從一年加班四百個小時減至0小時的方法
「啊！有什麼方法可以讓我的工作更有效率呢？」
你曾如此想過嗎？
進 TOYOTA 公司的數年間，我不知想過多少次。當時的我離開公司的時間平均是晚上九點以後，加班時數一年超過四百個小時，平日私人時間幾乎只剩下吃飯和睡覺。我總是在想：「如果不加班，我可以利用平日的晚上做更有意義的事……。」
直到第六年，加班時數幾乎變成0。
平日晚上幾乎天天能去看演唱會或表演、甚至去聽演講等。順帶一提，那時 TOYOTA 東京總公司位於東京大巨蛋旁，也是看棒球比賽和演唱會再好不過的地點。
這也是拜「紙一張文件」之福！
其實我在進公司第五年時，因為身體受不了負荷而病倒。以此為契機，我不得不辦理留職停薪兩個月。復職後，醫生仍嚴禁我勉強加班。雖然無法加班，我也不能給上司或同事添麻煩。於是，我努力思考如何在有限的時間內完成工作，尋求縮短工作時間的方法。最後，這也讓我終於能大幅減少加班時間。 獨創的「紙一張」，能大幅節省時間那時我做的其中一件事，就是製作「我的（My）紙一張」。
先前，我曾提到我注意到部門的工作基本上不管是什麼，只要解決目的、現況、課題、對策、日程五件事即可。將這些主題化為一個格式、製作獨創的「紙一張文件」。我想你看了就會明白，這個格式裡有「TOYOTA的紙一張」的三個特徵（一覽性、框格、主題）。
首先無論任何工作，只要有了想法和或有已經確認的事項，接下來思考時間就會大幅縮短。彙整成「一張」文件時，只要把思考後的結論一一填入你預先準備好的格式裡，製作文件的時間將會大幅減少。而且傳達的時間也會縮短。
獨創的「紙一張文件」，因為已經格式化了，所以每一次說明的流程都一樣。漸漸地上司開始習慣我的「紙一張文件」的結構。「應該注意的重點是這項和這項」，可以讓對方看的時候一邊掌握重點。
如此，我向上司報告或商量的時間縮短了，以前需要花費十五分鐘以上，如今只需五分鐘。而且有時只要先將這「紙一張文件」放在上司的桌上，一開始連開會討論的時間也省下來了。也就是說，獨創的「紙一張文件」不但可節省自己的時間，連上司的時間也節省了。
只要有「紙一張」，休假時工作照樣進行
另外，獨創的「紙一張」還發揮一個可稱得上是極致的效果。那就是「休假時工作照樣進行」。有一天，我感冒發燒無法上班。當天本來有一個和其他部門的重要討論，我打電話去請假時，順便告知希望將那個會議延到明天以後。
但是第二天我去上班時，上司對我說：「淺田！先前說的討論，我們已經在昨天進行過了！」那是因為我在排入預定會議的前一天，已經把要先和上司討論的「會前會的紙一張文件」交給上司了。一如往常形式的「紙一張文件」。
第二天因為我無法和上司做會前討論，已經過目這份文件的上司也許想：「今天開會討論時就用這個流程，以淺田一向的模式進行就好了吧……就算他不在，也可以開會討論！」
我交給上司的「紙一張文件」裡，「日程」的框格內記載了三個進行方案。任何人看到內容都知道，開會討論的目的是要決定採用三個方案中的哪一個方案。
因此，上司代替休假的我，順暢地進行會議。
第二天，上司拿會議討論上用的我的「紙一張文件」給我看，並說「我們決定用第二個方案喔」。我對上司的心意又是深懷感謝又是抱歉，也再度迫切體認到「紙一張」的效果。
託「我的（My）紙一張」的福，休假時工作得以照樣進行。如此的「一張紙」，在節省工作時間上卻發揮了戲劇性的效果。而且不僅是自己的時間，連對方的時間也能節省。彙整成「紙一張」的習慣，不但自己開心，周遭的人也喜悅！
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（本文由天下雜誌授權刊載，全文摘錄自《在toyota學到的只要紙一張的整理術 》。首圖來源：David, Bergin, Emmett and Elliott，CC Licensed；禁止轉載）
