《VO 導讀》

有時早上一連開完好幾個會,會議結束後再重新打開同事傳來的會議簡報,卻發現條列式的簡報中再也找不到稍早聽到的口頭資訊⋯⋯

追求效率的 Amazon 創辦人貝佐斯為了解決這種可能「做白工」的會議簡報方式,規定會議的報告必須以「文章」的方式呈現,目的便是為了讓報告者以及參與會議的每個人都能掌握一致的會議資訊。Amazon 新穎且高效的會議方式,還有哪些值得參考的原則?

(責任編輯:鄧羽辰)

文/ Amazon 創始成員佐藤將之

最常見的會議報告,就是 PPT 簡報裡以條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明,對於簡報者而言,製作上不會太費力,聽者也能聽取準備好的內容,因此非常多企業及團體採用這個方式。

然而在亞馬遜則幾乎看不到 PPT 簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以 Word 製作,印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業,竟然多半使用文章形式的報告,或許會令人感到意外。

而且這份報告,通常在開會前或會議時才發放,所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解

為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或 PPT 簡報當作會議報告呢?原因是一旦以重點條列的方式來寫,閱讀時容易因人而異,產生不同詮釋。

另外,發表者也常會穿插說明種種想法及研究,日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。

這個缺陷在重點條列的 PPT 簡報更加明顯。

例如 PPT 簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」,簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標,而所有與會人員也都聽到了,但日後重新檢視這份報告,或是其他沒有與會的人看到這份報告,又會是什麼情況呢?通常會發生「我記得說了這樣的內容吧?」「要表達的應該是這個意思吧?」等任意解釋的情況,難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。

這些誤解,即使一開始只是小小的偏差,卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距,最後造成難以修正的巨大偏離,無法達成預定成果。

在小規模的組織中,每天見得到彼此,能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法,應該比較不會發生這樣的問題,但是隨著組織規模變大,彼此的狀況不再那麼顯而易見,無法頻繁地一一確認。

我想亞馬遜在公司規模還小時,應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用 PPT 製作會議報告,也採用重點條列的方式。然而隨著成長為國際化企業之際,員工大幅增加,組織內部的溝通不再那麼容易,其中的弊病也無法視若無睹。

因此,亞馬遜在二○○六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式,必須使用敘事法書寫。換句話說,就是訂下以文章形式來表現的規則。

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件,因此條列式所衍生的問題,他應該比其他人更感到困擾吧?

簡報降低開會效率

除了內容會偏離以外,PPT 簡報的條列式報告還有一個問題。

要寫好幾頁的文章,是相當勞心勞力的工作,如果是條列式的PPT簡報,比較容易立刻完成。不需要在意頁數,把想到的內容列舉在投影片上,開會當天再一邊播放投影片,一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說,有可能是急就章而完成報告。

但是,要好好寫出一篇文章,在閱讀時能夠前後邏輯一貫,避免自相矛盾,必須從一開始就掌握住一致性。因此,必須反覆推敲斟酌,使用正確資訊並重複校對。

擷取精髓內容整理成文章,要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程,因而制定這個規則。

報告最重要的是內涵,而不是外觀

此外,為了使 PPT 簡報看起來美觀,很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字,也可以藉由逐行出現的動畫,吸引觀看者的興趣。

但原本就很厭惡做白工的貝佐斯,或許覺得加這些動畫只是浪費心力。

禁止使用 PPT 製作會議報告的規則,可能也是基於貝佐斯認為「不需要華而不實的報告」的想法吧。

沒有寫文章的能力就進不了亞馬遜

因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告,所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。但是,亞馬遜並未特地實施商業文書寫作研修等訓練,因為在錄用前就已經先篩選了。

剛開始禁止條列式報告時,多數員工原本就不太擅長寫文章,據說連貝佐斯也常抱頭苦思。因此,後來在錄用新進員工時,文章寫作能力就成了篩選的候件之一。應徵者必須寫文章,若是寫作能力太差就會被淘汰。

被錄用的人,從日常的實際工作中,參考其他人寫的文章,透過重複書寫練習,來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。

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《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》

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(本文書摘內容出自《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》,由 三民 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖圖片來源:Pexels