【以為一心多用可以做更多工作?】神經學家說真話:大腦無法一心多用,還會讓表現變差

圖片來源:《穿著 Prada 的惡魔》劇照。

《VO》導讀:

每一天,工作、家庭、感情的事情排山倒海而來,為了將所有「任務」都完成,我們會傾向在同一個時間內,做兩件以上的事情,也就是所謂的「一心多用」。

專一力原則》的作者戴芙拉‧札克作為一家顧問公司的總經理,專門為客戶提供領導力訓練課程。他觀察許多人的經驗,打破我們對於「一心多用=提升效率」的迷思:根本就沒有一心多用這回事!

(責任編輯:翁筠茜)

文/ 戴芙拉‧札克

不能掌控自己的人,就是不自由的人。──愛比克泰德(Epictetus)

我們都被一心多用給騙了。

讓我更進一步解釋,根本沒有一心多用這回事。這種說法令人震驚,不過有科學佐證,後面我們會繼續談到。

為什麼這麼多人會陷入一心多用的困境?我們集體受到現代社會問題的困擾,例如:

  • 要做的事太多,時間卻太少
  • 生活一團亂,思緒也混亂
  • 每日要做的事不斷累積
  • 讓人分心的事排山倒海而來

天啊——!(背景請來上一段陰森恐怖的音樂)

這些例子只是冰山一角,請自便,你可以自己腦力激盪想出幾十個例子來。我可以在這裡等,用腳踏著拍子,愈來愈焦慮,正在浪費我無法取代的時間。

當你想完回來時,看看以下一位我採訪過的人如何描述日常生活中他一心多用的情形:「一心多用會帶來什麼影響,例如,邊開車邊看簡訊;一邊看報紙,一邊和同事講電話;你太太想要討論行程,你卻在看橄欖球現場轉播賽?

結果是,你撞上前面的車子;接下來的專案根本無法在期限內交件;你還在岳父生日當天安排出差。」

我們的生活事物有如海嘯般滾滾而來,為了應付,我們試著一次兼顧多項工作⋯⋯結果使得生活混亂,害得我們恍神、神經緊繃,煩惱和手邊工作無關的事情。我們一直怠慢眼前的人——同事、客戶、廠商、員工、朋友和家人。

零碎的注意力(又名「一心多用」)使成效打折,並破壞人際關係。

我們中間藏了個怪物

是什麼讓一心多用這麼吸引人?我們知道邊開車邊發簡訊是危險的行為,但是許多人仍然照做。我們如何才能避免分心?為什麼全神貫注一件事情會這麼困難?因為我所謂一心多用這個怪物,就是這樣伺機而動,使很多人都被這個厲害的傢伙耍得團團轉。

牠主要的手段是在我們工作時,把我們的注意力引到不相關的事物上。牠會讓人發毛地出現在我們的辦公桌上,在我們的工作場所添麻煩,牠兩個腦袋瓜會胡亂地左顧右盼,逼我們要更專注其中一邊。在我們絕望盯著收件匣信件悄悄增加時,一心多用怪物會輕聲在我們耳朵旁哄騙著唯一的解決方案:「一次做兩、三、四件事!這是你唯一的希望。」

更糟的是,似乎每個人都對一心多用怪物奉若神明,百依百順。

你要抗拒牠!停止這種瘋狂的行為!鼓起你的勇氣,把一心多用怪物給踢出門外。牠就像美音海妖引誘水手走向自我毀滅,只是牠顯然沒有那麼光鮮亮麗的外貌。

如果我要你把一心多用怪物甩開一天呢?你辦得到嗎?會有什麼事阻攔你?你可以試試看嗎?看看結果會怎樣?有位客戶反映說:「我多年以來一直自豪能一心多用,但是如果讓我現在誠實地自我評價,我知道這麼瘋狂是有陷阱的!」

