圖片來源：《穿著 Prada 的惡魔》劇照。
《VO》導讀：
每一天，工作、家庭、感情的事情排山倒海而來，為了將所有「任務」都完成，我們會傾向在同一個時間內，做兩件以上的事情，也就是所謂的「一心多用」。
《專一力原則》的作者戴芙拉‧札克作為一家顧問公司的總經理，專門為客戶提供領導力訓練課程。他觀察許多人的經驗，打破我們對於「一心多用＝提升效率」的迷思：根本就沒有一心多用這回事！
（責任編輯：翁筠茜）
文／ 戴芙拉‧札克
不能掌控自己的人，就是不自由的人。──愛比克泰德（Epictetus）
我們都被一心多用給騙了。
讓我更進一步解釋，根本沒有一心多用這回事。這種說法令人震驚，不過有科學佐證，後面我們會繼續談到。
為什麼這麼多人會陷入一心多用的困境？我們集體受到現代社會問題的困擾，例如：
- 要做的事太多，時間卻太少
- 生活一團亂，思緒也混亂
- 每日要做的事不斷累積
- 讓人分心的事排山倒海而來
天啊——！（背景請來上一段陰森恐怖的音樂）
這些例子只是冰山一角，請自便，你可以自己腦力激盪想出幾十個例子來。我可以在這裡等，用腳踏著拍子，愈來愈焦慮，正在浪費我無法取代的時間。
當你想完回來時，看看以下一位我採訪過的人如何描述日常生活中他一心多用的情形：「一心多用會帶來什麼影響，例如，邊開車邊看簡訊；一邊看報紙，一邊和同事講電話；你太太想要討論行程，你卻在看橄欖球現場轉播賽？
結果是，你撞上前面的車子；接下來的專案根本無法在期限內交件；你還在岳父生日當天安排出差。」
我們的生活事物有如海嘯般滾滾而來，為了應付，我們試著一次兼顧多項工作⋯⋯結果使得生活混亂，害得我們恍神、神經緊繃，煩惱和手邊工作無關的事情。我們一直怠慢眼前的人——同事、客戶、廠商、員工、朋友和家人。
零碎的注意力（又名「一心多用」）使成效打折，並破壞人際關係。
我們中間藏了個怪物
是什麼讓一心多用這麼吸引人？我們知道邊開車邊發簡訊是危險的行為，但是許多人仍然照做。我們如何才能避免分心？為什麼全神貫注一件事情會這麼困難？因為我所謂一心多用這個怪物，就是這樣伺機而動，使很多人都被這個厲害的傢伙耍得團團轉。
牠主要的手段是在我們工作時，把我們的注意力引到不相關的事物上。牠會讓人發毛地出現在我們的辦公桌上，在我們的工作場所添麻煩，牠兩個腦袋瓜會胡亂地左顧右盼，逼我們要更專注其中一邊。在我們絕望盯著收件匣信件悄悄增加時，一心多用怪物會輕聲在我們耳朵旁哄騙著唯一的解決方案：「一次做兩、三、四件事！這是你唯一的希望。」
更糟的是，似乎每個人都對一心多用怪物奉若神明，百依百順。
你要抗拒牠！停止這種瘋狂的行為！鼓起你的勇氣，把一心多用怪物給踢出門外。牠就像美音海妖引誘水手走向自我毀滅，只是牠顯然沒有那麼光鮮亮麗的外貌。
如果我要你把一心多用怪物甩開一天呢？你辦得到嗎？會有什麼事阻攔你？你可以試試看嗎？看看結果會怎樣？有位客戶反映說：「我多年以來一直自豪能一心多用，但是如果讓我現在誠實地自我評價，我知道這麼瘋狂是有陷阱的！」
另一位客戶承認說：「當我同時做兩件以上的事情時，從未把事情做得特別好。」
事實上，試圖一心多用和低生產力有關。根據定義，同時做多件事情代表你在分心。把事情做得好，或是提高標準到結果精采完美，只有一種方式，就是全神貫注。我聽過一位父親睿智地對剛大學畢業的兒子解釋，「任何時候，你可以把一件事做好，或把兩件事情搞砸。」
分心的誘惑
我們會分心，這樣對我們不好。
不用太責怪自己。由於科技進步，現今文化對人們的期望，導致不切實際的苛求。媒體氾濫，放送出洪流般的資訊，我們卻被認為要不斷地吸取資訊、能夠隨時待命。
面對堆積如山的工作，很多人的做法是把注意力分散開來，用在不同的工作上。這正是作家琳達．史東（Linda Stone）所謂的「長期分散注意力」（continuous partial attention），而且趨勢逐漸上升，這是爭相曝光的資訊洪流導致我們的注意力變得膚淺、一心多用。我們個人的生活宛如宇宙大爆炸，瘋狂膨脹的宇宙鞭策我們的生活節奏，讓人覺得無法跟上腳步。我一再聽到人們說，「我愈是努力要跟上，愈是承受不了。」
