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簡報不是投影片,別用 PowerPoint 寫

通常會來找我諮詢商品設計的企業,大多都希望能提高商標或網頁的統一性,但他們寄給我的資料通常都是 PowerPoint 的格式。實際上,PowerPoint 充其量只是商業簡報時的播放軟體,並不適合用來製作商業資料或是專業的排版

儘管明知這個程式缺乏足以處理複雜內文的排版功能,報告者還是毫無自覺的輸入大量資訊進去。但話雖如此,一般設計師常用的 InDesign 並非人人都會使用,因此 PowerPoint 成為編排時的首選,其實也是可預料的結果。

圖39

因此,如果無論如何都無法捨棄 PowerPoint,也請一定要理解它的基本架構,可參考圖39。日後就算出現新的應用程式,只要掌握簡報的基本架構,並理解它的設計原理之後,就不用怕被牽著鼻子走。

 

版面編排,絕對禁止資訊轟炸

從紙上或圖表中一次能夠讀取的資訊量相當有限,寫得再多人們也讀不進去,事實上,在網路發表文章就是最明顯的例子,段落一定得短,這是因為現代人越來越沒有耐心,閱讀時常常省略。因此網路寫手們得擁有出色的資訊設計能力,從聳動的標題下手,並附上吸引人的圖片,以及不超過一百五十字的引言或摘要,以最精簡的結構呈現,讀者才有可能願意移動滑鼠(或用手指點擊手機螢幕),把文章打開來看。

再回到 PowerPoint 簡報上,若想方便聽眾閱讀,頁面設計絕對禁止資訊轟炸,一頁投影片只講一件事,圖表或照片也盡量單純化,這樣的編排方式比較容易理解,更因為重點清晰明瞭,更能讓人留下印象。

 

用圖表說故事,畫面要簡單

要用一張投影片同時說明好幾種不同資訊時,可以使用像捲軸一樣由上到下鋪展開來的資訊圖表,這是將資訊視覺化的方式。圖40,就是用來說明咖啡種類、以及消費者飲用習慣的資訊圖表。

圖40

把原本複雜難讀的資料或數據,全都放進一張設計得宜的圖表中,除了讀來毫不費力,也能因為一氣呵成而更具說服力。然而,如何把大量資訊去蕪存菁、抓出重點,只用一張 A4 尺寸的篇幅把事情說完,需要高度的資訊設計技巧。各位可以仔細看看圖40的資訊圖表,裡頭的每一個段落都只講一件事,遵守了「一個標題+一個主題」重要原則。如果你自認資訊設計能力還不足,那麼,我的建議是文章要短、圖表要簡潔,這樣的做法準沒錯。

 

別耍花招,越精簡的設計往往越有效

信賴關係是商業行為的基本原則。若是 B2B 的商務往來,就保守一些,不要語出驚人,而以確實掌握對方企業現狀,並提出他們真正需要的交易或服務才是上策。因此,在 B2B 的說明會上,切勿把簡報做得像超市的特價宣傳單那樣張牙舞爪的編排方式只會變成地雷,其實你只需要忠實傳達自己能提供的協助,以及雙方如何獲利即可。

由此可知,越是精簡的設計越有成效,要達到這點,就得充分掌握你所握有的資訊,並將之清楚的表達給對方。

 

本章摘要

1. PowerPoint 只適合拿來做投影片,無法製作商業資料或是專業排版。

2. 理解各種設計程式的原理後,就不怕被既定格式綁架。

3. 簡報設計禁止資訊轟炸,一頁投影片只講一件事,遵守「文章要短、圖表簡潔」的原則。

 

正書封JPG_大是文化DB174《操弄視覺的消費心理學》(本文由大是文化授權刊登,全文摘錄自《操弄視覺的消費心理學》,首圖來源:Sebastiaan ter Burg,CC Licensed,禁止轉載)