另一位客戶承認說:「當我同時做兩件以上的事情時,從未把事情做得特別好。

事實上,試圖一心多用和低生產力有關。根據定義,同時做多件事情代表你在分心。把事情做得好,或是提高標準到結果精采完美,只有一種方式,就是全神貫注。我聽過一位父親睿智地對剛大學畢業的兒子解釋,「任何時候, 你可以把一件事做好,或把兩件事情搞砸 。」

分心的誘惑

我們會分心,這樣對我們不好。

不用太責怪自己。由於科技進步,現今文化對人們的期望,導致不切實際的苛求。媒體氾濫,放送出洪流般的資訊,我們卻被認為要不斷地吸取資訊、能夠隨時待命。

面對堆積如山的工作,很多人的做法是把注意力分散開來,用在不同的工作上。這正是作家琳達.史東(Linda Stone)所謂的「長期分散注意力」(continuous partial attention),而且趨勢逐漸上升,這是爭相曝光的資訊洪流導致我們的注意力變得膚淺、一心多用。我們個人的生活宛如宇宙大爆炸,瘋狂膨脹的宇宙鞭策我們的生活節奏,讓人覺得無法跟上腳步。我一再聽到人們說,「我愈是努力要跟上,愈是承受不了。」

許多人深受錯誤觀念的影響,以為工作超載時,一心多用是必要的應付方式,但這樣總會適得其反。

一心多用誤導我們,不但沒有減少工作,反而把我們的問題放大。我們的大腦不能同時兼顧到多項工作。

一心多用阻擋資訊流入短期記憶。資料沒有進入短期記憶,就無法轉往長期記憶來供存取。因此,一心多用降低了我們完成工作的能力。

我們專注的能力正在消失,注意力潰散,怠慢他人。我們會製造意外,並深受其害。我們的生產力低落,放棄控制事物的權利,只不過在假裝處理多項工作。

為什麼我說是在「假裝」?因為沒有一心多用這回事!我會繼續說這個論點是錯的,直到你聽進去為止。一心多用是假的!好比打雷是因為宙斯在發怒,或是卡通裡的鬼馬小精靈,這些都是虛構的。

神經學家說真話

任何神經學家都能證實,大腦一次只能專注於處理一件事。請允許我詳細解說。大腦不能在處理需要注意力的工作時,同時處理不同的資訊流。 我們口語上講到的一心多用,在學術上稱為「任務切換」,意思是迅速和低效地切換任務。

史丹福大學神經科學家艾雅.歐飛爾(Eyal Ophir)解釋說,「人類不能真正做到一心多用,我們是在任務切換⋯⋯在不同任務之間非常快速地切換。」雖然會覺得像在一心多用,但是大腦無法同時專注於兩件事情。此外,在注意力來回切換的時候,表現會受到影響。

不僅如此,麻省理工學院的厄爾.米勒博士(Earl Miller)也發現到:「你不能專注於一件事情,同時還在做另一件事,因為兩件事情會衝突干擾⋯⋯人們不可能擅長同時兼顧很多事,當有人說自己做得到時,他們是在自欺欺人。人的大腦很會騙自己。」

總括來說,真正的一心多用是不可能的,一般所謂的一心多用其實是任務切換。我們在 0.1 秒之內切換任務,不會感覺到時間差。所以從這裡開始,當我說一心多用的時候,指的就是任務切換,例如「試圖一心多用」或「所謂的一心多用」。我偶爾會說一心多用,雖然我們都知道,這只不過是方便的表達方式,而一心多用的捍衛者大多都不了解它的實際意思。我不打算解釋這一詞彙來反駁,反正一心多用者對我說的話只能注意聽到一半。

甚至是電路碰到所謂的多工處理時,也會短路。有位客戶與我分享,「今天早上我走進公司時,遇到了我的老闆。我在輸入大門的密碼時,他一邊跟我說話。我告訴他,『我不能一心多用』,意思是我不能聽他說話,同時輸入數字。他告訴我,在電路設計的電子工程環境下,多工處理也會適得其反。如果你試圖讓一條電路做超過一件事情,它的效率會降低。」