許多人深受錯誤觀念的影響，以為工作超載時，一心多用是必要的應付方式，但這樣總會適得其反。
一心多用誤導我們，不但沒有減少工作，反而把我們的問題放大。我們的大腦不能同時兼顧到多項工作。
一心多用阻擋資訊流入短期記憶。資料沒有進入短期記憶，就無法轉往長期記憶來供存取。因此，一心多用降低了我們完成工作的能力。
我們專注的能力正在消失，注意力潰散，怠慢他人。我們會製造意外，並深受其害。我們的生產力低落，放棄控制事物的權利，只不過在假裝處理多項工作。
為什麼我說是在「假裝」？因為沒有一心多用這回事！我會繼續說這個論點是錯的，直到你聽進去為止。一心多用是假的！好比打雷是因為宙斯在發怒，或是卡通裡的鬼馬小精靈，這些都是虛構的。
神經學家說真話
任何神經學家都能證實，大腦一次只能專注於處理一件事。請允許我詳細解說。大腦不能在處理需要注意力的工作時，同時處理不同的資訊流。我們口語上講到的一心多用，在學術上稱為「任務切換」，意思是迅速和低效地切換任務。
史丹福大學神經科學家艾雅．歐飛爾（Eyal Ophir）解釋說，「人類不能真正做到一心多用，我們是在任務切換⋯⋯在不同任務之間非常快速地切換。」雖然會覺得像在一心多用，但是大腦無法同時專注於兩件事情。此外，在注意力來回切換的時候，表現會受到影響。
不僅如此，麻省理工學院的厄爾．米勒博士（Earl Miller）也發現到：「你不能專注於一件事情，同時還在做另一件事，因為兩件事情會衝突干擾⋯⋯人們不可能擅長同時兼顧很多事，當有人說自己做得到時，他們是在自欺欺人。人的大腦很會騙自己。」
總括來說，真正的一心多用是不可能的，一般所謂的一心多用其實是任務切換。我們在0.1秒之內切換任務，不會感覺到時間差。所以從這裡開始，當我說一心多用的時候，指的就是任務切換，例如「試圖一心多用」或「所謂的一心多用」。我偶爾會說一心多用，雖然我們都知道，這只不過是方便的表達方式，而一心多用的捍衛者大多都不了解它的實際意思。我不打算解釋這一詞彙來反駁，反正一心多用者對我說的話只能注意聽到一半。
甚至是電路碰到所謂的多工處理時，也會短路。有位客戶與我分享，「今天早上我走進公司時，遇到了我的老闆。我在輸入大門的密碼時，他一邊跟我說話。我告訴他，『我不能一心多用』，意思是我不能聽他說話，同時輸入數字。他告訴我，在電路設計的電子工程環境下，多工處理也會適得其反。如果你試圖讓一條電路做超過一件事情，它的效率會降低。」
我客戶的老闆是電機博士。事實上，根據牛津英語詞典，一心多用（multitasking）這個字起源於電腦運算，是隨著電腦問世才出現的字彙。
一心多用
- 由單一電腦處理器同時執行一個以上的程式或任務。
- 一個人時處理一件以上的工作。
一次專注一件事，取代在不同工作之間快速切換的方式，這樣便能夠用更短的時間完成更多的事，並讓自己取得領先。
專一工作的秘訣
請記住這個做起來可能很難、但很有幫助的經驗法則：如果有緊迫、艱鉅的工作是你想逃避的，在一天當中儘早去做。咬緊牙根！為了自己好，要嚴以待己，知道嗎。把重要的工作延後做，可能加重你心裡的負擔，使得想要專心一志做其他事情變得難上加難。
祕訣①把類似工作集中，整理成工作串
有什麼相關的工作是你平常上班時，一天可能會做上好幾次的？以我自己為例，包括閱讀和回覆訊息，把東西（文章、要簽名的文件、該寄的信件）拿到大樓裡其他辦公室、回電話，並安排會面。
工作串的方式是把類似的工作找出來，把這些事集中在一天當中的特定時段一起做，而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。
用工作串的方式可以節省時間，以下是一些幫助你成功的建議：
- 在你最清醒的時段來使用工作串的方法。
- 一天做一到三次的工作串。
- 決定花多久時間做工作串，並設置鬧鈴提醒你該停止的時間。
- 避免在指定時間之外，從事這些工作。
