【如何與上司建立良好關係?】哈佛商學院教授:做到 10 個基本注意事項

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《VO》導讀:

內部升職和加入新組織是最常見的轉職類型,加入新公司就像器官移植,你就是新器官。若無法順利適應,可能被組織的免疫系統攻擊和排斥。但若可以成功與新上司建立良好關係,你做起事來就會更加輕鬆。

(責任編輯:戴相文)

文/哈佛商學院教授 麥克‧瓦金斯

陳麥克(Michael Chen)在一家中型石油公司任職,最近獲得升職,擔任重要業務單位的首席資訊長,他雀躍不已,直到接到兩名同事的電話。兩人都對他說同一件事:「快點更新你的履歷表。凱斯會把你生吞活剝。」

他的新上司沃恩.凱斯(Vaughan Cates)是充滿幹勁的主管,素來以成效卓越、對員工嚴苛聞名。她最近接掌這個單位,已經有好幾名員工離職。

陳麥克的朋友覺得一定會出問題,其中一個說:「你過去做出不少成績,但是凱斯還是會認為你不夠積極。你擅長的是規畫和建立團隊,她會覺得你動作太慢,遇到困難的決定無法當機立斷。」

由於獲得預警,陳麥克決定與凱斯事先商談基本的工作內容,以爭取判斷和規畫的時間。陳麥克告訴她:「我需要九十天的時間,前三十天用來了解狀況。然後我會給妳詳細的評估報告和計畫,同時列出接下來六十天的目標和行動。」陳麥克定期向她匯報最新進展。三週後,凱斯向他施壓,要他決定是否採購重要系統,陳麥克堅持按照自己的時間表行事。三十天後,他提出一份讓新上司滿意的計畫。

再一個月後,陳麥克向凱斯報告他到目前為止的成績,並要求凱斯撥出更多人力,以推展主要計畫。她咄咄逼人地質問,不過他對業務情況瞭如指掌。最後她同意陳麥克的要求,但是設定嚴格的期限,要求屆時務必看到成果。陳麥克取得必要的資源,不久便能匯報他已經完成一些中期目標。

趁著勢頭正好,陳麥克在下一次開會時提到作風的問題,他表示:「我們的作風不一樣,但是我能夠把事情做好。我希望妳根據我的成果來評判我,而不是做事的方法。」陳麥克花了將近一年時間,終於和凱斯建立起扎實、有成效的工作關係。

透過協議去爭取對你有利的條件

如果希望像陳麥克一樣與新上司建立良好關係,就要透過協議去爭取對你有利的條件。 事先花時間經營如此重要的關係,絕對值回票價,因為新上司會設定評價你的標準,並向其他重要人士解釋你的行動,同時也控制你所需資源的管道。你能多快達到損益平衡點,甚至最終的成敗,影響最大的人就是你的新上司

透過協議爭取成功的條件,意思是積極地與新上司對話,訂出遊戲規則,你才有機會達成預期的目標。許多主管接任新職後只是被動地加入遊戲、應付各種狀況,最後落得失敗的下場。 你可以做的是和上司溝通,建立合理的期望、達成共識,並確保你能取得充分資源 陳麥克就是與凱斯進行有效協商,為個人的成功奠定基礎。

請記住,你與新上司關係的本質,應該取決於你在組織的層級高低與當下情境。位階越高,你很可能有較多自主權,尤其如果和上司在不同地點工作,就更是如此。若能獲得必要的資源,沒人監督可能是好事,但是如果你能力不足、自掘墳墓,那就成了詛咒。

此外,遇到不同 STARS 情境,你需要從上司那裡得到的支援也不一樣。對於新創事業,你需要資源和不受更高層干擾的保護;如果是徹底改造,你可能需要有人敦促你在短時間內去蕪存菁;假使是加速成長,關鍵也許是確保適量投資;針對調整重組,你可能需要上級協助你說明改變的必要;維持成功則是要有人協助你了解業務,避免一開始犯下可能危及重要資產的錯誤。

你可以透過很多方法,和新上司建立有成效的工作關係,而且要在公司考慮讓你擔任新職時就開始。參加面試、獲得遴選,到正式上任的過程中,都要記得這件事。

本章會討論如何與新上司正確對話。即使接任新職後,你的上司還是同一人,仍然要讀這一章,因為你們的關係未必會保持原狀。上司對你的期望可能會不同,你也可能需要更多資源。 許多主管誤以為,即使職位不同,還是可以用相同的方式與同一位上司共事,別犯這種錯誤