我客戶的老闆是電機博士。事實上,根據牛津英語詞典,一心多用(multitasking)這個字起源於電腦運算,是隨著電腦問世才出現的字彙。

一心多用

  • 由單一電腦處理器同時執行一個以上的程式或任務。
  • 一個人時處理一件以上的工作。

一次專注一件事,取代在不同工作之間快速切換的方式,這樣便能夠用更短的時間完成更多的事,並讓自己取得領先。

專一工作的秘訣

請記住這個做起來可能很難、但很有幫助的經驗法則:如果有緊迫、艱鉅的工作是你想逃避的,在一天當中儘早去做。咬緊牙根!為了自己好,要嚴以待己,知道嗎。把重要的工作延後做,可能加重你心裡的負擔,使得想要專心一志做其他事情變得難上加難。

祕訣①把類似工作集中,整理成工作串

有什麼相關的工作是你平常上班時,一天可能會做上好幾次的?以我自己為例,包括閱讀和回覆訊息,把東西(文章、要簽名的文件、該寄的信件)拿到大樓裡其他辦公室、回電話,並安排會面。

工作串的方式是把類似的工作找出來,把這些事集中在一天當中的特定時段一起做,而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。

用工作串的方式可以節省時間,以下是一些幫助你成功的建議:

  • 在你最清醒的時段來使用工作串的方法。
  • 一天做一到三次的工作串。
  • 決定花多久時間做工作串,並設置鬧鈴提醒你該停止的時間。
  • 避免在指定時間之外,從事這些工作。

一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎?社交媒體的誘惑是否使你留連忘返,影響到工作,對即將到期的專案造成損害?如果是這樣,也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起,一天分三個時段:

剛到公司時、午餐時間前和下班回家前,各用 20 分鐘來做這些事。也許你會對此表示懷疑,大家不是期望更快收到回覆嗎?我並不是建議你每週才回一次電子郵件,一天回三次是合理的頻率。

此外,許多電子郵件因為大家一來一往的回覆,沒必要地過分冗長,例如,以下的回覆方式可以消除或減短對話串:

  • 無需回覆。
  • 感謝,今天就到此為止。
  • 如果有變動,才需回覆。
  • 〔某某同事〕可以處理此事,不必傳副本給我。
  • 這樣很好,到時見。
  • 接下來幾個小時,我不會上線。
  • 可聯繫〔某某同事〕來安排。

這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快來臨時,我早上開始工作時還是會從我的行程檢查起,並努力地看完從昨天開始累積的訊息。

假設你已經幾天沒進辦公室了,回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈,等著你處理。別驚慌,我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為 1 × 10 × 1 方法,這是從工作串演變而來的。

先快速看過待辦的事項,並立即處理任何可以在一分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、簽名同意專案、回覆語音留言或回答時間安排。接下來,處理可以在不到十分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作,其餘的工作是要花上一個小時的時間來處理。接下來幾天,把這些事整合至你的時間表。

最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前,在早上盡可能快速辦好工作。

祕訣②「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾

不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間,或是在開放空間的辦公室裡工作,便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上,把它貼在門上、入口處,或是桌子的旁邊。

以下兩張圖,是為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。這時幽默和輕鬆會有益,藝術表現純粹為附加效果。

這樣不會讓你永久不被打擾,最長大約維持 90 分鐘。最好限制你密集專心一志的時間,在你累垮前,就應該喊卡。這樣你會更有效率,也更熱衷於工作。

若要讓別人好辦事,你可以在便利貼上寫下工作結束的時間,例如:「請下午 1:30 後再來!」並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地,和真正需要你幫忙時卻不伸出援手,兩者是不同的。

辦公室的門戶開放政策受到好評,但是我反對,因為這樣會讓人預設你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說,門戶開放政策意味著你的門(真實或象徵意義)永遠對不速之客敞開,你神奇地隨時對任何人都有空。

