TOYOTA 員工開會時必須做的「一件事」？
員工經常手中拿著一張文件—。
在我過去任職的 TOYOTA，這是理所當然的情景。例如，每週一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在 A3 的個人工作進度表。或者和主管做簡單的討論時，部屬也必定帶著紙一張文件。
不管需要花多少小時的大型會議，其會議紀錄也是一張 A3 或 A4 紙。就像《TOYOTA 的問題解決》（〔株〕OJTSolutions／KADOKAWA〔中經出版〕）發行的一書，其中相當有名的是 TOYOTA 有一個可以透過八個步驟解決
問題的方法，這個方法也是彙整在紙一張上。（通常介紹「TOYOTA 的 A3 文件」的書籍，大半都是這種解決問題的「紙一張」。但是實際上這「紙一張」很多樣，依目的之不同，內容也有所不同。）
「欸！淺田！這是怎麼一回事？」
當主管呼叫部屬時，必定手拿一張文件，開始說話。如此，在 TOYOTA，無論哪一種工作的基礎，必定有「紙一張」。「TOYOTA 的紙一張文件」才有的三個特徵上一頁提到的這些文件，乍看之下也許一點都不特殊，其實「TOYOTA 的紙一張」有它獨有的特徵。
就是：
①一眼即可看到整體（一覽性）
②有框格（架構）
③每個框格都有標題（主題）
同前所述，關於這些特徵，我在 TOYOTA 時並未接受指導，但當你累計接觸到三千張以上的「紙一張」之後，就會發現這三個特徵。這「紙一張文件」也會由前輩交給晚輩，員工一代一代地傳承下去。
也許你會想：「沒有什麼特別厲害的特徵啊？」確實，這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。但是，事實上這三個不特別厲害的特徵，正是我在 TOYOTA 學到「紙一張文件」之所以發揮功效的重要架構。
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（本文由天下雜誌授權刊載，全文摘錄自《 在toyota學到的只要紙一張的整理術》。；首圖來源：woodleywonderworks CC Licensed；禁止轉載）
