你受夠冗長又毫無效率的會議了嗎？根據資料統計，美國每週舉行約 5,500 萬次會議，每位員工平均每週至少花 3 小時參加會議，而 30% 的員工甚至超過 5 小時；有 71% 的會議效率不佳，低效率的會議每年會造成約 370 億美元的損失。
科技巨頭 Amazon 的創辦人 Jeff Bezos 早就發現了這個問題。為了讓會議更有效率，在 2004 年時 Bezos 就禁止主管在高階會議中使用 PowerPoint，取而代之的是結構完整的六頁備忘錄。在會議開始時，會請出席人員先花 30 分鐘，閱讀會議主持人準備的「具有完整結構的敘述型備忘錄」。
幹嘛不開會前讀文件？別裝了，人們都愛「臨時抱佛腳」
「為什麼不把資料先發出去讓人家閱讀？這樣就可以省下這 30 分鐘了呀！」但現實是根本不會有人提前準備，又或者是說沒有時間準備，到頭來就是進會議室的當下才匆匆翻閱資料。所以，Bezos 乾脆為大家保留一段時間，以「無聲的閱讀」開啟一個會議。
對會議的主辦人來說，要寫出「結構完整的敘述型備忘錄」代表內容必須經過編輯，而在編輯的過程中可能會發現問題，與同事討論後修正問題再重新編輯——這與 PowerPoint 的不同之處在於，PowerPoint 讓人得以將草率的想法隱藏在投影片的要點後面，並且試著用流暢的說明帶過真正的問題，但利用備忘錄寫出結構完整的句子，很難輕描淡寫帶過。
雖然備忘錄的準備的過程會比 PowerPoint 困難很多，但產出的內容是經過深思熟慮的，迫使報告者拿出最好的狀態。
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PPT 並不適合用來開會，它是「銷售」工具
另外，Bezos 認為「PowerPoint」並不適合拿來當作開會的主要工具；PowerPoint 的設計目的是用來說服他人，是一種銷售工具，而不是用來討論問題。
在內部會議時，你應該是在找尋真理，找尋解決問題的答案，而不是說服其他人。使用備忘錄進行會議，人們才會思考問題的答案，進而在會議中獲得真正的突破。
不使用 PowerPoint 開會還有另一個優點是「節省時間」。大家一定都遇到一種狀況是，當你簡報講到一半，就被其他人打斷提出問題，但實事上答案就在下一張投影片，無形之中不斷延長會議的時間。Bezos 在閱讀員工的會議備忘錄時，常常在空白處寫下問題，但讀到最後就會把問題劃掉，因為剛剛寫下的問題已經找到了解答。
把時間留給真正需要解決的問題，開會才會有意義。如果你對低效率的會議感到厭倦，不仿參考 Jeff Bezos 的做法，放下 20 頁的投影片，從「無聲的閱讀」開始吧。
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＊本文開放夥伴轉載，參考資料：《Inc.》、《INSIDER》、CROSS RIVER THERAPY，圖片來源：pixabay
（責任編輯：鄒家彥）
