我，所以我決定以這個版本為方針，替自己建立一個相似的儀式。週五早上，我開車送女兒上學之後，我沒有馬上回辦公室，而是去我最喜歡的咖啡廳喝杯咖啡和一杯鮮榨柳橙汁。
我坐在角落，戴上抗噪耳機，開始播放魯多維科．伊諾第（Ludovico Einaudi）在皇家阿爾伯特演奏廳（The Royal Albert Hall）舉辦的演奏會，然後開始回顧——在我完成回顧之前，我是不會離開咖啡廳的！
士愷則是喜歡把握時間來做回顧：
我通常是在我運動的時候進行回顧，邊慢跑邊回顧。一般是在星期六早上，吃過早餐之後不久，我會去我家附近的健身房，在跑步機上面邊運動邊回顧。
並非每個人都可以離開他們的辦公室做每週回顧，所以有辦法在辦公室裡做回顧也相當重要。許多人會稍微鑽一下公司系統的漏洞，只為了給自己空出兩小時的窗口。
有些人是單純在公司行事曆上標記正式會議，讓其他人知道他們正在「開會」。不過我也聽說有人為了在回顧時，不會被「意外」闖進辦公室的人打擾，會特地去預訂一間會議室來做每週回顧。
要在週一、週五還是週末做回顧？
有些人喜歡在週末進行每週回顧，有些人選擇週五或週一，甚至有些人喜歡在週間進行。你需要找到適合你生活方式的時間，但為了讓你更輕鬆，讓我提供一些有用的提示。
關於要在一週的哪天做回顧，我以前是在週一回顧，但最近我改成週五進行，因為我意識到提前計劃我的一週會更好。就像我在第三章中提到的「優先事項」一樣，透過在晚上確定最重要的任務來計劃你的一天，讓你能夠在隔天立刻開始一天的計畫，這真的很有幫助。這個原理同樣適用於每週回顧，在星期五做好回顧，讓我在週末可以很安心，因為我在星期一已經有一個連傻瓜都能安全完成的行動計畫。
儘管我曾經在週末做回顧，但我現在盡量不在週末進行回顧了。對很多人來說，週末是很理想的時間，但是當我的個人狀況發生變化，這就不適合我了。如今我是三個小孩的爸爸，同時也是一位丈夫，我的家人希望在週末與我一起共度美好的時光，我自己也希望如此，所以我就改在星期五做回顧，你也應該依照自身的情況來調整。
你可能想更進一步，建立一個官方正式的「公司政策」，讓每個人在星期五都進行每週回顧。像我就已經在我的公司設好政策，實際上我們已經徹底重新設計團隊在星期五的工作流程，當天每個人都必須進行「每週回顧」，這件事被視為是星期五最重要的任務。週五剩下的時間，可以根據自己需求設計，我們鼓勵同仁專注於個人發展和學習新技能。
我們把這個政策稱為「謝天謝地今天是星期五」（TGIF-Thank Goodness It’s Friday），如果你想了解更多關於這個的資訊，你可以在本章的額外資料中，找到我寫過關於這個政策的文章連結。
我的每週回顧步驟
我已經將我每週回顧的項目範本添加到本章的額外資料中，請在讀完之後快去索取。你可以隨意使用我的範本作為藍圖，根據自己的喜好調整，建立屬於你自己成功的每週回顧。以下是我那些過程的要點。
1.事前準備
開始回顧之前，我會確定已經清空所有收件箱（請參閱第一章）。我會特地確定已經清理並掃描完我的實體收件箱裡的文件，以便後續可以使用。然後，我準備好開始回顧了。
2.給自己一個安靜的時刻
我會先試著讓自己平靜下來；我是天主教徒，所以會花五分鐘禱告，感謝上帝賜給我美好的生活。接著，我會打開音樂，開始工作！
3.清理收件箱並寫下想法
我已經清空我辦公室的收件箱，現在是我清理Nozbe收件箱概觀的時候了。在這之中，我經常會發現想法、筆記和從中建立新任務的資訊，有時甚至是新項目。我還會檢查電子郵件，並檢視有沒有之前沒時間看的其他資料。
