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《專案管理：玩一場從不確定到確定的遊戲》作者郝旭烈曾任台積電財務高階主管，也是企業知名財務顧問兼講師。以下摘錄書中關於專案執行的管理，到底該選「瀑布式」還是「敏捷式」好。從作者淺顯易懂的案例說明，手把手讓你掌握專案管理關鍵。

文：郝旭烈

專案理論：瀑布和敏捷哪個比較好？

不管是平常碰到的好友，或是在專案管理企業內訓的學生，常常有人問：「到底是學習『瀑布式』管理比較好，還是『敏捷式』管理比較好？」

像我自己取得 PMP 證照（Project Management Professional，瀑布式專案管理證照），後來也教授 PMP 證照課程，一直到後來敏捷式專案管理盛行，雖然我沒有直接教授這門新課，但是好歹吃這行飯的，也努力買幾本書回來認真K一下，不僅跟得上時代，也讓自己弄清楚到底這兩個理論，從「瀑布」到「敏捷」，有什麼樣的差異，又應該怎麼樣選擇？

很多人告訴我說，瀑布式專案管理比較在乎文件，比較在乎流程，屬於大型專案管理，整體執行上比較複雜⋯⋯。至於敏捷式專案管理，比較彈性，不拘泥於流程，屬於輕薄短小專案管理，相對上沒那麼複雜⋯⋯。

說實話，對於這些評論我並沒有太多意見，只是從自己的經驗，以及對專案管理這門學科的認識，感覺這兩種專案管理，就好像當初人們用馬車作為代步工具，然後突然有一天，發明了汽車，接著我要比較馬車和汽車之間差異。畢竟，從馬車到汽車，不是「選擇」的議題，而是一種演化、一種成長，一種隨著進步不得不為的趨勢。

我自己對於這兩種專案，本質精神上有不同的定義：

1、瀑布式專案管理：最終可見
2、敏捷式專案管理：最小可用

簡單來說，瀑布式專案管理通常都是到最後把專案完成了，你才看得到結果，而且進行當中，你只看得到「過程」。換言之，沒有把整個過程完成，用戶就看不見、也體驗不到成果，所以我把它叫做「最終可見」。

相反的，敏捷式專案管理在每一個小階段，都可以讓使用者或用戶看到完成品雛形，就算不是完美（最終）結果，你大致也有了完成品的概念，對於未來的使用者或用戶而言，就相當於是「最小可用」。

基於這兩種本質精神，我一直覺得，瀑布式專案管理和敏捷式專案管理，並不是孰優孰劣的問題，而是一個趨勢走向的問題。

因為身為最後（終端）的客戶或用戶，我們都希望專案的最終樣貌，能夠越早看到越好，能夠越早有概念越好。所以說，逼不得已才必須要「最終可見」，不然都希望盡可能的「最小可用」。

接下來，我舉幾個平常大家可能碰到的例子來說明，或許看完後，這兩個概念你會有更深刻的感覺。

繳交簡報

我最喜歡在上課或是和公司同仁分享案例的時候，拿平常「老闆交辦事項」這種小專案來舉例，大家感覺比較貼切。

打個比方說，如果今天週一一大早上班，老闆把你叫進他房間，要你做一份PowerPoint簡報，希望在週五下班之前交給他。（通常這種會告訴你交件日期的老闆，算是非常有良心的了，大部分的老闆通常都是叫你「越快越好」，或是明天早上上班之前放在他辦公桌上。）

這個時候如果有兩個不同員工，他們反應分別如下：

．第一個員工接到指令之後，回去「埋頭苦幹」，拼命做、死命做、加班做、熬夜做，改格式、改線條、改顏色、改圖案、加特效、加影音、加動畫、加旁白，一直要求自己得非常完美地呈現這份簡報，希望竭盡一切功勞、苦勞加上疲勞，然後在週五下班之前，提交簡報給老闆。

．第二個員工接到指令之後，在當下立刻「覆述」了一遍老闆的要求，確認無誤、回去座位上之後，立刻把簡報大綱和主要內容用草稿草圖寫下來，在週一當天下班前再和老闆確認。接下來在週五之前，每一天都把簡報內容與進度直接 E-Mail 給老闆確認，給老闆回饋修改的機會，然後在週五下班前寄出簡報檔案給老闆。

相信透過這兩個案例對照，針對第二個員工，老闆看到報告的時候應該沒有太多意外，在有來來往往的修改、新資訊的加入、週間頻繁確認和回饋之下，報告內容已經形成共識，達成彼此一致的結果了。

反觀第一個員工，他心中想的，可能是想給老闆一個「驚喜」，但是這種驚喜，對老闆而言也可能是一種「驚訝」，甚至是「驚嚇」。

因為，當老闆下達指令給員工的時候，員工本身認知就可能產生偏差，如果沒有彼此確認，可能造成解讀不同，再加上週一到週五這段期間你都不知道，老闆對這份簡報有沒有新的想法，或是必須更新的資訊。所以，這種過程當中看不到「雛形」，直到最後結果呈現的時候，會有「一翻兩瞪眼」的感覺，是一種非常具有風險的做法。

當然，這種案例或許有點極端，但是我想要特別呈現的，就是兩種專案做法本質上的差異：

．第一種員工的做法，類似「最終可見」。
．第二種員工的做法，類似「最小可用」。

我想身為老闆，也可以說是「員工的客戶」、「員工服務的對象」，應該都會比較傾向「最小可用」這種專案方式吧。

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《專案管理：玩一場從不確定到確定的遊戲》郝旭烈 / 商業周刊出版

（本文書摘內容出自《專案管理：玩一場從不確定到確定的遊戲》，由 商業周刊出版社 授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源：Unsplash）