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企業高層都在用的時間管理技能:善用「神奇 5 D」提升決策效率

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(以下內容以原文作者為第一人稱編譯)

除了我在上個專欄文章談過的捷徑,這次我想要介紹一個你隨時隨地可以開始的新策略。我從教練 Kevin Lawrence 那邊學來的,已經幫助很多領導者與時間建立新的關係。

5D 策略:「做( do it )、刪除( delete it )、委派( delegate it )、決策( decide on it )、訂日期( date it )」

這裡的「 it 」通常指的是小任務或行動,每次你要看完一堆 email 、語音訊息或紙本報告,這 5D 就非常重要了,你能馬上省下很多時間。

以下說明 5D 的做法:

1. Do it :代表「現在馬上就去做的事」,只要 15 分鐘內能處理完的事就以這個標示。

2. Delete it :代表不需要你回覆的事情,因為有些人傳簡訊、文件、建議給你不代表你需要回覆,如果這不會增進人際關係也不會幫助你達成重大成就,就別管了。

3. Delegate it :代表將其委託給能處理這件事的人,他們不需要做得比你好或很快,除非這是很重要的優先處理事項,或只有你能交出去的東西,但你不會做,就委託給別人吧,別推卸責任,你還是要確保任務是否完成。這不是什麼踢皮球,而是重整工作讓對的人做對的事以達最大效率與結果。

4. Decide on it :代表不用再繼續跑流程了,告訴自己:「 I’ ll get back to that. 」你還會出席會議媽?你會同意那個要求嗎?做決定,然後繼續做下一件事。

5. Date it :代表你要選擇什麼時候處理、還剩多少時間,想想你需要多少時間,然後將它排進你的 schedule 裡,結束之前你都不會忘記。

將 5D 實際運用的方法:試著在便利貼上寫下 5D 的迷你版,將它粘在一堆報告、企劃、郵件或行政事務上,花點時間利用 5D 的方法處理這些事務,觀察它們如何減少完成任務的時間,

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(資料來源:Inc;首圖來源:Iain Farrell, CC Licensed;禁止轉載)

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