在現實中,這是不可能的。對所有人隨時都有空,代表無法專心陪伴某人。如果我在你的辦公室,而雷蒙跑進來要和你討論,你怎麼可能把注意力放在我們身上?你沒辦法,所以你是在浪費大家的時間。

在你的線上行事曆或在你辦公室入口處,放上會談登記表,表明你的辦公時間。是的,真的有人這麼做,而且是有用的。

祕訣③把彈性工時排進你的時間表

當你為每週該做的事項安排進度表時,至少每天排進兩個半小時的空檔,預留給工作串和突發事件。 我稱之為彈性時間,這麼做需要紀律,我看過那些超級忙碌的資深主管,也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望,永遠有追趕不上的會議。你還可以使用這段開放時間,專心來做長期的專案。把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段,除非發生急事,不然不能動用。這也是安排彈性工作時間的部分原因。

你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢,他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是一個月後的今天。但是,如果你早上八點打電話過去,說你發燒頭暈,你可以當天早上就掛號,因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。

對於忙碌的職業人士,這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而,如果你的行程滿檔,就無法騰出空來處理意外情況,而意外情況是一定都有的。

對於職場混仙怎麼辦?他們摸魚,三不五時晃到你辦公室,也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間,根本沒有任何隔間防線,那該怎麼辦?

我有法子罩你,專於一事並非仰賴完美的辦公環境才能達成。有個混仙跑到你辦公室,興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞,但你正在趕工,你可以這樣回應:

■ 抬頭看看他,並表示你很忙,就低頭回去做事。
■ 微笑並指著耳機,用來阻擋不必要的談話。
■ 回他:「很酷,但我有很多事要做。」並回頭做你的事。

實際情況是,有很多方法和說詞可以讓你避開混仙,你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們,現在你沒空聊天,一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容,這樣就很夠了。

有些人在開放辦公空間工作,會感嘆專於一事是不可能的。畢竟,到處都有讓人分心的事,而辦公室卻沒有劃分空間的界線。別灰心,比起經常切換任務的人,專於一事的人有更強的能力去阻擋分心。

專於一事需要投入心力和個人責任。我們無法為了要專於一事,就要求環境得要清幽。我們無法因為周遭紛擾的人和事,就隨之起舞。如果你周圍談話的人太多,可以掏錢買台白噪音的機器。一台的價格很便宜,還可以用很多年。而當你達到心流的狀態,外在的干擾就不會影響到你。

當你就是無法集中注意力時,該怎麼辦? 大多數開放的辦公室會有一些安靜的房間。如果有需要,就去使用。 使用這些方法可以減輕干擾,同時讓大家知道,你暫時離開是有理由,而且不會耽擱很久。人們會尊重你對時間的安排,還有其他的好處是,你比較不會收到非緊急的訊息。

讓大家知道什麼時候你會回覆他們,並且確實做到,藉此表示你對他們的事情認真以待。請記住把你的語音信箱和電子郵件的自動回信功能設定外出模式。這樣比試圖表現你有空,實際卻心不在焉,還更為有效和尊重。

練習、練習,再練習

專於一事是可以培養的習慣。選擇能增強你專於一事的方式,要挑選實際的事情,例如管理沒有預約前來的訪客、關閉社交媒體、指定時間規劃每日工作、開會時保持專心,或用工作串方式處理電子郵件。把表現很好的情況記錄下來(詳見下頁表三),每週能有四天表現很好就是勝利。經過 15 個工作日後,給自己一些獎勵。當然,你處在當下的能力提高了,這本身已是最好的獎勵。

這裡提供的許多例子都是標準的辦公室場景。然而,當你肩負許多責任時,這些概念可以應用到其他情況,無論你是自由業者、學生、藝術家,或是全職父母。

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(本文書摘內容出自《專一力原則》,由寶鼎出版授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

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