一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎？社交媒體的誘惑是否使你留連忘返，影響到工作，對即將到期的專案造成損害？如果是這樣，也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起，一天分三個時段：
剛到公司時、午餐時間前和下班回家前，各用20分鐘來做這些事。也許你會對此表示懷疑，大家不是期望更快收到回覆嗎？我並不是建議你每週才回一次電子郵件，一天回三次是合理的頻率。
此外，許多電子郵件因為大家一來一往的回覆，沒必要地過分冗長，例如，以下的回覆方式可以消除或減短對話串：
- 無需回覆。
- 感謝，今天就到此為止。
- 如果有變動，才需回覆。
- 〔某某同事〕可以處理此事，不必傳副本給我。
- 這樣很好，到時見。
- 接下來幾個小時，我不會上線。
- 可聯繫〔某某同事〕來安排。
這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快來臨時，我早上開始工作時還是會從我的行程檢查起，並努力地看完從昨天開始累積的訊息。
假設你已經幾天沒進辦公室了，回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈，等著你處理。別驚慌，我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為1 × 10 × 1方法，這是從工作串演變而來的。
先快速看過待辦的事項，並立即處理任何可以在一分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、簽名同意專案、回覆語音留言或回答時間安排。接下來，處理可以在不到十分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作，其餘的工作是要花上一個小時的時間來處理。接下來幾天，把這些事整合至你的時間表。
最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前，在早上盡可能快速辦好工作。
祕訣②「我在忙！」善用便利貼提醒他人勿擾
不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間，或是在開放空間的辦公室裡工作，便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上，把它貼在門上、入口處，或是桌子的旁邊。
以下兩張圖，是為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。這時幽默和輕鬆會有益，藝術表現純粹為附加效果。
這樣不會讓你永久不被打擾，最長大約維持90分鐘。最好限制你密集專心一志的時間，在你累垮前，就應該喊卡。這樣你會更有效率，也更熱衷於工作。
若要讓別人好辦事，你可以在便利貼上寫下工作結束的時間，例如：「請下午1:30後再來！」並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地，和真正需要你幫忙時卻不伸出援手，兩者是不同的。
辦公室的門戶開放政策受到好評，但是我反對，因為這樣會讓人預設你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說，門戶開放政策意味著你的門（真實或象徵意義）永遠對不速之客敞開，你神奇地隨時對任何人都有空。
在現實中，這是不可能的。對所有人隨時都有空，代表無法專心陪伴某人。如果我在你的辦公室，而雷蒙跑進來要和你討論，你怎麼可能把注意力放在我們身上？你沒辦法，所以你是在浪費大家的時間。
在你的線上行事曆或在你辦公室入口處，放上會談登記表，表明你的辦公時間。是的，真的有人這麼做，而且是有用的。
祕訣③把彈性工時排進你的時間表
