與新的事業夥伴洽談合作:好消息是你得到了一份新合約,壞消息是也許你答應了一件你做不到的事情。

死線(Deadline, 截止日期)是許多企業的難關,它們常因為未能如期完成產品或服務,喪失許多回頭客,更不用提面臨的龐大壓力了。時間和金錢時常綁在一起,在貨物交付以前不會有人先付款。

沒有人教你該如何面對火燒屁股的死線時該如何是好,而這正是我處理多年的難題,當面臨的壓力越巨大,企業主越要輕鬆面對。無論你在哪個產業,制定截止日期前請先參考兩項數據:

  1. 你的客戶什麼時候真的需要這項服務或產品?

  2. 你需要多久時間完成?

有明確的數字能讓死線訂立更加準確,且能有根據的與客戶溝通。

1. 知道你的工作需要花多少時間

雖然這是非常顯而易見的問題,但仍有許多企業不懂競爭力的重要性。請記住在現實生活中,相同產業的公司不會只有你一家,人力有限,每人每周的工時也有限,你得清楚公司中有多少人力,他們是運作公司重要的螺絲釘。

在一個案子結束後,請確認你死線預測的準確度,以提高未來報價的籌碼,隨著時間增長,你將會越來越熟練。

2. 確定客戶的實際計畫

當客戶要你往下跳時,你的直覺一定是問:「多高?」你必須得學會如何提問,問清楚自己究竟能提供到什麼程度。更明確的說,當客戶問:「何時能交貨?」你必須抓到重點釐清細節,「你什麼時候需要?」、「可以跟我多說點關於這個案子的細節嗎?」再給予任何承諾前請確保自己得到足夠的資訊。有時你必須適當的提出一些問題,以作為時程安排上的緩衝,讓你不會危及公司或自己的信用。

也請記得凡事都可能有變故,當你答應某個時程後,務必隨時追蹤它的最近狀況以確保沒有任何突發狀況。

3. 永遠對自己誠實

當你知道要如何追蹤自己的進度時,別忘了「如何跟客戶說明」也是一樣重要的!永遠別說太多不必要說的話,不是每個進度表或階段性目標都是至關重要的,而透漏這些無關緊要的小細節是有害無益的。更重要的是,去培養一個積極的內部時程表,且有紀律的執行它,為什麼呢?因為事情總是會出錯,不論它在什麼時候出錯,你都不會希望它影響到你答應的死線?那就必須盡可能地未雨綢繆,用嚴格的標準規定自己,同時也是保護自己。

4. 答應也許不能達成的死線,也不是不行!

也許你會被要求一個急迫的死線,事實上,這也不必然是件壞事。全球最大、最成功的公司通常都會這麼要求他們供應商,而供應商們總是能如期完成,因為這是許多公司都夢寐以求的一樁生意。

在你簽任何合約以前只要做一件事:告訴你的客戶,他們的訂單對你而言有多重要,就算是赴湯蹈火都會如期完成!然後盡全力去完成你的工作。

5. 如果搞砸了該怎麼辦?

假設你真的不小心錯過了截止日期(很有可能發生),別亂了陣腳,管理有術的公司總是會準備補救方案,以備不時之需。在這次失誤中你仍有補救的機會,或是能將危機化為轉機,讓客戶見識你危機處理的能力如何,說不定能建立起更密切的合作關係,而這全看你如何處理失誤。

毫無疑問的,此刻你將陷入一個微妙的處境,不過在了解這你必須誠實面對、處理時,你需要向客戶坦白,並說明你如何盡自己的全力讓所有失誤回歸正途。假如你在最後一刻有得當的處理,你仍然能挽回你的信用,且贏回客戶的信任。

沒有什麼合作關係會比一起面對困難然後共同面對的夥伴來得可靠了!

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