《VO導論》:簡報製作已經是上班族的必備功能,為吸引目光,PowerPoint的投影片當然越酷越好。但是「很酷的投影片」不一定就是「簡單明瞭的投影片」。簡報不是設計比賽,比起追求無謂的華麗,製作時請以簡單、易懂、無論誰從哪個座位來看都能看得清楚為目標。

文字要夠大

投影片必須連坐在會場最後一排座位的人也能看得清楚。講者多半在事前就可以知道會場大小和觀眾人數,投影片的文字大小也應該配合這點調整。下表列出人數規模與文字大小的參考。實際狀況雖然會依螢幕尺寸而異,但大致來說,文字大小至少必須符合這個要求。

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鎖定字型

簡報用的投影片,到底該使用什麼字型才好呢?字型種類太過豐富,反而讓人不知所措。

一般認為黑體較粗,比明體清楚,因此較適合用在簡報上,如果想將文字以粗體標示起來,則可使用中黑體或粗黑體。話說回來,有些字型名稱後面會有 「P」,譬如「中黑體」與「中黑體(P)」,各位知道這兩種字型有什麼不同嗎?

平常使用時或許沒有特別留意,但這兩種字型其實差別很大。有「P」的字型稱為「調合字」,沒有「P」的字型則稱為「定距字」。

所謂的「調合字」,是指每個文字都以最適合這個字的原始寬度顯示。而「定距字」則是指字的寬度固定;換句話說,在這種字型中,所有文字的寬度都是一致的。

因此,使用調合字通常是較保險的選擇,但刻意使用定距字也是一種選擇。

除此之外,使用Word等文書軟體製作資料後,一定要重新檢查一遍,因為字型很容易一不小心就會設定錯誤,譬如原本打算把內容設定成中黑體(P),但不小心按錯就變成中黑體之類的,也是很常見的情況。

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使用圖表

製作投影片時,「文章不如條列,條列不如圖解」。雖然很可惜,但觀眾不會一字一句仔細閱讀投影片中的文字。一方面是要讀懂文字很花時間,另一方面也是因為閱讀投影片的文字本身就是很辛苦的事。

如果利用插圖或圖表來呈現,觀眾就能在看到投影片的瞬間,立刻了解這張投影片的內容。

此外,站在講者的角度來看,這麼做也有優點。如果投影片中出現文字,講者一定會忍不住讀出這些文字,並對它們產生依賴性,有些人甚至會一一照著投影片的文字念。這麼一來,好不容易準備的簡報就白費工夫了。

因此,投影片請盡量不要使用文字,最好改以插圖或圖表來呈現。如果非使用文字不可,請盡可能縮短成一句話。至於每一行的字數,最好控制在十個字以內,最多不要超過十五個字。文字一旦超過這個數量,觀眾除了很難記住,有時甚至根本無法進入腦海。因為與其說觀眾在「讀」投影片上的文字,感覺上更像是「看」投影片上的文字。

為了達到該有的效果,製作投影片時,除了不要放又長又囉嗦的文章、改以條列式表現,讓句子簡潔、減少贅字也很重要。舉例來說,不要說「開始進行○○了」,改用「開始○○」;也不要用「經過協議,我們決定○○了」,改用「透過協議決定○○」。

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保持Z型視覺走向

投影片的編排,必須配合人的視線移動。一般來說,人的視線會以「左上↓右上↓左下↓右下」的方向移動。想在投影片中配置相關圖片、照片、插圖或圖表時,也必須配合視線移動的順序。像這樣,將投影片的要素配置成Z型,觀眾就能自然而然地將注意力集中在投影片上,輕鬆舒適、毫不勉強。

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考慮配色

每種色彩都會給人特有的印象,所以製作投影片時,不是一味使用大量色彩就好,必須考慮色彩給人的印象後,再決定配色。決定配色時,先選擇一個基本色做為投影片的基調,再選擇一個主色與一個副色就夠了。

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一張投影片,一個訊息

我們經常在簡報中看到塞滿情報的投影片。大概講者這個也想放、那個也想放,一不小心就塞進太多情報。那麼,為什麼他們會想把大量情報擠在一張投影片中呢?這是因為「害怕留白」。就人類的心理來說,一旦看到投影片有空白,就會莫名其妙想填滿。

但一張投影片裡不能置入太多資訊,基本原則是「一張投影片,一個訊息」。如果投影片裡塞進太多情報,觀眾會無法完全處理,根本反應不過來。因此製作投影片時,將資訊去蕪存菁是很重要的。此外,資訊量多,也代表文字、圖片、照片、插圖、圖表變得相對較小,這麼一來,投影片離「清楚明瞭」的要求,也會越來越遠。

要有整體感

製作投影片時,要考慮整體感。舉例來說,即使是臨時決定、距離發表只剩下一點時間的簡報,也不能隨便把以前製作的和其他人做的投影片湊合在一起使用。這麼做的話,不但整體的調性不同,照片與插圖的氛圍、字體大小與字型也不一致,令人看得眼花撩亂。

想讓投影片有整體感,首先應該決定基本色,接著決定字體大小,例如標題與內文的字體分別要多大等等,事先訂出標準。至於字型,也應該訂出一種基本字型,例如以中黑體為主,再使用最多兩種字體來搭配使用。

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– 兩大講師,分別從〈內容架構、表達〉與〈視覺面處理〉深入解析
– 著重實戰技巧:現場大量實戰操作+講師親身優化你的 PPT,所有症頭當下就解決
– 不會設計沒關係、不懂美學也不要緊,超實用 SOP 讓你簡報怎麼做看起來都超讚
– 別再耗費時間調整排版細節!釐清簡報思路,一次切中主管、客戶要聽的重點

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t0700075_v(本文由究竟出版《公司不需要不懂簡報的員工》授權刊載;首圖來源: dmhoro,CC Licensed;禁止轉載。)