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《VO》導讀：

PDCA指的是在職場上大家都很熟悉的 Plan（計畫）→Do（執行）→Check（檢核）→Action（改善行動），不論是工作還是自我成長，每次只要5-10分鐘善用「PDCA筆記術」，就能讓事情就會越變越好。

（責任編輯：戴相文）

文/岡村拓朗

PDCA 筆記的填寫方法，第一步先在筆記本上畫出四條線吧！

首先，先拿出 A4 筆記本，若是像大學筆記本那樣左右翻頁的橫線筆記，就橫放使用。接著，請從離頂端約三到五公分的地方，畫出一條橫線，下方則以三條直線分成四等分。

在最上方寫下做為終點的標題或題目。做什麼的PDCA？是什麼時候的PDCA？請加上一個能一目了然的標題。若是今天一整天的PDCA，就不要只寫「20XX年，○月△日」之類的日期，而要加入你的期望，例如：

「今天要成為怎樣的一天？」

「想達成什麼樣的目標？」

若是工作的專案PDCA，就寫上該項專案的名稱以及想達成的目標圖象。

現在你的筆記上應該已經有了用三條直線分割出來的四個欄位（框架）。請從左邊開始，依序將「P」、「D」、「C」、「A」寫在各欄位的最上方，做成標籤。而為了不要與其他填寫內容混在一起，可用四方形框起來，比較容易分辨。

當然如果已經習慣了就不需要特別標明，不過在剛開始的時候，寫出來會比較好，因為在填寫內容的時候會比較容易，之後再重新確認的時候，也能立刻知道是哪個欄位，所以我還是建議要寫出PDCA的標籤。

因為加上標籤也是一種框架力。到這裡，PDCA筆記的基本框架就完成了。

PDCA筆記有多種類型

接下來，我們就來試寫各種類型的PDCA筆記吧。雖然都統稱PDCA筆記，但其實包含了各種類型，例如：

  • 紀錄一整天活動的「每日PDCA筆記」
  • 為了達成目標的「目標導向PDCA筆記」
  • 專案計畫用的「專案計畫PDCA筆記」

其他還有減肥用的PDCA筆記、養成運動習慣的PDCA筆記等。或是想改掉自己的缺點，獲得理想人生這類的PDCA筆記也很不錯。

只是，所有類型的基礎都是「每日的PDCA筆記」。因此接下來，我將說明「每日PDCA筆記」的填寫方法。

「P」計畫：以自己的安排為最優先

那麼，首先來介紹怎麼填寫「P計畫」的內容。

1　在P欄位寫上時間軸

2　從手帳中抄寫今日的預定行程

3　若有手帳中沒寫，但臨時想到的項目也加上去

工作進行時，基本上是以一個小時為時間單位，兩小時或是九十分鐘當然也沒問題，請依你平常習慣的時間單位製作時間軸。可以從早上六點填到晚上十二點，但若想把管理的範圍限制在工作時間，就寫早上九點到晚上六點。

這個時間軸本身也是一種框架，例如明明想早起做些什麼事，若是時間軸延續到凌晨兩點，就會對到深夜為止的時間使用做出安排，結果可能會因熬夜而導致無法早起，所以一定要多加留意。

其次，是要從手帳中抄寫預定或會議等今日的預定行程。

訣竅在於「一定要從自己的安排寫起」。

計畫的基本就是要以自己想做的事為最優先，如果把被交辦的工作——也就是上司或或客戶的預定——放在第一位的話，將永遠無法達成自己的夢想與目標。在這之前，每當被問到「今晚有約嗎？」你是不是常會回答「沒有安排」呢？

預定不是只限於和別人的約定。你之前的「預定」，是不是都只有喝酒聚會、高爾夫、和朋友出去玩等與他人的約會呢？

從今天起，請加入「自己的安排（預定）」。正是因為想運用PDCA達成目標，才更應該把自己的安排擺在第一位。

先決定好「開始」與「結束」時間

然後，不論是哪個預定行程，都先決定好「開始時間」與「結束時間」，也要趁早安排發生問題時可以應對的緩衝時間。

另外，手帳中沒寫的「行動」，只要想到了就寫進去。在手帳中比較常記載的應該多半為與其他人開會或見面的約定，比較少寫到「前往○○」、「製作○○資料」等項目，不過這些在某個時間帶會發生的事，也最好都寫下來。

這就是每天一開始要寫的「P 計畫」。

或許會有人覺得「從手帳把當天的預定抄在計畫框架中還真是麻煩啊……」。但是只要做過就知道，在筆記本上畫線，在開頭寫上今天的主題，再從手帳中抄寫當天的預定，其實花不到五分鐘。

反而可藉此重新確認一天的行程安排，並能做出修正，可謂一舉兩得。

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（本文書摘內容出自《讓自己快速進化的PDCA筆記術》，由時報出版社授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）