當你為每週該做的事項安排進度表時，至少每天排進兩個半小時的空檔，預留給工作串和突發事件。我稱之為彈性時間，這麼做需要紀律，我看過那些超級忙碌的資深主管，也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望，永遠有追趕不上的會議。你還可以使用這段開放時間，專心來做長期的專案。把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段，除非發生急事，不然不能動用。這也是安排彈性工作時間的部分原因。
你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢，他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是一個月後的今天。但是，如果你早上八點打電話過去，說你發燒頭暈，你可以當天早上就掛號，因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。
對於忙碌的職業人士，這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而，如果你的行程滿檔，就無法騰出空來處理意外情況，而意外情況是一定都有的。
對於職場混仙怎麼辦？他們摸魚，三不五時晃到你辦公室，也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間，根本沒有任何隔間防線，那該怎麼辦？
我有法子罩你，專於一事並非仰賴完美的辦公環境才能達成。有個混仙跑到你辦公室，興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞，但你正在趕工，你可以這樣回應：
■ 抬頭看看他，並表示你很忙，就低頭回去做事。
■ 微笑並指著耳機，用來阻擋不必要的談話。
■ 回他：「很酷，但我有很多事要做。」並回頭做你的事。
實際情況是，有很多方法和說詞可以讓你避開混仙，你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們，現在你沒空聊天，一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容，這樣就很夠了。
有些人在開放辦公空間工作，會感嘆專於一事是不可能的。畢竟，到處都有讓人分心的事，而辦公室卻沒有劃分空間的界線。別灰心，比起經常切換任務的人，專於一事的人有更強的能力去阻擋分心。
專於一事需要投入心力和個人責任。我們無法為了要專於一事，就要求環境得要清幽。我們無法因為周遭紛擾的人和事，就隨之起舞。如果你周圍談話的人太多，可以掏錢買台白噪音的機器。一台的價格很便宜，還可以用很多年。而當你達到心流的狀態，外在的干擾就不會影響到你。
當你就是無法集中注意力時，該怎麼辦？大多數開放的辦公室會有一些安靜的房間。如果有需要，就去使用。使用這些方法可以減輕干擾，同時讓大家知道，你暫時離開是有理由，而且不會耽擱很久。人們會尊重你對時間的安排，還有其他的好處是，你比較不會收到非緊急的訊息。
讓大家知道什麼時候你會回覆他們，並且確實做到，藉此表示你對他們的事情認真以待。請記住把你的語音信箱和電子郵件的自動回信功能設定外出模式。這樣比試圖表現你有空，實際卻心不在焉，還更為有效和尊重。
練習、練習，再練習
專於一事是可以培養的習慣。選擇能增強你專於一事的方式，要挑選實際的事情，例如管理沒有預約前來的訪客、關閉社交媒體、指定時間規劃每日工作、開會時保持專心，或用工作串方式處理電子郵件。把表現很好的情況記錄下來（詳見下頁表三），每週能有四天表現很好就是勝利。經過15個工作日後，給自己一些獎勵。當然，你處在當下的能力提高了，這本身已是最好的獎勵。
這裡提供的許多例子都是標準的辦公室場景。然而，當你肩負許多責任時，這些概念可以應用到其他情況，無論你是自由業者、學生、藝術家，或是全職父母。
好主管秘笈來了！
9 個 how-to 和 3 個 don’t do
讓你的領導之路不再心累
《專一力原則》
（本文書摘內容出自《專一力原則》，由寶鼎出版授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