如果我想到什麼這週還沒機會寫下來的事情，我會馬上記下來，並分配到對應的合適項目裡。
（編按：Nozbe是一款專案管理工具，可點選連結下載：各大網頁瀏覽器版 iOS Android ，想更看多應用平台請見 Nozbe官網，新用戶享有30天免費試用期。）
4.檢查行事曆
我會檢視上週的會議，對會議筆記進行最後檢查，以免遺漏任何可辦事項。我會檢查已經計劃好的下週工作，確保所有預定好的計畫仍在進行，而且我也已經為它們做好準備。
5.做每週總結
我會檢查所有的統計數據，包含我自己和公司的網站，以及其他我應該檢查的資料。我會打開一個已經輸入一些資訊的特殊的試算表，與前一週的資訊進行比較，看看趨勢變動⋯⋯我或許會感到驕傲，或是擔心。
回顧這些統計數據，可以為我在規劃下週工作該以什麼為重心時，提供了一些指引。
6.檢查目標
除了具體項目和任務之外，我還回顧了我的生活目標，和其他我想實現之事的長期與短期目標。設定目標有助於確定我的注意力和決心，同時提醒我自己的價值觀，以及實際前進的方向。多虧這些，才能制定出我的行動計畫，並在需要時建立更多項目。
人們以不同方式處理目標，並以各種方法追蹤目標。我在Nozbe中的另一個「特殊」項目中，保存這些目標。我為自己生活的每個領域建立不同的項目，並以「目標—」為項目名稱的詞首，例如：「目標—家庭」、「目標—公司」、「目標—健身」等等。每個區域的每個目標，都是一項單獨的任務。
在進行每週回顧的同時，我會檢查每一個目標，看看我有多接近終點、還缺少什麼、哪些部分需要額外加強，以及我應該更注意什麼事情。我會使用在任務／目標中的評論部分，來更新記錄我的想法或點子。我在回顧的這個面向所得到的結論，常常最後成為我生產力系統中的新任務或項目的靈感。
7.回顧項目
我會回顧我在Nozbe中的所有項目。逐一確認每個項目，並檢查其中的任務，有時候會修改截止日期、添加評論、刪除任務、修改任務並匯出到其他項目，或是移到優先級列表中。我也經常為我和我的同事們建立新的任務。
回顧所有項目往往需要一些時間，但為了確保所有資料都是最新狀態，而且符合我的目標，這是唯一的方法。
檢查每個項目，並決定是否需要定義明確的下一步，是至關重要的。有時候在繁忙的一週中，我們會忘了去決定完成項目中任務之後的下一步。在所有應該決定下一步但沒做的項目中添加下一步行動，或是安排需要深入研究或搜集資料的最重要任務，最佳時機就是在每週回顧的時候。
8.回顧優先順序
接著，我會檢查我的優先事項列表，並整理、移動、修改或是安排它們。我甚至會試著用本書開頭提到的兩分鐘規則，立刻處理掉一些任務。
9.收尾
做完上面所有階段，我會再次禱告，感謝上帝讓我有美好的一週，並祈求祂給我度過下週所需的智慧。我有時候喜歡聽一首令人樂觀愉悅的歌，用來慶祝完成一次成功的每週回顧。
10.就這樣！收工！
對於每週回顧，維持系統化和規律的做法非常關鍵，所以要嘗試定期進行每週回顧。這是你定期安排與自己的一次會議——是你整週裡最重要的會議之一。
這個會議不僅可以確保你始終處於最佳狀態，也可以讓你知道自己已經回顧完當週，同時已經規劃好下週，因此能夠在週末安心地與家人共度美好時光。
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（本文書摘內容出自《每個人都做得到的清單工作術：以科學方法管理工作順序，明確化你的下一步行動，快速搞定關鍵任務！》，由商周出版授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
