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真正出色的時間管理者，除了能精準安排每日計畫，同時也會預留「投資未來」的時間。
我們從《改變你人生的想法整理術》摘出以下段落，一起和曾在三星、LG、現代汽車等企業擔任講師的 福柱煥 學習什麼是「工作管理的黃金比例」！
文 / 韓國首席想法整理諮詢師 福柱煥
時間管理的核心就是決定事情的優先順序，如果優先順序發生改變，人生也會有所變化。
成功的人只專注在重要的事情
我曾為從事流行產業的 H 代表的公司全體員工授課，之後 H 代表就開始來找我諮詢想法整理。他身邊有一位執行室長，其工作內容相當獨特，除了負責基本行程管理與駕駛工作外，還要在用餐時間提醒他服用維他命。
或許有人會覺得這種事情需要有專人負責嗎？不過準備打入全球市場的 H 代表認為，花時間在這些相對不重要的事情上是浪費時間，所以將這些事情委託給祕書，自己就集中在 CEO 必須做的重要工作上。
事實上公司高層不需要事事親力親為、逐一去做決定，而是要好好過濾資訊，才能做出重要決策。
但只有高階主管需要這樣嗎？其實人類不可能擁有全部的能力，因為時間與資源都有限，所以每個人都應該集中在重要的事情或是自己在行的事情上，能夠委託他人處理的事情就委託他人，能夠將工作委託給他人也是一種能力。
成功者決定優先順序的方法
史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在其著作《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People）中提到，活用時間管理矩陣就能明確整理優先順序。以「重要性」與「緊急性」兩個層面建構的 2×2 矩陣，可分為四個區域：
—緊急且重要的事情
—不緊急但重要的事情
—緊急但不重要的事情
—不緊急又不重要的事情
● 史蒂芬．柯維的時間管理矩陣
其中最優先該執行的事情當然就是「緊急且重要的事情」，若是上班族就是執行最高負責人或上司的指示、解決客戶問題、危機處理等工作。你的 to do list 若有這類緊急且重要的事情的話，必須盡快準確地完成才行。
接下來就是「緊急但不重要的事情」，何種事情更緊急因人而異，但大致上就是今天必須完成的工作，才可以稱為緊急程度高，報告製作、會議、電話或應對客人等都屬於這一範疇。然而其中也有重要度低的工作，舉例來說如果是簡單的電話應對與報告製作，若有下屬的話可以委託下屬，你去做更重要的事情會更有效率。以我的情況為例，課程諮詢電話、回覆 e-mail、決定課程日期、講師履歷等必要文件傳送，這類緊急但不重要的事情可以委由其他員工完成。
柯維在時間管理矩陣中強調，「不緊急但重要的事情」這一領域其實非常重要，因為這是「投資未來」的時間。目前不急，但為未來著想而提升自己工作能力、自我成長、帶領與培育下屬、追求更有效率的作業系統等，都屬於這一領域，而這些事情都是要持續去做的。
以我為例，寫書是至少需要一年以上耐心與努力的工作，但透過這項工作可以補強自己的不足之處，並持續開發新的內容，其結果就是能有更好的課程、更多的課程委託，當課程變多，自然會提升授課能力，課程委託就會越來越多，形成一個善的循環。再者，製作與上傳 YouTube 影片也屬於不緊急但重要的事情，因為雖然沒有及時的收益與成果，但從長遠來看，內容可達到宣傳效果，有機會吸引更多新的讀者、學習者。
「不緊急但重要的事情」最具代表性的活動就是自我成長，運動、閱讀、學語言、取得執照等都不是立即會有所獲益，但就長期計畫來說，是一項需有規律且需要長時間不斷重複的事情。
最後就是「不緊急又不重要的事情」，這些必須馬上停止，如同前述 not to do list 提及的要好好管理時間，就要先抓到偷走時間的時間小偷，包括減少上網、瀏覽社群媒體、玩遊戲等。在工作上不要只想著做他人能看見的事、打發時間的工作、毫無意義的閒聊，業務等待時間也要減少。
在職場上工作優先順序的訂定
柯維提出的時間管理矩陣是日常生活必要的時間管理指引，那麼在職場上該以何種標準訂定工作的優先順序呢？近來三星經濟研究所對時間管理提出兩項基準，一是「工作價值」（work value），再者就是「時間限制」（time limit），由此兩層面構成的 2×2 矩陣，將職場上的工作區分為本職業務、未來準備業務、單次業務、輔助業務。
「本職業務」是個人負責的本業與重要任務；「未來準備業務」是當場不會有顯眼的成果，但為個人或組織未來所必需執行的長期課題；「單次業務」雖不是本分工作，但依據會議、協作等個人的職務與角色、組織內關係而會有所請託，且必須執行的業務；「輔助業務」就是驗證或整合等，讓自己本分工作能更好執行的一般必須處理的業務。那麼優先順序該如何訂定呢？三星經濟研究所研究小組建議以 70：15：10：5 的比例管理工作時間，這就是時間管理的黃金比例。
本職業務 70％：投入！
在職場上，70% 的時間必須用在本職業務上，這時需要的時間管理方法就是「投入」，全力投入工作提升每小時的產量與創造出成果。
未來準備業務 15％：投資！
至少要「投資」15% 的時間在未來準備業務上，必須掌握自己在未來具有哪些競爭力，並在執行業務的過程中，有意識地開發該能力。
單次業務 10％：管控！
會議或協作等單次業務，所需要的時間管理方法是「管控」。單次業務在處理時雖然不會花太多時間，但意料之外的單次業務如果不斷出現，就會打亂工作計畫，所以需要適當的管控。
輔助業務 5％：縮減！
為了本職業務順利而必需但不是創造價值的工作，若分割太多時間在這部分上，容易出現本末倒置的情況，所以要透過效率化與自動化「縮減」耗費在輔助業務上的時間。
你的工作也可以區分為上述四領域，請參考黃金比例來訂定優先順序。
● 三星經濟研究所的時間管理祕密
快拿起紙筆，透過 70：15：10：5 法則畫下你的工作管理矩陣吧！
更多關於時間管理、想法整理的秘訣，都在《改變你人生的想法整理術》這本書中。列舉書中幾個亮點如下：
- 介紹整理想法的各種工具，如心智圖、邏輯術、曼陀羅等等
- 盤點企業最常用的 SWOT 分析、HOW 思考陷阱，帶你培養解決問題的能力
- 結合勵志書與工具書特色，幫助讀者自我實現、過理想的人生
《改變你人生的想法整理術》
作者：福柱煥
出版社：遠流
出版日期：2022/06
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作者簡介
福柱煥
韓國首席想法整理諮詢師，目前以想法整理、說話、寫作、企劃力、問題解決等主題，每年在司法研修院、教育部、三星、LG、現代、浦項鋼鐵、首爾大學、延世大學、高麗大學等單位進行 250 次以上的講座和諮詢。為三星集團教育訓練評鑑滿意度第一名的講師，也是軟體公司 ESTsoft 首位認證的 ALMind 數位心智圖講師，受邀上過韓國三大電視台的節目。近來與多個線上教育平台合作線上課程。
（本文書摘內容出自《改變你人生的想法整理術：韓國首席想法整理諮詢師幫你將想法視覺化，釐清思緒，人生從此不迷茫》，由 遠流出版 授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源：Pexels）
