【開會非得整點開始嗎?】連亞馬遜貝佐斯都在學的「豐田人超高效動線思考」

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(本文書摘內容出自《豐田人高效率動線思考》,由 大是文化 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)

《VO》導讀:

作者原正彥曾任豐田的維修技師,剛進豐田時,一位資深的前輩總是這樣告誡他:「每個動作都要先思考,這件事跟那件事可不可以一起進行?」就像每天在工作場合等電梯時,若不思考著避開人潮時間,每天若花三分鐘等電梯,一年下來將花費近 13 小時等電梯。

因此,豐田人在工作上建立了一套「高效率」動線思考模式,從處理工作事務的先後順序,到開會議的原則,快來一探究竟連亞馬遜創辦人貝佐斯都在學的「最強動作經濟學」!

(責任編輯:鄧羽辰)

文/ 原正彥

需要創造力的工作,早上做

先回到會面等外務話題。

跟合作對象討論會面時間時,我都盡量主動提出自己方便的時間。

我在第二章曾提到,早上是人腦最為活躍的時段。因此,我盡量避免在早上安排外務,並在中午前完成研擬企劃或需要發揮創造力、刺激腦力等工作。

到了下午,大腦逐漸感到疲憊,所以較適合與人會面或討論事情,避免給大腦過多負擔。

到了傍晚,由於大腦非常疲倦,所以可處理請款或填寫文件等雜務。

在經濟學用語中,有一詞叫做「收益遞減規律」,意思是, 當資本與勞力增加時,雖然會提升生產量,但在達到了某個水平之後,產出就不會再上升 ,此時,增加投入所能得到的產出會隨之遞減

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也就是說,耗時費神雖然能得到良好的工作效益,可是一旦到達界線之後,工作效益會逐步下降。

史丹佛大學客座教授方洙正(Alex Soojung-Kim Pang)在著作《用心休息:休息是一種技能》(Rest: Why You Get More Done When You Work Less)中提到:「根據數十年的科學研究統計結果,需要大量使用腦力的工作,一天的勞動時間大約只能維持在四小時」。假如從早上九點開始工作,到了下午一點就已經四個小時了。

所以,需要動腦的工作,請盡量集中在中午之前完成。 如果你總是將會面相關行程安排在早上,或是習慣在早上處理雜務,請立刻調整工作順序。

第四項動作經濟原則,是讓動作更省力。為了有效減輕工作負擔,請務必選在適當的時段執行適當的作業。

活用 25%規則設期限

我在拙作《善用 25%規則,TOYOTA 精實到位時間管理術》中,曾經

提到我工作時會使用 25%規則——將原本的截止期限及作業時間,自行縮短二五%。

舉例來說,若原本的期限為 20 天後,就縮短為 15 天;8 小時,則提前到 6 小時;若遇到必須在一小時內提出提案時,則將所需時間壓縮成 45 分鐘。依此類推

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過去我曾試著想將作業時間縮短

至 50%,但往往無法如期達成,或因此造成弊害,經衡量之後,我便設定 25%這個數字,且得到良好的效果。請讀者在設定期限時,務必參考 25%規則,比如,若主管在週一交辦:「這份企劃書必須在本週五前完成」,請自動將完成企劃書的期限設定在週四。

然而,儘管是自己設定的期限,也有人沒信心能夠遵守,認為自己的意志力不夠堅強。

要解決這個問題,最好的方法就是盡量跟別人相約 ,像是下班後與朋友約飯局、上才藝班、看舞臺劇或者是看電影 ……無論什麼樣的內容都好,總之,就是盡量讓自己跟別人有約定。

只要先與別人有約,大多數人便會有擔心自己因拖延,而造成別人的困擾或有不想浪費門票的壓力,促使自己盡力趕上期限。

由自己安排工作行程,以往那種被強迫感就會消失,並萌生出自發工作的意識。

擁有自發性的人具有強大的行動力,能驅策自己絞盡腦汁,時時刻刻思考如何安排工作流程才能準時下班。建議各位在設定截止期限時,務必試著用二五%規則及跟別人相約的技巧。

開會,非得整點開始嗎?

在工作時,開會最耗時間。

雖然我在豐田第一線工作時,也多少需要開會,但自從我進入 IT 業界之後,參加過的會議簡直是多如牛毛。而這些會議中,往往有許多過程都讓我覺得很浪費時間。

請回想平常剛開始開會跟結束會議的時間。許多公司的例行性會議,都在早上九點或下午 1 點開始,總是以整點為基準。而且,永遠以小時為單位進行,例如:9 點開始會議,要開到 11 點;下午一點的會議,就得進行到下午 3 點,彷彿一切都是理所當然。

在豐田第一線,「對理所當然的事抱持懷疑」是一種習慣。

開會非得在「整點」開始不可嗎?其實幾點開始都無所謂,甚至從 15 分開始也可以,因為跟習慣有所差異,而「更容易讓人意識約定的時間」。

實際上,在豐田第一線,下午 1 點 45 分開始業務會議、下午 3 點 15 分開始技術會議 ……根本是司空見慣。

此外,開會也不會以一個小時為單位,而是以 30 分鐘甚至 15 分鐘為單位進行,有的甚至以十分鐘為單位,來針對主題討論,例如:

今日會議 10 點 10 分至 10 點 40 分

今日主題

  • 主題 A:10 點 10 分到 10 點 20 分
  • 主題 B:10 點 20 分到 10 點 30 分
  • 主題 C:10 點 30 分到 10 點 40 分

透過這樣的行程能讓人更加注意時間,若一開始就預留了充裕的時間,只會讓參加會議的人覺得「反正時間很多」,於是,會議流程散漫,時間在無意義的閒聊上慢慢流逝,結果花了 2 個小時,才討論完三個主題。

聽說在 Google 公司,以 5 分鐘、10 分鐘為單位的會議更是屢見不鮮,甚至在會議中,把時鐘擺在所有人都看得到的位置,可見他們有多麼重視有效利用時間。

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(本文書摘內容出自《豐田人高效率動線思考》,由 大是文化 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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