此外,你也可以思考如何運用本章的概念和直屬部屬建立關係。畢竟,盡快讓他們達到平衡點,對你也有好處。

基本注意事項

如何與新老闆建立有成效的關係?以下是一些基本注意事項,先從不該做的開始說起。

1. 不要避不見面: 如果上司沒有主動和你接觸,或者你們之間的互動沒那麼自然,你就必須主動接觸對方。不然的話,你們之間可能出現嚴重的隔閡。能夠自由發揮的感覺雖然很好,但是要按捺住那股衝動。定期與上司會面,確定對方知道你遇到什麼問題,你也了解對方的期望,特別是期望有無改變以及變成什麼樣子。

2. 不要出其不意: 告訴上司壞消息雖然不好玩,但是大多數主管認為,部屬沒有及早呈報,比問題本身還糟。最糟的情況是上司從別人口中得知發生什麼事。一旦察覺有問題,至少要讓上司得到警訊。

3. 不要只帶著問題找上司: 也就是說,你不希望自己被視為只會把問題帶給上司、要對方解決問題的人。你也必須擬訂一套計畫,不過這絕不代表你得提出完善的對策,花時間和精力構思對策時,可能已經來不及呈報。關鍵在於只要大致思考如何解決(也許只是蒐集更多資訊),以及你扮演的角色和需要什麼援助。(這個方法同樣適用於部屬,別對他們說:「不要告訴我問題,只要讓我知道解決方案。」更好的說法是:「不要只讓我知道出了什麼問題,也要告訴我你打算如何解決。」)

4. 不要報流水帳: 即便是資深主管,也有很多人在開會時,和老闆一一核對手上的工作清單。有時這麼做的確沒問題,但是上司往往不太需要或不想要聽到這種事。你應該假設對方希望關注你手邊最重要的工作,以及如何提供協助。和上司開會前,先準備好最多三件你真正必須告知或採取行動的事項。

5. 不要指望上司改變: 你和新老闆的做事風格也許南轅北轍,你們可能用不同方式溝通、激勵,監督部屬做事的詳細程度也不一。但是適應上司的風格是你的責任,你要配合上司的偏好調整。

同樣的,也有一些 該做 的基本事項,可以讓你做起事來更加輕鬆。

1. 趁早並經常釐清期望: 從考慮接受新職的那一刻起,就要開始協調彼此期望。面試的時候,把談話重點放在期望上。如果上司希望你在短時間內解決問題,但是你知道公司的結構有嚴重缺失,那就不太妙。趁早把壞消息搬上檯面、降低不切實際的期望,才是明智的做法。另外要定期核對,確保老闆的期望沒有改變。如果你是加入新組織,對文化和政治尚未深入了解,重新檢視期望就格外重要。

2. 主動建立良好關係: 這是「不要避不見面」的另一面。不要指望上司主動接觸或伸出援手、提供必要的時間和支持。最好先假設與老闆維持良好互動是你的責任,如果老闆也主動伸出手,那就是意外的驚喜。

3. 和對方溝通診斷問題與行動計畫的時間表: 不要讓自己在還沒準備好的情況下,就得滅火或做決定。為自己爭取一些時間,用來深入了解組織問題和制定行動方案,就算只有幾星期也好。陳麥克就是用這個方法和凱斯溝通,這對他來說很管用,對你或許也有幫助。本章末討論的九十天計畫就是很好的工具。

4. 針對上司重視的領域,及早做出成績: 無論你個人的優先順序為何,都要弄清楚上司最關心什麼。他的優先任務和目標為何?你的行動如何配合對方的目標?一旦了解後,就可以在這些領域取得成效。一個好方法是著重於上司最重視的三件事,並在每次互動時討論你的進展,這樣一來,你如果做出成績,上司也會有參與感。

5. 從上司尊重的人那裡獲得好評: 新上司對你的看法一部分是根據直接互動,另一部分則是來自親信的評價。在你出現前,上司和你的新同事或部屬已有既定的關係。你不用討好上司的親信,但是要留意可能把你的消息和評價傳到上司耳裡的各種管道。

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(本文書摘內容出自《從新主管到頂尖主管:哈佛商學院教授教你 90 天掌握精純策略、達成關鍵目標》,由 商業周刊 授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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